Ferieavvikling: frister og regler arbeidsgiver må kjenne

Hvem fastsetter ferien, og hva krever drøftingen?

Arbeidsgiver fastsetter tidspunktet for ferien etter å ha drøftet det med den ansatte eller den tillitsvalgte (ferieloven § 6 nr. 1). Blir partene ikke enige, avgjør arbeidsgiver innenfor rammene i §§ 7–9. Unntaket er ekstraferien for ansatte over 60, som de som hovedregel legger selv.

Loven setter ingen fast dato for drøftingen. Den skal skje i god tid og gjelder både den enkeltes ferie og ferielistene for arbeidsplassen.

Tariffavtale eller annen avtale kan gi andre regler for fastsetting og tidspunkt (§ 6 nr. 4 og § 7 nr. 4). Les derfor tariffavtalen og arbeidsavtalene før du sender ut ferieskjemaet.

Drøfting i praksis

Å drøfte betyr at den ansatte får legge fram ønskene sine før ferien fastsettes, og at ønskene faktisk blir vurdert. I en liten bedrift holder det ofte med et ønskeskjema og en kort samtale med dem som ikke får det de ba om. Har bedriften tillitsvalgte, går du gjennom ferielisten med dem.

Skriv ned når ønskene kom inn, og hva som ble drøftet. Oppstår det uenighet senere, kan du vise hvordan avgjørelsen ble tatt.

Leter du etter reglene for egenmelding og sykefravær, står de i guiden om ferie og fravær for ansatte.

Hvilke rammer gjelder for ferieavviklingen?

Ferieavviklingen har tre hovedrammer: 25 virkedager ferie i året, rett til 18 av dem 1. juni–30. september, og beskjed minst 2 måneder før ferien.

Arbeidsgiver plikter å sørge for at ferien blir gitt (ferieloven § 5 nr. 1). Lørdag regnes som virkedag, så 25 virkedager tilsvarer fire uker og én dag. Begynner den ansatte etter 30. september, er retten 6 virkedager det året (§ 5 nr. 3).

Av disse kan den ansatte kreve at 18 virkedager legges som hovedferie mellom 1. juni og 30. september (§ 7 nr. 1). Arbeidstilsynet beskriver det som tre uker sammenhengende. Resten, 7 virkedager, har den ansatte krav på å ta samlet i løpet av ferieåret (§ 7 nr. 2).

Ansatte som begynner etter 15. august, kan ikke kreve hovedferien lagt til denne perioden det året de begynner.

Ansatte som fyller 60 i løpet av ferieåret, har rett til 6 virkedager ekstra (§ 5 nr. 2). Den ansatte bestemmer selv når ekstraferien tas, med mindre annet er avtalt (§ 6 nr. 1). Hen må varsle minst 2 uker før (§ 6 nr. 2).

Hold virkedager og arbeidsdager fra hverandre. Loven teller virkedager fra mandag til lørdag, mens mange vaktplaner og lønnssystemer teller arbeidsdager fra mandag til fredag. Velg én tellemåte for bedriften og bruk den i alle oversikter.

Hvor tidlig må arbeidsgiver gi beskjed om ferien?

Arbeidsgiver må gi beskjed om ferien så tidlig som mulig, og den ansatte kan kreve beskjed minst 2 måneder før første feriedag (ferieloven § 6 nr. 2). Kortere frist er bare lov når særlige grunner hindrer det, eller når tariffavtale eller annen avtale åpner for det (§ 6 nr. 4).

Fristen regnes fra første feriedag for hver enkelt. Skal en ansatt ha fri fra 1. juli, må beskjeden komme senest 1. mai. Starter ferien 1. juni, er fristen 1. april.

To måneder er minimum. Det enkleste er å fastsette hele sommerlisten på én gang og gi alle beskjed samtidig, før den første fristen går ut.

En tidslinje for ferieåret

Tidslinjen passer for en bedrift der de første sommerferiene starter i juni:

1. Januar: Send ut et ferieskjema med svarfrist, for eksempel 15. februar. Legg ved regelen for hvordan populære uker fordeles, så alle vet hva som skjer ved kollisjon.
2. Februar: Sett ønskene opp mot bemanningsbehovet uke for uke. Marker ukene der for mange vil ha fri samtidig.
3. Begynnelsen av mars: Drøft utkastet med dem det gjelder, eller med de tillitsvalgte. Ta samtalene om avslag med hver enkelt.
4. Senest 1. april: Fastsett sommerlisten og gi hver ansatt skriftlig beskjed om sin ferie. Da holder du fristen også for dem som går ut i ferie 1. juni.
5. April–mai: Legg den fastsatte ferien inn før sommervaktene fordeles. Med en digital vaktplan i stedet for Excel ser du hvem som er borte mens du setter opp vaktene.
6. September: Gå gjennom restferien for hver ansatt. Lag en plan for resten av året, og avtal eventuell overføring skriftlig.

Hvordan løser dere feriekabalen når alle vil ha uke 28?

Feriekabalen løser dere med en fast regel for populære uker, for eksempel rotasjon, loddtrekning eller ønskerekkefølge, som alle kjenner på forhånd. Ferieloven sier ingenting om hvordan slike uker skal fordeles, og arbeidsgiver har siste ord etter drøfting.

Start med bemanningen

Før du fordeler en eneste uke, må du vite hvor mange som trengs på jobb, og hva de må kunne.

Regneeksempel: Et bakeri med 12 ansatte holder åpent hele sommeren. Trenger bakeriet åtte personer i sving gjennom uka, kan høyst fire ha ferie samme uke. Minst to av dem som er igjen, må kunne åpne og stenge.

I et renholdsfirma handler det om rutene. Hvert bygg trenger noen som kjenner det og har nøkler eller adgangskort, også i juli.

En tannklinikk kan i stedet stenge i tre uker og gi alle ferie samtidig. Da gjelder reglene om fellesferie, som du finner lenger ned.

Tre måter å fordele populære uker på

• Rotasjon: Den som fikk førstevalget i fjor, står bakerst i køen i år. Regelen er lett å forstå og jevner seg ut over noen år.
• Loddtrekning: Ukene trekkes blant dem som ønsker dem. Kombiner gjerne med en regel om at den som tapte i fjor, får forrang i år.
• Ønskerekkefølge: Alle setter opp førstevalg, andrevalg og tredjevalg. Du deler ut så mange førstevalg som bemanningen tåler, og går deretter videre til andrevalgene.

Skriv regelen ned, del den i januar og bruk den likt for alle. Unntak bør ha en begrunnelse du kan forklare resten av gruppa.

En mal for ferieoversikt gir én rad per ansatt med sommerferie, høst- og vinterferie og restferie. Den fungerer både på papir og som PDF.

Jobber dere i turnus, henger ferien sammen med rotasjonen. Da er det nyttig å vite hvordan en turnusplan settes opp.

Kan arbeidsgiver pålegge ferie eller endre ferie som er fastsatt?

Ifølge Arbeidstilsynet kan arbeidsgiver pålegge ferie når virksomheten stanser helt eller delvis, for eksempel ved fellesferie i juli. Ferie som allerede er fastsatt, kan bare endres når uforutsette hendelser gir vesentlige driftsproblemer og ingen stedfortreder kan skaffes (ferieloven § 6 nr. 3).

Fellesferie

En klinikk som stenger tre uker i juli, kan derfor legge hovedferien likt for alle. Reglene om drøfting og beskjed gjelder også her, og tariffavtalen kan ha egne regler om fellesferie.

Endring av fastsatt ferie

Terskelen for å endre fastsatt ferie er høy. Tre vilkår må være oppfylt: hendelsen er uforutsett, ferieavviklingen gir vesentlige driftsproblemer, og ingen stedfortreder kan skaffes.

Før ferien flyttes, skal endringen drøftes med den ansatte. Hen kan kreve å få dekket dokumenterte merutgifter, som en reise som må avbestilles.

Si at kjøkkensjefen i en restaurant blir langtidssyk i juni, og at ingen vikar er å oppdrive. Om ferien til souschefen kan flyttes, avhenger av en konkret vurdering av de tre vilkårene.

Sykdom, permisjon og oppsigelse

• Oppsigelsestid: Har arbeidsgiver sagt opp den ansatte, kan ferien ikke legges til oppsigelsestiden uten samtykke. Unntaket er når oppsigelsesfristen er 3 måneder eller mer (§ 8 nr. 1).
• Foreldrepermisjon: Ferie kan ikke legges til en periode med foreldrepermisjon med foreldrepenger uten samtykke (§ 9 nr. 2).
• Syk før ferien: En ansatt som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve den utsatt. Hen trenger legeerklæring og må kreve utsettelsen senest siste arbeidsdag før ferien (§ 9 nr. 1).
• Syk i ferien: Den som blir helt arbeidsufør i ferien, kan kreve like mange virkedager ny ferie senere i ferieåret. Også her trengs legeerklæring, og kravet skal fremmes uten ugrunnet opphold når hen er tilbake i arbeid (§ 9 nr. 1).

Hva skjer med ferie som ikke blir tatt?

Ferie som ikke blir tatt, kan flyttes til neste år med skriftlig avtale, opp til 12 virkedager (ferieloven § 7 nr. 3). Arbeidsgiver har samtidig plikt til å sørge for at hver ansatt tar ut ferien sin (§ 5 nr. 1).

Avtalt overføring krever enighet, så ingen av partene kan kreve den alene. Mer enn 12 virkedager kan ikke avtales. Den samme grensen gjelder forskuddsferie, altså ferie som tas på forskudd av neste års ferie.

Ferie den ansatte ikke fikk tatt på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon (§ 9 nr. 1 og 2), skal overføres til neste ferieår. Det samme gjelder ferie som ikke ble gitt fordi loven ikke ble fulgt. Her trengs ingen avtale, og grensen på 12 virkedager gjelder ikke.

Skyldes det arbeidsgiver at ferien ikke ble avviklet, kan den ansatte i tillegg kreve erstatning etter § 14.

Legg den skriftlige avtalen i den ansattes personalmappe, med antall dager og ferieår. Hva mer som hører hjemme der, og hvor lenge, står i artikkelen om innhold og lagringstid i personalmappen.

Sjekk restferien i september

Restferie kan hope seg opp mot slutten av året. En butikk der tre ansatte har to ferieuker igjen hver i oktober, må plassere seks ferieuker før nyttår, midt i julehandelen.

Gå derfor gjennom saldoen for hver ansatt i september. Fastsett restferien etter drøfting på samme måte som sommerferien, og avtal skriftlig hvis noe skal overføres.

Hvordan håndterer Operra ferieavviklingen?

Operra håndterer ferieavviklingen i tilleggsmodulen Fravær, som samler ferie og annet fravær i ett skjema og én godkjenningskø. De ansatte søker ferie fra mobilen eller Min side. Lederen godkjenner i køen og får påminnelser om søknader som venter.

Fraværskalenderen viser hvem som har fått godkjent fri når. Søknadslista kan filtreres på type, status og avdeling. Lederen ser hvem andre som har fri i samme periode før søknaden godkjennes.

Med Vaktplan aktiv vises også vaktene ferien treffer, og hvilke kolleger som er ledige til å ta dem. Godkjent fravær vises da i vaktplanen.

Feriesaldoen viser opptjent ferie, ferie overført fra i fjor, brukt og planlagt. Ekstraferien fra fylte 60 legges til saldoen når fødselsdatoen er registrert. Operra teller ferie i arbeidsdager, og systemet varsler hvis antall feriedager per år er satt under lovens minimum.

Ubrukte dager kan flyttes til neste år, opp til et tak bedriften bestemmer. Taket settes i arbeidsdager: lovens 12 virkedager tilsvarer 10 arbeidsdager, og systemet varsler hvis taket er høyere. Overføringen kjøres automatisk 3. januar, så de skriftlige avtalene bør være på plass før det.

Fordelingen av sommerukene, drøftingen, fristene og de skriftlige avtalene om overføring er arbeidsgivers ansvar. Fravær-modulen beregner ikke feriepenger. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding, så lønn og feriepenger kjøres i lønnssystemet dere bruker.

Se hva som er med i Fravær-modulen i Operra. Månedsprisene for modulene står samlet på én side, og Fravær kan testes gratis i 30 dager.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Les lovteksten, tariffavtalen og arbeidsavtalene før du fastsetter ferien.