Digital arbeidsavtale og onboarding av nyansatte

Hva løser Onboarding & arbeidsavtaler?

Hvem passer Onboarding & arbeidsavtaler for?

Modulen passer for bedrifter med 10–100 ansatte som ansetter jevnlig, også deltidsansatte, tilkallingsvikarer og lærlinger. Daglig leder eller HR lager avtalene, og ledere og faddere får hver sine onboardingoppgaver. Den er mest nyttig der mange begynner og slutter i løpet av året, som i bemanning, servering, varehandel og renhold.

Arbeidsavtalen fra mal til ferdig tekst

Elektronisk signering av arbeidsavtalen

Onboarding og offboarding

Slik fungerer det

1. 1Velg ansatt, arbeidsforhold og lønnstype. Legg til stillingsprosent, timer per uke, arbeidssteder og prøvetid der det er relevant.
2. 2Velg en mal fra malbiblioteket. Variablene fyller inn navn, stilling, lønn, arbeidssted og prøvetid fra det du nettopp registrerte.
3. 3Tilpass avtaleteksten: legg til seksjoner, endre ordlyden, flytt dem med dra eller piler og fjern det som ikke gjelder. Seksjoner dere vil bruke igjen, lagres i biblioteket.
4. 4I siste steg kontrollerer Operra avtalen mot arbeidsmiljøloven og lager PDF-en fra den gjeldende teksten.
5. 5Send avtalen til den ansatte, som signerer i appen eller via e-post. Flere signører får den samtidig. Avtaler signert utenfor Operra kan lastes opp.
6. 6Ble avtalen bra? Lagre den som mal, så er den klar til neste ansatt.
7. 7Den signerte avtalen arkiveres på ansattprofilen med det samme, og onboardingoppgaven hakes av.
8. 8Etter signering huker du av hvilke opplysninger som skal overføres til ansattkortet.
9. 9Kjør onboarding-løpet for rollen: oppgaver med ansvarlig, frist og avhengigheter, koblet til utstyr, kurs og tilganger.
10. 10Den nyansatte følger Min onboarding i appen, og den som har ansvar for en oppgave, ser den under Mine oppgaver.
11. 11Ved avslutning setter du siste arbeidsdag. Offboarding tar seg av utstyr tilbake, sluttoppgjør og utkvittering av tilganger, og tilgangen stenges automatisk.

Dette får du

Kom i gang med Onboarding & arbeidsavtaler

1. 1Start prøveperioden på 30 dager, og velg Onboarding og arbeidsavtaler når du registrerer bedriften.
2. 2Legg inn de ansatte, eller importer dem fra Excel med migreringsveiviseren.
3. 3Opprett standardavtalen i malbiblioteket, og tilpass seksjonene til bedriften.
4. 4Lag den første avtalen i veiviseren, kontroller den og send den til signering.
5. 5Sett opp et onboardingløp for rollen, med oppgaver, ansvarlige og frister.

Fungerer sammen med

Valgfrie moduler som henger sammen med Onboarding & arbeidsavtaler:

Slik brukes den

• Registrer en tilkallingsvikar med timelønn og to arbeidssteder, og en turnusansatt i 80 prosent stilling, i det samme skjemaet.
• Bygg en arbeidsavtale fra en mal som fyller inn ansattdataene selv, og send den til signering. Avtaler som er signert utenfor Operra kan lastes opp.
• Start avtalen rett fra onboardingoppgaven «Signer arbeidsavtale». Oppgaven kobles til avtalen og hakes av av seg selv når den er signert.
• Send avtalen til den ansatte alene, eller legg til daglig leder og verneombud. Alle får den samtidig, og oversikten viser hvem som har signert og hvem dere venter på.
• Skriv inn hva stillingen innebærer, arbeidsoppgaver og ansvar, og fjern seksjonene som ikke gjelder denne ansatte.
• Skriv seksjonen om interne rutiner én gang, lagre den i biblioteket, og hent den inn i alle senere avtaler.
• Sett opp et onboarding-løp per rolle med oppgaver, ansvarlige, frister og avhengigheter, koblet til utstyr, kurs og tilganger.
• Se i Oversikten hvem som trenger hva: avtaler som skal sendes, signaturer som venter og oppgaver uten ansvarlig.
• La den nyansatte sende inn kontonummer og pårørende selv, og godkjenn opplysningene før de lagres.
• Sett siste arbeidsdag når noen slutter. Offboarding tar utstyr, sluttoppgjør og tilganger i én flyt, og tilgangen til Operra stenges automatisk.

Skal du løse noe bestemt?

• Personaladministrasjon for små bedrifter Arbeidsavtaler med digital signering, personalmapper, fravær og medarbeidersamtaler i ett HR-system.

Godt å vite

• Ett skjema for alle arbeidsforhold: lønnstype, stillingsprosent, timer per uke, flere arbeidssteder og prøvetid.
• Arbeidsstedene hentes fra lokasjonene i vaktplanen, så de samme stedene opprettes bare én gang.
• Malbibliotek med versjonshistorikk og variabler som fyller inn ansattdata, så avtalen skrives på minutter.
• Ferdig standardavtale etter arbeidsmiljøloven § 14-6, så du slipper å skrive en arbeidsavtale fra bunnen.
• Avtaleteksten er seksjoner du kan legge til, endre, fjerne og flytte, med dra eller piler, og med ferdige seksjoner å hente inn. Nummereringen oppdaterer seg selv når du flytter en seksjon.
• Bedriftens eget seksjonsbibliotek: lagre en seksjon du har skrevet, og hent den inn igjen i neste avtale eller mal med flettefeltene i behold.
• Egne felt for det standardoppsettet ikke dekker, og et varsel om felt som fortsatt mangler verdi.
• Forhåndsvisning av hele avtalen slik mottakeren får den, før den sendes.
• Lagre en ferdig tilpasset avtale som mal, og bygg opp et bibliotek dere kan velge fra og søke i.
• Personopplysninger blir til flettefelt når malen lagres, så en mal aldri drar forrige ansatt med seg videre.
• Den signerte PDF-en inneholder både avtaleteksten og signatursiden, og arkiveres på ansattprofilen automatisk.
• Kontroll mot arbeidsmiljøloven før sending: tekniske feil sperrer utsendingen, og manglende lovpunkter gir et varsel.
• PDF-en lages fra den gjeldende teksten, og en PDF som viser eldre tekst kan aldri sendes til signering.
• Den ansatte signerer i appen, også på mobilen, og kan avvise avtalen med en begrunnelse.
• Nyansatte får Min onboarding med alt om første dag, og ansvarlige ser oppgavene sine under Mine oppgaver uten admin-tilgang.
• Påminnelser om manglende signering, så en avtale ikke blir liggende usignert.
• Tilgangsinventar i offboarding: se og kvitter ut at hver systemtilgang er fjernet (Operra provisjonerer ikke eksterne systemer automatisk).
• Signert avtale viser hva som avviker på ansattkortet, og du velger hva som skal overføres. Ingenting endres i det stille.
• Avtalt timelønn kan overføres til ansattkortet. Timeregistreringen regner lønnen ut fra den satsen.

Kort om modulen

Modulpris

199 kr/mnd per bedrift, eks. mva

Ansattpris

39 kr/mnd per aktiv ansatt, dekker alle modulene

Gratis prøveperiode

30 dager

Plattformer

Nettleser, iOS og Android

Datalagring

EU/EØS

Om modulen

Modulen holder arbeidsavtaler og hele reisen fra ny kollega til avsluttet arbeidsforhold samlet per ansatt, så du slipper å lete i innboksen etter hvem som har signert. Avtaleskjemaet dekker de arbeidsforholdene en bedrift faktisk har: fast og midlertidig stilling, turnus, tilkalling, ekstrahjelp og lærling. Du velger lønnstype og fyller inn beløpet. Stillingsprosent, timer per uke, arbeidssteder fra vaktplanen og prøvetid med fra- og til-dato er egne felt. Avtalen bygges fra en mal i malbiblioteket, med versjonshistorikk og variabler som fyller inn navn, stilling, lønn og arbeidssted automatisk. Har du ingen mal fra før, oppretter du en ferdig standardavtale bygget på kravene i arbeidsmiljøloven § 14-6 med ett klikk, og malen kan selv forhåndsutfylle stillingsprosent, arbeidstid, oppsigelsestid og prøvetid. Avtaleteksten er bygget opp i seksjoner du står fritt til å endre: legg til stillingens innhold, arbeidsoppgaver, ansvar, turnus, tillegg, egenmelding, taushetsplikt eller interne regler, flytt seksjonene dit dere vil ha dem med dra eller piler, og fjern det som ikke passer. Seksjoner dere skriver selv og vil bruke om igjen, lagres i bedriftens eget bibliotek og ligger klare i neste avtale, med flettefeltene i behold. Er avtalen opprettet uten mal, velger du selv om teksten skal starte fra standardavtalen, fra en ferdig mal eller på blanke ark. Trenger dere en opplysning som ikke finnes i standardoppsettet, lager dere et eget felt for den. Ny avtale lages i en veiviser med fire steg: ansatt og mal, opplysninger, tekst, og til slutt kontroll og sending. Kontrollen sperrer tekniske feil, som flettefelt uten verdi, og varsler om punkter arbeidsmiljøloven krever. PDF-en lages fra den gjeldende teksten, så mottakeren signerer alltid den teksten du så i forhåndsvisningen. En avtale dere har skreddersydd kan lagres tilbake som mal, enten som en ny mal eller som en ny versjon av den dere brukte, så neste ansatt starter der dere sluttet. Står det navn eller andre personopplysninger igjen i teksten, foreslår Operra å gjøre dem om til flettefelt først, slik at forrige ansatt ikke følger med inn i malen. Malen kan også ta med de utfylte feltene som standardverdier, så neste avtale er halvveis ferdig når dere velger den. Statusen følger virkeligheten hele veien: utkast, klar til utsending, sendt, venter på signering, signert og fullført. Avtalen sendes til den ansatte, og admin legger til flere signører når det trengs. Den ansatte signerer i appen, også på mobilen, eller via lenken på e-post. Vil mottakeren ikke signere, kan hen avvise avtalen med en begrunnelse. Alle får avtalen samtidig, og den signerte filen blir ett dokument som inneholder både avtaleteksten og signatursiden. Den arkiveres automatisk i personalmappa til den ansatte, i riktig mappe og merket som personaldokument, uten at noen laster den opp for hånd. Når avtalen er signert, foreslår Operra hva som skal oppdateres på ansattkortet, og du huker av selv. Oversikten viser hvem som trenger hva, med én rad per nyansatt eller per person som slutter og neste steg på hver. Onboarding kan tilpasses etter rolle og avdeling: oppgaver får en ansvarlig, en frist og avhengigheter, og kobles til utstyr, kurs, dokumenter og systemtilganger. Den nyansatte følger sin egen onboarding i appen, med oppmøtetid, sted og kontaktperson for første dag. Den som har ansvar for en oppgave, finner den under Mine oppgaver uten å trenge admin-tilgang. Nyansatte kan selv sende inn kontonummer og pårørende, og opplysningene lagres først når de er godkjent. Skal en ansatt ikke gjennom onboarding, velger du «Trenger ikke onboarding». Når noen slutter, setter du siste arbeidsdag. Offboarding sørger for at alt leveres tilbake og at hver tilgang faktisk merkes fjernet. Tilgangen til Operra stenges automatisk når siste arbeidsdag er over.