199 kr/mnd · eks. mva · + 39 kr per aktiv ansatt
En digital personalmappe er det elektroniske arkivet for hver ansatt, med arbeidsavtale, attester, sertifikater og andre personaldokumenter. Dokumenter og personalmapper i Operra gir hver ansatt sin egen mappe, med tilgangsstyring, søk i innholdet, signering og varsel før dokumenter utløper.
Avtaler ligger i e-post, attester i en perm og sertifikater på en minnepinne. Her får hver ansatt én mappe med samme oppsett.
Advarsler og lønnsdokumenter skal bare ses av dem som trenger dem. Kategorien setter tilgangen, og hver åpning av et sensitivt dokument logges.
Gi dokumentet en utløpsdato, så varsler Operra i god tid før fristen og igjen samme dag.
Søket leter i filnavn, tittel og teksten inne i PDF-ene. Oversikten filtreres på kategori, signeringsstatus og utløpsdato.
Modulen passer bedrifter som vil ha personalarkivet samlet og ryddig, også uten en egen HR-avdeling. Typiske brukere er daglig leder, HR- eller lønnsansvarlig og avdelingsledere i konsulentselskaper, bemanningsbyråer og byggfirma.
Sett opp mappestrukturen én gang. Den vises likt hos alle ansatte, med personlig innhold i hver mappe.
Personalhåndbok, rutiner og skjemaer ligger i et felles område som de ansatte kan lese.
Arbeidsavtaler, attester, lønn, advarsler og egne kategorier. Kategorien avgjør hvor strengt dokumentet behandles.
Søket finner ord inne i PDF-ene, i tillegg til tittel og filnavn.
Bare brukere med en egen rettighet ser sensitive personaldokumenter. Den ansatte ser alltid sine egne.
Hver åpning av et sensitivt dokument logges med hvem og når, og det samme gjør flytting mellom mapper.
Last opp en ny versjon og behold de tidligere. PDF-er og bilder forhåndsvises rett i appen.
Operra sjekker innhold og filnavn, så samme dokument ikke havner i arkivet to ganger.
Send dokumentet til én eller flere signatarer i fast rekkefølge. Signaturen identifiseres via e-post. Operra bruker ikke BankID.
Send et dokument til godkjenning, og følg statusen i oversikten.
Sertifikater og avtaler med utløpsdato gir varsel i god tid, og de som utløper snart, finnes med ett filter.
Personalmappe per ansatt + felles dokumenter
Kategorier: Arbeidsavtaler, Rutiner, HMS, Attester, Lønn, Advarsler og flere, pluss egne kategorier
Kategorien bestemmer standard tilgang, så personaldokumenter er beskyttet fra start
Oversikt med kategori, dato, hvem som la til, signeringsstatus, utløpsdato og sist endret
Filtrer på kategori og status, som «utløper innen 30 dager» eller «venter på signering»
Fulltekstsøk i filnavn, tittel OG innholdet i PDF-er
Dokumentversjoner med historikk + forhåndsvisning i appen
Streng rollebasert tilgang til sensitive dokumenter + revisjonslogg
Godkjenningsflyt + digital signering med flere signatarer (rekkefølge)
Mapper og undermapper med dra og slipp, nytt navn på mapper og dokumenter, og samme mappeoppsett hos hver ansatt
Maler og tagger for organisering
Ikke-blokkerende opplasting med fremdrift + duplikatkontroll
Oppbevaringsregler: automatisk arkivering (eller sletting) + utløpsvarsel
Valgfrie moduler som henger sammen med Dokumenter & personalmapper:
Dokumentmodulen samler kontrakter, sertifikater, attester og personalmapper trygt i skyen: raskt, sikkert og godt organisert. Hvert dokument får en kategori, og bedriften styrer kategorilista selv (Arbeidsavtaler, Personalregler, Rutiner, HMS, Attester, Lønn, Taushetserklæringer, Advarsler og så videre, pluss egne kategorier dere lager selv). Oversikten viser navn, kategori, når dokumentet kom inn, hvem som la det til, signeringsstatus, utløpsdato og sist endret, og du filtrerer på kategori og status. Opplasting skjer i bakgrunnen med fremdriftsindikator (uten å fryse skjermen), og du forhåndsviser PDF-er og bilder rett i appen uten å laste dem ned. Fulltekstsøk finner det du leter etter både i filnavn og tittel OG inne i selve PDF-ene. Du kan lagre nye versjoner av et dokument med full historikk, bruke maler, og sende det gjennom en godkjenningsflyt eller til signering med flere signatarer i rekkefølge. Sensitive personaldokumenter (kontrakter, lønnsslipper, sykmeldinger) får streng rollebasert tilgang der hver åpning logges i revisjonssporet, og oppbevaringsregler kan automatisk arkivere (eller slette) dokumenter når tiden er ute. Duplikatkontroll på innhold og filnavn hindrer at samme dokument havner flere ganger.
Hva hører hjemme i personalmappen, hvem får se den, og når skal den ryddes? Med tabell over lagringstider og en ryddeplan for små bedrifter.
En plan for den første måneden med en ny ansatt: klargjøring før start, første dag, opplæring, fadder og fristene loven setter.
Ja. Hver ansatt ser sine egne dokumenter på Min side, i appen eller i nettleseren. Den ansatte kan laste opp egne filer og flytte dem mellom mappene. Kolleger ser ikke innholdet.
Dokumenter i sensitive kategorier, som arbeidsavtaler, lønn og advarsler, vises bare for brukere med rettigheten «Se sensitive personaldokumenter». Den ansatte ser fortsatt sine egne. Hver åpning logges i revisjonssporet.
Mottakeren signerer i appen eller via en lenke på e-post, ved å skrive eller tegne signaturen. Dokumentet låses med en kontrollsum før første signatar åpner det, og hver hendelse logges. Identifiseringen skjer via e-post. Operra bruker ikke BankID, og det står i den signerte PDF-en.
Ja. Du laster opp PDF-er, bilder og Office-filer på inntil 50 MB hver, med dra og slipp. Opplastingen går i bakgrunnen, og duplikatkontrollen stopper filer som allerede ligger der.
Dere betaler en fast månedspris for Dokumenter & personalmapper og en felles pris per aktiv ansatt for hele plattformen. Begge prisene står øverst på denne siden. Det er ingen bindingstid, og dere kan prøve gratis i 30 dager.
Applikasjonsdataene, også dokumentene, lagres i EU/EØS. Underleverandørene står oppført på personvernsiden.
Ja. Dokumentene kan lastes ned i originalformatet når som helst. Etter at abonnementet er avsluttet, oppbevares dataene i 30 dager, så dere rekker å eksportere dem.
Sist oppdatert
La dataene flyte automatisk og bruk tiden på det som betyr noe.