Vaktplan

Slik fungerer det

1. 1Legg inn vaktene på riktig ansatt og dag i uke- eller månedsplanen.
2. 2Går vakta igjen, huk av «Gjenta hver mandag» og velg antall uker eller en sluttdato. Hele rekka legges inn på én gang, med samme ansatt, tid, avdeling, rolle og arbeidstype.
3. 3Slå på tilgjengelighet i ukevisningen og marker dagene det gjelder. Velg deretter tilgjengelig, utilgjengelig eller bestemte tidsrom.
4. 4Velg om vakta skal ligge som utkast eller legges ut. Knappen sier hva som skjer.
5. 5Legg ut uka, så varsles de ansatte automatisk og ser vaktene sine i appen.
6. 6Endrer du en vakt senere, får den berørte ansatte beskjed om endringen med en gang.
7. 7Planlagte timer sendes til bemanningsprognosen og sammenlignes senere mot faktiske timer fra timeregistreringen.

Dette får du

Slik brukes den

• Bygg neste ukes plan ved å legge vakter inn på riktig ansatt og dag.
• Sett opp en mandagsvakt som gjentas hver mandag i tre uker, uten å legge den inn på nytt hver gang.
• Sett en minimumsbemanning per dag og se med en gang hvor planen er for tynn.
• Endre en vakt og la systemet varsle den ansatte om endringen automatisk.
• Del planen som PDF til de som vil ha den på papir eller på veggen.
• Sammenlign planlagte timer mot faktiske timer fra timeregistreringen.
• Bygg uka ferdig som utkast, og legg den ut først når den er klar.
• Marker flere dager i rutenettet og sett samme tilgjengelighet på alle med ett trykk.
• Se alle vakter som ligger på tid ansatte har sagt at de ikke kan, samlet i én liste.

Hvem passer det for

Vaktplan er en naturlig del av driften i blant annet:

Godt å vite

• Gjentakende vakter: velg antall uker eller en sluttdato, og se før du oppretter hvilke datoer som treffer ferie, fravær, en vakt som alt er lagt inn eller en dag den ansatte har markert seg utilgjengelig. Vaktene merkes som en serie, og du kan endre eller slette enten den ene vakta eller den og alle senere.
• Utkast eller utlagt, som ett valg: vakta lagres som utkast, legges ut, eller legges ut og godkjennes i samme trykk.
• Et utkast kan åpnes senere, redigeres og legges ut når det er klart.
• Kontroll mot minimumsbemanning: se hvilke vinduer som er underbemannet, og få forslag til hvem som er ledig og kan dekke.
• Planlagte timer mates inn i bemanningsprognosen for oppfølging mot budsjett.
• Ansatte ser sine egne vakter i appen på mobilen.
• Tilgjengelighet markeres rett i ukerutenettet, for en enkelt dato eller som fast ukemønster. Én dag kan ha flere tidsrom, for eksempel 08 til 12 og 16 til 20.
• En ansatt kan alltid melde seg utilgjengelig, også på en dag hen allerede har vakt. Vakta blir stående, konflikten merkes rødt i planen, og du får varsel med navn, hvilken vakt det gjelder og hvilket tidsrom.

Anbefalte moduler

Disse gjør Vaktplan enda mer nyttig — men er valgfrie:

Ofte stilte spørsmål