Personaladministrasjonssystem for små bedrifter

Hva er et personaladministrasjonssystem?

Et personaladministrasjonssystem, ofte kalt HR-system, holder orden på alt som gjelder de ansatte fra ansettelse til siste arbeidsdag. Med et slikt program for personaladministrasjon administrerer dere ansatte digitalt, i ett register som erstatter permer, regneark og e-posttråder.

Kjernen er ansattregisteret: hvem som jobber hos dere, i hvilken stilling, avdeling og stillingsprosent. Rundt registeret ligger arbeidsavtaler, personalmapper, fraværsoversikt og oppfølging av hver ansatt.

Et HR-system er noe annet enn et lønnssystem. HR-systemet holder orden på folk, avtaler og fravær. Lønnssystemet beregner og utbetaler lønnen.

Hva må en liten bedrift ha på plass?

Fire ting går igjen hos alle arbeidsgivere: skriftlig arbeidsavtale, ryddige personalopplysninger, oversikt over fravær og systematisk HMS-arbeid. Listen under er generell informasjon. Sjekk gjeldende regler og eventuell tariffavtale for bedriften deres.

• Arbeidsavtale: alle arbeidstakere skal ha en skriftlig arbeidsavtale, både i faste og midlertidige stillinger (arbeidsmiljøloven § 14-5). Varer arbeidsforholdet over en måned, skal avtalen være klar senest sju dager etter oppstart.
• Personalmappe: opplysninger om ansatte skal ikke lagres lenger enn nødvendig, og bare de med tjenstlig behov skal ha tilgang. Den ansatte har rett til innsyn i opplysningene om seg selv.
• Fravær: legemeldt sykefravær skal følges opp etter faste frister, og helseopplysninger bør oppbevares skjermet. Oversikt over ferie og permisjon trengs for å planlegge bemanningen.
• Internkontroll: de fleste virksomheter som selger varer eller tjenester, er omfattet av internkontrollforskriften. Mål, organisering, risikovurderinger og rutiner for avvik skal dokumenteres skriftlig.

Hvordan dekker Operra personaladministrasjonen?

Ansattregisteret, innlogging for alle ansatte og mobilappen følger med i alle abonnement. HR-modulene legger dere til etter behov, og alle bygger på det samme registeret.

Modulene sender opplysningene videre til hverandre. En kandidat som får jobben i Rekruttering, får ansattkort og brukerkonto. Med Onboarding & arbeidsavtaler går avtalen ut til signering, og den signerte PDF-en arkiveres på ansattprofilen.

Fravær henger sammen med vaktplanen. Lederen ser hvilke vakter som blir stående tomme før fraværet godkjennes. Betalt fravær på planlagte vakter føres som timer og kommer med i timerapporten.

Sensitive opplysninger har egen tilgang. Personaldokumenter merket som sensitive åpnes bare av dem med rettighet til det, og hver åpning logges. Sykdomsårsaken ved fravær lagres kryptert og vises aldri for kolleger.

Hva gjør ikke Operra?

Noen oppgaver ligger utenfor Operra. Det er nyttig å vite før dere velger system.

• Lønn: Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding. Timerapporten eksporterer dere til Excel, PDF eller CSV, med timer og eventuelt lønn per ansatt, og bruker den i lønnssystemet dere har.
• Signering: digital signering identifiserer den som signerer via e-post. Operra bruker ikke BankID til signering, og det står i den signerte PDF-en.
• Stillingsannonser: hver utlysning får en egen søknadsside med lenke. Operra publiserer ikke annonsen på jobbportaler, så lenken deler dere selv.
• Sykmelding: digital sykmelding, inntektsmelding og refusjon håndteres hos NAV og i Altinn.
• Juridisk rådgivning: Operra hjelper dere å holde orden og minner om frister. Ansvaret for at avtaler og rutiner følger loven, ligger hos arbeidsgiver.

Hva koster det, og hvordan kommer dere i gang?

Dere betaler for modulene dere aktiverer, pluss én pris per aktiv ansatt. Ansattprisen dekker hele plattformen, uansett hvor mange moduler dere har.

Pakkerabatten øker når dere velger flere moduler, og det er ingen bindingstid. Gjeldende priser står på prissiden og på hver modulside.

Prøveperioden varer i 30 dager. Etterpå går den over til et betalt abonnement for modulene dere valgte, med mindre dere sier opp før. Slik kommer du i gang:

• Opprett bedriften med organisasjonsnummeret. Navn og adresse hentes fra Brønnøysundregistrene.
• Velg HR-modulene du trenger først, for eksempel Fravær og Onboarding & arbeidsavtaler.
• Importer de ansatte fra Excel-malen, eller registrer dem én og én.
• Velg hvem som skal få innlogging. De ansatte logger inn i appen med bedriftskode og brukernavn.
• Legg til flere moduler når behovet melder seg.