Dokumenter & personalmapper
199 kr/mnd · eks. mva · + 39 kr per aktiv ansatt
Dokumentmodulen samler kontrakter, sertifikater, attester og personalmapper trygt i skyen — raskt, sikkert og godt organisert. Opplasting skjer i bakgrunnen med fremdriftsindikator (uten å fryse skjermen), og du forhåndsviser PDF-er og bilder rett i appen uten å laste dem ned. Fulltekstsøk finner det du leter etter både i filnavn og tittel OG inne i selve PDF-ene. Du kan lagre nye versjoner av et dokument med full historikk, bruke maler, og sende det gjennom en godkjenningsflyt eller til signering med flere signatarer i rekkefølge. Sensitive personaldokumenter (kontrakter, lønnsslipper, sykmeldinger) får streng rollebasert tilgang der hver åpning logges i revisjonssporet, og oppbevaringsregler kan automatisk arkivere (eller slette) dokumenter når tiden er ute. Duplikatkontroll på innhold og filnavn hindrer at samme dokument havner flere ganger.
Slik fungerer det
- 1Last opp dokumentet (i bakgrunnen, med fremdrift) — det skannes for innhold og duplikater automatisk.
- 2Merk sensitivitet, kategori, mappe og tagger; sett evt. utløps- og oppbevaringstid.
- 3Søk i innholdet, forhåndsvis i appen, og lagre nye versjoner ved behov.
- 4Send til godkjenning eller signering (én eller flere signatarer i rekkefølge).
- 5Sensitive dokumenter åpnes kun av de med riktig rolle, og hver åpning logges; utløpte dokumenter arkiveres automatisk.
Dette får du
Personalmappe per ansatt + felles dokumenter
Fulltekstsøk i filnavn, tittel OG innholdet i PDF-er
Dokumentversjoner med historikk + forhåndsvisning i appen
Streng rollebasert tilgang til sensitive dokumenter + revisjonslogg
Godkjenningsflyt + digital signering med flere signatarer (rekkefølge)
Mapper og undermapper med dra og slipp, og samme mappeoppsett hos hver ansatt
Maler og tagger for organisering
Ikke-blokkerende opplasting med fremdrift + duplikatkontroll
Oppbevaringsregler: automatisk arkivering (eller sletting) + utløpsvarsel
Slik brukes den
- Søk fram et dokument på et ord som står inne i PDF-en, ikke bare i filnavnet.
- Last opp en ny versjon av personalhåndboka og behold hele versjonshistorikken.
- Merk en kontrakt som sensitiv, så bare de med riktig rolle ser den — og hver åpning logges.
- Send et dokument til signering med både arbeidstaker, arbeidsgiver og et vitne i rekkefølge.
- Sett oppbevaringstid, så arkiveres dokumentet automatisk når tiden er ute.
- Lag mappene «Kontrakter» og «Attester» én gang, så finnes de hos hver ansatt med hvert sitt innhold.
Hvem passer det for
Dokumenter & personalmapper er en naturlig del av driften i blant annet:
Godt å vite
- Fulltekstsøk i innholdet + forhåndsvisning i appen + rask, ikke-blokkerende opplasting.
- Streng rollebasert tilgang til sensitive personaldokumenter, med revisjonslogg på hver åpning.
- Versjoner, godkjenningsflyt, flere signatarer (ordnet), maler og automatisk arkivering.
- Mapper og undermapper du kan dra og slippe dokumenter inn i. Ansattmappene deler samme struktur, og innholdet er personlig.
- «Sjefens oppslagsverk»: rutine + ferdig dokumentmal for konkrete situasjoner i servicebransjen — «ansatt møter ikke til vakt», «kunde klager på hygiene», advarsel, oppsigelse i prøvetid og mer.
Anbefalte moduler
Disse gjør Dokumenter & personalmapper enda mer nyttig — men er valgfrie:
Vil du prøve manuelt først?
Last ned den gratis malen «Skriftlig advarsel» og gjør det på papir — eller gjør det digitalt her i Dokumenter & personalmapper.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg søke i innholdet i dokumentene, ikke bare filnavnet?
Ja. Når du laster opp en PDF trekkes teksten ut automatisk i bakgrunnen og gjøres søkbar, så et fritekstsøk finner dokumenter basert på ord som står inne i filen — i tillegg til tittel og filnavn.
Hvordan sikres sensitive personaldokumenter?
Dokumenter kan merkes som konfidensielle eller personal. Da vises de bare for brukere med den egne rettigheten «Se sensitive personaldokumenter» (den ansatte ser fortsatt sine egne), og hver åpning logges i revisjonssporet — så du har full sporbarhet på hvem som har sett hva.
Får hver ansatt sine egne mapper?
Dere setter opp mappestrukturen én gang, og den vises likt hos alle ansatte. Innholdet er personlig. Bare den ansatte selv og de med rettigheten «Endre dokumenter» ser filene. Flyttes en fil mellom fellesområdet og en ansatt, kommer det en advarsel først. Flyttingen havner i revisjonssporet.
Hva er «Sjefens oppslagsverk»?
Et praktisk oppslagsverk med konkrete situasjoner du kan havne i som leder i servicebransjen. For hver situasjon får du en tydelig rutine (steg for steg) og en ferdig dokumentmal du kan fylle ut og laste ned.
Si farvel til
manuelt arbeid
La dataene flyte automatisk og bruk tiden på det som betyr noe.
