Bemanningsplanlegging: slik regner dere ut hvor mange som trengs på jobb

Hva er bemanningsplanlegging?

Bemanningsplanlegging er arbeidet med å bestemme hvor mange som skal være på jobb, når og med hvilken kompetanse. Målet er nok folk til god service og trygg drift, uten timer som ikke trengs.

Planleggingen skjer på tre nivåer, og hvert nivå bygger på det forrige:

Denne artikkelen viser regnestykkene. Hvordan du setter opp selve vaktene, står i guiden om å lage en god vaktplan. Faste rotasjoner over flere uker står i artikkelen om å lage turnusplan.

Hvordan beregner dere bemanningsbehovet per time?

Bemanningsbehovet per time finner dere ved å dele forventet arbeidsmengde på hvor mye én ansatt rekker i timen, og runde opp. Arbeidsmengden kan være kunder, transaksjoner, bookinger eller rom som skal vaskes.

Formelen ser slik ut:

Bemanning i timen = forventet volum ÷ kapasitet per ansatt, rundet opp.

Er svaret lavere enn minimumsbemanningen, gjelder minimumet.

Tre tall må være på plass før dere regner:

1. Volum per time. Hent antall kunder eller transaksjoner per time fra kassesystemet for de fire siste like ukedagene. Ta snittet, og juster for ferie, lønningshelg og arrangementer.
2. Kapasitet per ansatt. Det er hvor mange kunder én person betjener i timen uten at køen vokser. Mål det selv i travle timer, for tallet varierer mye mellom konsepter.
3. Minimum og faste oppgaver. Åpning, baking, varemottak og stenging krever folk uansett antall kunder. Minimumsbemanningen settes ut fra sikkerhet, kompetanse og hvem som kan være alene.

Regneeksempel: lørdag i et bakeri med kafé

Eksempelet er tenkt, og tallene er valgt for å vise metoden. Bakeriet har åpent kl. 08–17. Én ansatt betjener 25 kunder i timen, og det skal alltid være minst to på jobb.

Åpningstiden krever 28 persontimer. Baking kl. 06–08 gir 2 timer til, og stenging med to personer kl. 17–17.30 gir 1 time. Behovet for lørdagen er 31 timer.

Fra kurve til vakter

Kurven blir til vakter når lange vakter dekker grunnbemanningen og korte vakter tar toppene. Disse fem vaktene dekker lørdagen time for time:

• A: kl. 06–14, baking og åpning, 8 timer
• B: kl. 08–15, 7 timer
• C: kl. 09–17.30, 8,5 timer
• D: kl. 10–14, 4 timer
• E: kl. 14–17.30, 3,5 timer

Arbeidsmiljøloven § 10-9 gir rett til minst én pause når arbeidsdagen er over fem og en halv time. Ved åtte timer eller mer skal pausene til sammen være minst en halv time. Vakt A, B og C skal derfor ha pause.

Planen dekker kurven nøyaktig, så hver pause lager et hull. Eksempelet forutsetter at alle tre får 30 minutter betalt pause på arbeidsplassen. Det gir 1,5 timer ekstra, og behovet blir 32,5 timer.

Hvor mange timer tåler budsjettet?

Timebudsjettet regner dere ut med formelen omsetning eks. mva. × mål for lønnsprosent ÷ kostnad per time. Svaret er taket for hvor mange timer planen kan inneholde.

Hva lønnsprosent er, og hvordan dere finner kostnaden per time med feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift, står i artikkelen om hva en ansatt koster. Her brukes tallene til å kontrollere bemanningsplanen.

Bakeriet regner med 30 000 kr i omsetning eks. mva. på lørdagen. Målet for lønnsprosent er 30 %, og kostnaden per time er 280 kr med påslag.

• Rom i budsjettet: 30 000 × 0,30 ÷ 280 = 32,1 timer.
• Behovet med pausedekning: 32,5 timer.
• Lønnsprosent med planen: 32,5 × 280 ÷ 30 000 = 30,3 %.

Planen ligger 0,4 timer over taket. Lederen kan godta avviket, korte vakt E med en halvtime eller flytte oppgaver ut av lunsjtoppen. Det viktige er at valget tas før planen legges ut.

Samme regnestykke gjelder for uka. Med 150 000 kr i prognose og samme mål blir det 150 000 × 0,30 ÷ 280 = 160,7 timer, altså omtrent 160 timer.

Slik lager dere prognosen

Prognosen kan være enkel. Ta snittet av de fire siste like ukene, og sammenlign med samme uke i fjor.

Juster for kjente endringer: ferie, helligdager, lønningshelg, arrangementer i nærheten og vær for uteservering. Skriv forutsetningene ved siden av tallet, så ser dere senere om avviket kom fra prognosen eller fra planen.

Hvor mange ansatte trenger dere?

Antall årsverk finner dere ved å dele timebehovet for året på timene én full stilling faktisk er på jobb. Trekk fra ferie og fravær, ellers blir bemanningen for lav hele året.

Med 160 timer i uka hele året ser regnestykket slik ut:

Eksempelet bruker 37,5 timer i uka og fem ukers ferie, slik mange tariffavtaler gir. Ferieloven gir minst 25 virkedager. Bruk deres egen fraværsprosent fra fjoråret, og husk at helligdager og opplæring også tar timer.

Fem årsverk kan for eksempel være tre hele stillinger og fire på 50 %. Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling og til ekstravakter før arbeidsgiver ansetter nye eller leier inn (arbeidsmiljøloven § 14-3). Retten gjelder når den ansatte er kvalifisert, og når den ikke gir vesentlige ulemper for virksomheten.

Jobber en deltidsansatt jevnlig mer enn avtalt over 12 måneder, kan den ansatte ha rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid (§ 14-4 a). Hvordan ekstravaktene fordeles i praksis, står i artikkelen om vaktbytte.

Hvordan unngår dere underbemanning og overbemanning?

Dere unngår begge ved å sammenligne planlagte og faktiske timer hver uke, og justere tallene når kurven bommer. Kapasiteten per ansatt er et anslag som skal testes.

Tegn på underbemanning:

• Kø og ventetid i de samme timene uke etter uke.
• Overtid og ekstravakter som går igjen hver uke.
• Pauser som ikke blir tatt, og oppgaver som skyves til neste vakt.

Tegn på overbemanning:

• Ansatte uten oppgaver i rolige timer.
• Færre kunder per arbeidstime enn normen dere har satt.
• Lønnsprosent over målet i uker der omsetningen holdt prognosen.

Underbemanning er også et spørsmål om arbeidsmiljø. Arbeidstilsynet skriver at alenearbeid i utgangspunktet er lov. Det kan likevel bli forbudt når et fullt forsvarlig arbeidsmiljø bare kan sikres med økt bemanning.

Hold av en reserve i planen. Et timebudsjett som er brukt helt opp, sprekker ved første sykmelding. Ha en liste over deltidsansatte som vil ha flere timer, og tilby ekstravaktene til dem først.

Hvilke regler påvirker bemanningsplanen?

Arbeidsmiljøloven og ferieloven bestemmer når planen må være klar, hvor lange vaktene kan være og hvem som får ekstra timer. Tabellen viser reglene som oftest styrer bemanningen i en servicebedrift.

Sommeren er derfor den største bemanningsoppgaven i mange servicebedrifter. Fastsett feriene tidlig, regn ut hvor mange timer som mangler uke for uke, og rekrutter sommervikarer ut fra det. Fordelingen av ferie står i guiden om å organisere fravær og ferie.

Vakter om kvelden og natta har egne regler. Les artiklene om regler for nattarbeid og hviletid og pauser før dere legger sene vakter.

Hvordan lager dere en bemanningsplan, steg for steg?

En bemanningsplan lages i sju steg, fra prognose til oppfølging. Gjenta stegene hver uke, og bruk erfaringene til å justere tallene.

1. Lag prognosen. Anslå omsetning og antall kunder per time for uka.
2. Sett normen. Bestem hvor mange kunder én ansatt betjener i timen, og hva minimumsbemanningen er.
3. Regn ut kurven. Del volumet på normen, rund opp og legg til faste oppgaver.
4. Sjekk mot budsjettet. Gang timene med kostnaden per time, og sammenlign med målet for lønnsprosent.
5. Legg vaktene. Lange vakter dekker grunnbemanningen, og korte vakter tar toppene. Planlegg pausene.
6. Kontroller reglene. Sjekk hvile, pauser, arbeidstid og fortrinnsrett før du legger ut planen.
7. Følg opp. Sammenlign planlagte og faktiske timer etter uka, og juster normen hvis kurven bommet.

En tom plan å fylle ut finnes i malen for vaktplan. Hva et system for planlegging koster, står i artikkelen om hva et vaktplansystem koster.

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Operra viser hva planen koster mens den lages, og følger timer og lønnskostnad mot budsjettet gjennom måneden. Selve bemanningskurven regner dere ut selv, som i eksempelet over.

Vaktplan. Når du bygger uka, står «Lønnskostnad uka» øverst for den som kan redigere planen. Tallet er planlagte timer ganger timesatsen hver ansatt har i avdelingen, med ulønnet pause trukket fra. Mangler noen timesats, viser planen hvor mange timer som ikke er priset.

Budsjett. I fanen Bemanning setter dere et timemål og et kronemål for lønn per måned. Planlagte timer fra Vaktplan står ved siden av faktiske timer fra Timeregistrering, også per avdeling, med en prognose for månedsslutt. Dere får varsel når prognosen går over budsjettet for kroner eller timer. Faktiske timer, faktisk lønn og varselet for timer krever Timeregistrering.

Omsetningen fører dere for hånd per måned på posten «Inntekt / omsetning» i Budsjett. Da viser oversikten lønn i prosent av omsetning for måneden.

Turnus. Minimumsbemanningen legges inn som regler i Turnus, med ukedag, tidsrom, minste antall og eventuelt avdeling. Turnus viser dekningen per dag i rotasjonen og markerer dagene der en regel brytes. Fravær bruker de samme reglene og viser bemanningskonsekvensen og hvem som kan dekke, før lederen godkjenner fraværet.

Dette gjør ikke Operra:

• Operra lager ingen prognose for omsetning eller kunder, og regner ikke ut hvor mange som trengs per time.
• Omsetningen hentes ikke fra kassesystemet, så lønnsprosenten per uke regner dere selv.
• Lønnstallene er timer ganger timesats, i Budsjett med bonus og trekk i tillegg. Tillegg, feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon er ikke med.
• Vaktplan sjekker ikke hviletid. Turnus varsler når hvilen blir under 11 timer eller ukehvilen under 35 timer.
• Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Se hva som er med i Budsjett i Operra. Budsjett koster 199 kr/mnd, Vaktplan 199 kr/mnd og Turnus 199 kr/mnd, pluss 39 kr per aktiv ansatt per måned, eks. mva. Dere kan prøve gratis i 30 dager.

Tallene i eksemplene er tenkte. Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning, så les også tariffavtalen før dere setter rammene.