Digital vaktplan for bedrifter: planlegg vakter på nett

Hva løser Vaktplan?

Hvem passer Vaktplan for?

Vaktplan passer for servicebedrifter med 10–100 ansatte der folk jobber på ulike tider av døgnet. Den er laget for daglig leder eller vaktansvarlig som setter opp uka, og for ansatte som vil ha vaktene på mobilen. Går de samme skiftene igjen over flere uker, legger modulen Turnus rotasjonen rett inn i planen.

Bygg uka på kortere tid

Ansatte følger med på mobilen

Kontroll for den som planlegger

Slik fungerer det

1. 1Legg inn vaktene på riktig ansatt og dag i uke- eller månedsplanen.
2. 2Går vakta igjen, huk av «Gjenta hver mandag» og velg antall uker eller en sluttdato. Hele rekka legges inn på én gang, med samme ansatt, tid, avdeling og rolle.
3. 3Har dere flere avdelinger, velg dem du planlegger for i avdelingsfilteret. Velg «Alle avdelinger» for å se hele bedriften igjen.
4. 4Vil du se alt på én gang, slå på «Sorter etter avdeling» i menyen øverst. Fargen per avdeling settes i avdelingslista på Ansatte-siden.
5. 5Jobber dere på flere steder, slå på «Sorter etter lokasjon» og se uka delt i én seksjon per lokasjon.
6. 6Slå på tilgjengelighet i ukevisningen og marker dagene det gjelder. Velg deretter tilgjengelig, utilgjengelig eller bestemte tidsrom.
7. 7Velg om vakta skal ligge som utkast eller legges ut. Knappen sier hva som skjer.
8. 8Legg ut uka, så varsles de ansatte automatisk og ser vaktene sine i appen.
9. 9Endrer du en vakt senere, får den berørte ansatte beskjed om endringen med en gang.
10. 10Planlagte timer sendes til budsjettets bemanningsdel og sammenlignes senere mot faktiske timer fra timeregistreringen.

Dette får du

Kom i gang med Vaktplan

1. 1Start en gratis prøveperiode på 30 dager, og velg Vaktplan når du velger moduler.
2. 2Legg inn de ansatte, eller importer dem fra Excel eller CSV med migreringsveiviseren.
3. 3Send innlogging til de ansatte, så de kan se vaktene sine i appen.
4. 4Bygg den første uka i rutenettet, og lagre den som ukemal til neste gang.
5. 5Legg ut uka når den er klar, så får hver ansatt varsel om vaktene sine.

Fungerer sammen med

Valgfrie moduler som henger sammen med Vaktplan:

Slik brukes den

• Bygg neste ukes plan ved å legge vakter inn på riktig ansatt og dag.
• Se hele måneden med en gang du logger inn, uten å innom vaktplanen eller ansattkortet først.
• Sett opp en mandagsvakt som gjentas hver mandag i tre uker, uten å legge den inn på nytt hver gang.
• Sett en minimumsbemanning per dag og se med en gang hvor planen er for tynn.
• Endre en vakt og la systemet varsle den ansatte om endringen automatisk.
• Skriv ut planen, eller lagre den som PDF fra nettleseren, til de som vil ha den på papir eller på veggen.
• Sammenlign planlagte timer mot faktiske timer fra timeregistreringen.
• Bygg uka ferdig som utkast, og legg den ut først når den er klar.
• Marker flere dager i rutenettet og sett samme tilgjengelighet på alle med ett trykk.
• Se alle vakter som ligger på tid ansatte har sagt at de ikke kan, samlet i én liste.
• Filtrer planen på kjøkkenet når det er kjøkkenet du planlegger for, og slipp å bla forbi resten av bedriften.
• Eller behold alle avdelingene på skjermen, men få dem sortert i hver sin seksjon med hver sin farge.
• Legg inn kveldsvakta 16:00–23:00 med ett trykk på hurtigvalget, og se uka ved siden av mens du gjør det.

Skal du løse noe bestemt?

• Vaktplansystem for restaurant Vaktplan, stempling og tips i samme flyt for restaurant og kafé, med timerapport til lønnskjøringen.

Godt å vite

• Hurtigvalg for faste vakttider: tider dere bruker ofte, blir knapper i «Ny vakt». Ett trykk fyller inn start og slutt.
• Tider brukt minst tre ganger de siste 90 dagene, foreslås automatisk. Egne favoritter kan lagres, endres og fjernes.
• Ny vakt glir inn fra høyre på PC og nettbrett, og vaktplanen blir stående synlig ved siden av.
• Gjentakende vakter: velg antall uker eller en sluttdato, og se før du oppretter hvilke datoer som treffer ferie, fravær, en vakt som alt er lagt inn eller en dag den ansatte har markert seg utilgjengelig. Vaktene merkes som en serie, og du kan endre eller slette enten den ene vakta eller den og alle senere.
• Utkast eller utlagt, som ett valg: vakta lagres som utkast, legges ut, eller legges ut og godkjennes i samme trykk.
• Et utkast kan åpnes senere, redigeres og legges ut når det er klart.
• Kontroll mot minimumsbemanning: se hvilke vinduer som er underbemannet, og få forslag til hvem som er ledig og kan dekke.
• Planlagte timer mates inn i budsjettets bemanningsdel for oppfølging mot mål.
• Ansatte ser sine egne vakter i appen på mobilen.
• Månedskalenderen står på hjemmesida for alle. Ansatte møter sine egne vakter med klokkeslett, avdeling og vakttype, og ser antall vakter og planlagte timer for måneden. Ledere åpner på hele bemanningen: antall vakter, timer og avdelingsfordeling per dag, med åpne vakter og utkast merket. Derfra kan de bytte til sine egne vakter eller slå opp én ansatt. Et trykk på en dag åpner den i vaktplanen.
• På «Mine vakter» ser den ansatte bare sine egne vakter i samme kalender. En bryter øverst bytter til ukevisningen.
• Er måneden i kalenderen tom, står det når neste vakt er, med én knapp dit.
• Tilgjengelighet markeres rett i ukerutenettet, for en enkelt dato eller som fast ukemønster. Én dag kan ha flere tidsrom, for eksempel 08 til 12 og 16 til 20.
• En ansatt kan alltid melde seg utilgjengelig, også på en dag hen allerede har vakt. Vakta blir stående, konflikten merkes rødt i planen, og du får varsel med navn, hvilken vakt det gjelder og hvilket tidsrom.
• Avdelingsfilter med flervalg: velg én eller flere avdelinger, og rutenettet viser bare de ansatte og vaktene som hører til. Ledige vakter og konfliktlista følger samme valg, og «Legg ut», «Legg ut og godkjenn» og «Tøm uka» treffer bare det utvalget du ser. Ansatte som jobber i flere avdelinger dukker opp under hver av dem.
• «Sorter etter avdeling» beholder alle avdelingene på skjermen, men deler planen i en seksjon per avdeling, hver med sin egen farge og med de ansatte sortert alfabetisk. Åpne vakter havner i avdelingen de er merket med, og en vakt du legger inn i en seksjon merkes med den avdelingen. Valget er ditt eget og påvirker ikke hva kollegene dine ser.
• «Sorter etter lokasjon» deler uka i en seksjon per lokasjon, ut fra vaktene som ligger der. En ansatt som jobber to steder samme uke står under begge. En vakt du legger inn i en seksjon får den lokasjonen.
• Når en vakt er over, forsvinner søknadene på den fra søknadskøen og tellerne. Ingenting slettes: søknaden står i søkerlista på vakta, merket som utløpt.

Kort om modulen

Modulpris

199 kr/mnd per bedrift, eks. mva

Ansattpris

39 kr/mnd per aktiv ansatt, dekker alle modulene

Gratis prøveperiode

30 dager

Plattformer

Nettleser, iOS og Android

Datalagring

EU/EØS

Om modulen

Vaktplan lar deg sette opp uke- og månedsplaner og dele dem med de ansatte. En vakt som går igjen kan gjentas ukentlig i så mange uker du vil, eller fram til en dato, så du slipper å legge den inn på nytt hver uke. Når du endrer en vakt, får den berørte ansatte automatisk varsel, så alle jobber ut fra samme plan. Planen kan skrives ut, eller lagres som PDF fra nettleseren. Timene den beskriver henger sammen med timeregistrering og budsjett, slik at planlagt og faktisk arbeidstid kan sammenlignes.