Hva koster et vaktplansystem? Prismodeller, skjulte kostnader og regneeksempel

Hvordan prises et vaktplansystem?

De fleste vaktplansystemer tar betalt per måned, og prisen vokser med antall ansatte eller brukere. Modellene skiller seg i hva som telles, og i hva som ligger i grunnprisen.

Mange leverandører kombinerer to modeller, for eksempel en pakke og en pris per bruker. Regn derfor ut prisen for antallet dere har i dag, og for antallet dere venter om to år.

Pris per ansatt sier lite alene

En lav pris per ansatt kan gjelde bare én modul. Trenger dere vaktplan, timeregistrering og fravær, kan samme ansatt telle tre ganger. Spør hva én ansatt koster i måneden når alle funksjonene dere trenger, er med.

Hvilke kostnader kommer i tillegg til månedsprisen?

De vanligste tilleggene er oppstart, intern tid, SMS, integrasjoner og bindingstid. De står sjelden øverst på prissiden. Likevel avgjør de hva systemet koster det første året.

Oppstart og flytting av data

Noen leverandører tar et etableringsgebyr for oppsett, import av ansatte eller opplæring. Spør hva som er med, og om flytting fra regneark eller et annet system koster ekstra.

Intern tid til oppsett og opplæring

Deres egen tid koster også, selv om den aldri står på fakturaen. Si at lederen bruker 8 timer på oppsett, og at 15 ansatte bruker en halvtime hver på å lære appen. Det gir 15,5 timer, og med en timekostnad på 500 kr blir det 7 750 kr.

Hvordan du regner ut timekostnaden, står i artikkelen om hva en ansatt koster.

SMS-varsler

Enkelte systemer sender vaktvarsler på SMS og tar betalt per melding eller i pakker. Med mange vaktendringer blir SMS fort en fast månedlig post. Sjekk om varsler i appen er inkludert, og om SMS kan slås av.

Integrasjoner og lønnseksport

Koblingen til lønnssystemet eller regnskapet er ofte et tillegg, med egen månedspris eller et engangsgebyr. Spør hvilket lønnssystem koblingen gjelder for. Vurder også om en fil til Excel eller CSV holder for dere.

Bindingstid og minstepris

Avtaler med 12, 24 eller 36 måneders binding gir ofte lavere månedspris. Dere betaler likevel hele perioden, også om systemet ikke passer. Se også etter minstepris, minste antall brukere og varslingstid ved prisøkning.

Hvem som teller som ansatt

Teller eieren, lederen og den som sluttet midt i måneden? Spør når antallet måles. Med mange sesong- og ekstrahjelper kan svaret endre regningen merkbart.

Hva koster et vaktplansystem for 15 og 40 ansatte?

Med Operras prismodell koster et vaktplansystem for 15 ansatte fra 983 kr i måneden, eks. mva. For 40 ansatte med turnus, rutiner og HMS blir det 2 490 kr. Prisen er modulprisen pluss 39 kr per aktiv ansatt, og alle modulprisene står på prissiden.

Eksemplene er fiktive bedrifter. Tallene er regnet ut med den samme prisfunksjonen som kalkulatoren på prissiden.

Kafé med 15 ansatte

En kafé trenger vaktplan og stempling. Etter noen måneder vil lederen også samle egenmeldinger og ferie ett sted.

Den tredje modulen utløser 10 % pakkerabatt på alle tre modulene. Ansattprisen er lik i begge kolonnene, fordi den dekker hele plattformen.

Hotell med 40 ansatte og turnus

Et hotell med døgndrift bygger turnus, fører timer og følger opp fravær. I tillegg har det faste rutiner og HMS-arbeid, til sammen seks moduler.

Her er ansattprisen den største posten. Modulprisen er lik enten bedriften har 15 eller 40 ansatte, så prisen per ansatt faller når dere vokser.

Når lønner Pro seg?

Pro er et pristak. Når modulsummen etter pakkerabatt når 2 999 kr i måneden, betaler dere Pro-prisen og får alle modulene. For hotellet ville Pro kostet 4 559 kr i måneden med ansattprisen, så seks moduler er langt unna taket.

Betaler dere 12 måneder på forskudd, gir prissiden 10 % rabatt på modulprisen. For 24 måneder er rabatten 15 %. Ansattprisen og Pro-prisen rabatteres ikke.

Hvordan regner dere ut totalkostnaden?

Totalkostnaden er månedsprisen ganger antall måneder, pluss oppstart, intern tid og tillegg. Regn over minst tre år. Da fordeles engangskostnadene, og forskjeller i månedspris blir synlige.

1. Månedspris. Bruk antall ansatte i dag og om to år, med alle funksjonene dere trenger.
2. Engangskostnader. Etableringsgebyr, import og opplæring fra leverandøren.
3. Intern tid. Oppsett, opplæring og perioden der gammelt og nytt system brukes side om side.
4. Tillegg. SMS, integrasjoner, ekstra lokasjoner og bedre supportnivå.
5. Merverdiavgift. Prisene til bedrifter oppgis som regel eks. mva.

For kaféen med tre moduler blir 36 måneder 40 392 kr eks. mva, med samme antall ansatte og uendret pris. Legg til den interne tiden fra eksemplet over. Vurderer dere å få laget et eget system, sammenlign med hva skreddersydd programvare koster.

Når er et regneark billigere?

Et regneark koster ingenting i lisens, og det kan holde for en liten bedrift med fast plan. Kostnaden kommer i lederens tid, i vaktbytter på chat og i timer som føres for hånd. Tegnene på at regnearket har nådd taket, står i artikkelen om å gå fra Excel til digital vaktplan.

Hva bør dere spørre om før dere kjøper?

Spør om alt som påvirker prisen etter første faktura, og om hvordan dere kommer ut av avtalen. Denne sjekklisten dekker det viktigste:

1. Hva koster det for oss? Be om en totalpris for deres antall ansatte, med alle funksjonene dere trenger.
2. Hvem teller? Spør om ledere, eiere og ekstrahjelp teller, og når antallet måles.
3. Hva er engangskostnadene? Oppsett, import, opplæring og eventuelle reiser.
4. Hva koster varsler? Sjekk om SMS er inkludert, betales per melding eller ikke finnes.
5. Hvilke tillegg finnes? Integrasjoner, lønnseksport, ekstra lokasjoner og supportnivåer.
6. Hvor lang er bindingstiden? Spør også hva som skjer med prisen etter bindingen.
7. Hvordan varsles prisøkninger? Spør om varslingstid, og om avtalen kan sies opp før økningen.
8. Hva får dere ut når dere slutter? Spør i hvilket format vakter, timer og dokumenter kan eksporteres, og hvor lenge dataene ligger.
9. Finnes det en databehandleravtale? Systemet behandler personopplysninger om de ansatte. Da skal behandlingen være regulert i en avtale (personvernforordningen artikkel 28 nr. 3).
10. Dekker systemet lovkravene? Arbeidsplanen skal være lett tilgjengelig for de ansatte (arbeidsmiljøloven § 10-3). Det skal også finnes en oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet (§ 10-7).
11. Kan dere prøve med egne data? En prøveperiode med egne vakter avslører mer enn en demo.

Hvor mange som trengs på hver vakt, bør være avklart før dere ber om tilbud. Det står i artikkelen om bemanningsplanlegging.

Hva får dere for prisen i Operra, og hva får dere ikke?

Hos Operra betaler dere modulprisen og 39 kr per aktiv ansatt i måneden, eks. mva. Ansattregister, innlogging for alle ansatte og mobilappen er inkludert. Det er ingen bindingstid, og abonnementet kan sies opp fra måned til måned.

• Oppstart. Vi hjelper dere gratis i gang, og vi flytter ansatte og vakter fra Excel eller et annet system uten kostnad.
• Prøveperiode. De første 30 dagene er gratis. Dere registrerer kort eller faktura ved start, og abonnementet blir betalt hvis dere ikke sier opp før perioden er over.
• Varsler. Vaktvarsler går i appen og som push-varsel på mobilen. Operra sender ikke SMS, så det kommer ingen SMS-kostnad.
• Support. Norsk support på e-post er inkludert, med svar innen 1 virkedag på hverdager.
• Antall ansatte. Antallet måles ved starten av hver faktureringsperiode. Eiere og administratorer med egen ansattprofil teller med.
• Prisendring. Endringer varsles 30 dager før de gjelder, og dere kan si opp før.
• Når dere slutter. Oppsigelsen gjelder fra neste faktureringsperiode. Dataene oppbevares i 30 dager etter slutt, så dere rekker å eksportere dem.

Noen avgrensninger påvirker regnestykket. Vaktplanen kan skrives ut eller lagres som PDF fra nettleseren. Den har ingen egen Excel-eksport. Timeregistrering lager en timerapport til Excel, PDF og CSV.

Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding. Ingen integrasjon mot lønnssystem er tilgjengelig for kunder i dag, så timerapporten føres inn i lønnssystemet dere bruker.

Vaktplan sjekker ikke hviletid. Med Turnus får dere varsel når hvilen mellom vakter blir under 11 timer. Varselet stopper ikke planen. Reglene for kveld og natt står i artikkelen om regler for nattarbeid.

Se hva som er med i Vaktplan i Operra, eller sett sammen deres egen pris i kalkulatoren på prissiden. Sammenligningen med regneark og flere separate systemer står på Operra sammenlignet.