Slik organiserer du ferie og fravær for ansatte

Hvor mye ferie har de ansatte krav på?

Arbeidsgiver skal sørge for at hver ansatt får 25 virkedager ferie hvert ferieår (ferieloven § 5). Lørdag regnes som virkedag, så det tilsvarer fire uker og én dag. Ansatte som fyller 60 år i løpet av ferieåret, får 6 virkedager ekstra.

Mange har i tillegg en femte ferieuke gjennom tariffavtale eller arbeidsavtale. Den kommer ikke fra ferieloven, så sjekk hva avtalene i bedriften sier.

Ferieåret følger kalenderåret, og feriepengene tjenes opp året før. En nyansatt som begynner senest 30. september, har rett til full ferie samme år. Retten til fri gjelder uavhengig av opptjente feriepenger, så deler av ferien kan bli uten lønn.

Hvem bestemmer når de ansatte tar ferie?

Arbeidsgiver bestemmer til slutt, etter å ha drøftet ferien med den ansatte eller den ansattes tillitsvalgte. Drøftingen skal skje i god tid før ferien (ferieloven § 6). Blir partene ikke enige, fastsetter arbeidsgiver ferien innenfor reglene i §§ 7–9.

Den ansatte kan kreve å få vite når ferien er så tidlig som mulig, og senest 2 måneder før den starter. Unntaket er når særlige grunner er til hinder. Skal noen ha ferie fra 1. juni, bør beskjeden derfor komme senest 1. april.

Arbeidsgiver kan bare endre fastsatt ferie ved uforutsette hendelser som gir vesentlige driftsproblemer, og når ingen stedfortreder kan skaffes. Endringen skal drøftes med den ansatte først. Den ansatte kan kreve dekket dokumenterte merutgifter som endringen fører til.

Hvilke regler gjelder for egenmelding og sykefravær?

Den ansatte kan bruke egenmelding i opptil 3 kalenderdager om gangen (folketrygdloven § 8-24). Retten gjelder etter minst to måneder hos arbeidsgiveren. Varer fraværet lenger, kan arbeidsgiver kreve sykmelding fra lege.

NAV beskriver minimumsordningen som opptil 3 kalenderdager om gangen og opptil fire ganger i løpet av ett år. Har den ansatte hatt minst fire fravær uten legeerklæring på 12 måneder, kan arbeidsgiver frata retten til egenmelding (§ 8-27). Den ansatte skal få uttale seg først, og avgjørelsen skal vurderes på nytt etter seks måneder.

Innenfor arbeidsgiverperioden kan arbeidsgiver gi rett til egenmelding utover 3 dager. Arbeidsgiver har plikt til å drøfte en slik utvidet ordning med de tillitsvalgte. NAV opplyser at mange virksomheter gir opptil 8 kalenderdager om gangen og 24 dager i året.

Hvordan følger du opp en sykmeldt ansatt?

Arbeidsgiver skal lage en oppfølgingsplan sammen med den ansatte innen fire uker, med mindre det er åpenbart unødvendig (arbeidsmiljøloven § 4-6). Fristen gjelder både ved hel og delvis sykmelding. Planen skal formidles til sykmelder så snart den er klar.

Er den ansatte helt borte fra arbeidet, skal arbeidsgiver innkalle til dialogmøte 1 innen sju uker. Ved delvis sykmelding vurderer arbeidsgiver om møtet trengs. NAV holder dialogmøte 2 senest innen 26 ukers sykmelding, med mindre det er åpenbart unødvendig.

Arbeidsgiver skal også tilrettelegge så langt det er mulig, slik at den ansatte kan beholde eller få et passende arbeid. Skriv ned hvilke tiltak som er prøvd, og hva de førte til. Fristene fra første fraværsdag ser slik ut:

• Første hele fraværsdag: arbeidsgiverperioden starter.
• Etter 16 kalenderdager: arbeidsgiverperioden er over, og NAV kan overta sykepengene.
• Uke 4: oppfølgingsplanen er laget og formidlet til sykmelder.
• Uke 7: dialogmøte 1 hvis den ansatte er helt borte fra arbeidet.
• Uke 8: NAV vurderer aktivitetskravet første gang.
• Uke 26: NAV holder dialogmøte 2.

Hvordan registrerer du fravær og holder oversikten?

Registrer alt fravær samme dag og på samme sted, enten det er ferie, egenmelding, sykmelding, permisjon eller avspasering. Én oversikt viser hvem som er borte uten at noen må samle lapper og meldinger. Den gir også grunnlaget for lønn og for fristene i oppfølgingen.

Dette bør registreres for hvert fravær:

• Type fravær og datoer, hele dager eller timer
• Hvem som godkjente, og når
• Egenmeldinger brukt de siste 12 månedene, både antall ganger og dager
• Feriesaldo: opptjent, overført fra i fjor og tatt ut
• Frister for oppfølgingsplan og dialogmøte ved sykmelding

Hvordan planlegger du ferien rundt vaktplanen?

Legg inn godkjent ferie før du lager vaktplanen for perioden. Da bygger planen på dem som faktisk er på jobb, og du slipper å bytte vakter i etterkant. Sett også en minimumsbemanning per dag, så du vet hvor mange som kan ha fri samtidig.

Arbeider de ansatte til ulike tider på døgnet, skal det finnes en arbeidsplan (arbeidsmiljøloven § 10-3). Den skal drøftes med de tillitsvalgte så tidlig som mulig og senest to uker før den tas i bruk. Planen skal være lett tilgjengelig for de ansatte.

Fordel sommerukene etter en regel alle kjenner, og bruk den likt hvert år. Vanlige løsninger er rotasjon fra år til år eller loddtrekning om de mest populære ukene. Et nei til et ferieønske er lettere å forstå når regelen og bemanningsbehovet er kjent på forhånd.

En ferierutine gjennom året kan se slik ut:

• Januar–februar: be om ferieønsker med en fast frist.
• Mars: sett opp ferielisten, drøft den og sjekk den mot minimumsbemanningen.
• Senest 2 måneder før ferien: gi beskjed om fastsatt ferie.
• Før hver vaktperiode: legg inn godkjent ferie og fravær før vaktene fordeles.
• Høsten: sjekk restferien og avtal eventuell overføring skriftlig.

Hvordan håndterer Operra ferie og fravær?

Fraværsmodulen i Operra samler egenmelding, sykmelding, ferie, permisjon og avspasering i ett skjema og én godkjenningskø. Før lederen godkjenner, ser hen hvem andre som er borte, hvilke vakter som berøres og om minimumsbemanningen holder.

Reglene for egenmelding kan settes til folketrygdlovens minimum, en utvidet ordning eller egne grenser. Ved legemeldt fravær regnes fristene for oppfølgingsplan og dialogmøter ut automatisk. Sykdomsgrunnen er skjult for kolleger, og det krever en egen rettighet å åpne den.

Godkjent fravær vises i vaktplanen, og feriesaldoen viser opptjent, overført og brukt. Selve lønnen kjører dere i bedriftens eget lønnssystem. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Sykmelding, inntektsmelding og refusjon håndteres fortsatt hos NAV og i Altinn. Guiden er generell informasjon og erstatter ikke juridisk rådgivning. Sjekk lov, tariffavtale og arbeidsavtale før du bestemmer noe.