Onboarding av nye ansatte: plan for de første 30 dagene

Hva er onboarding av nye ansatte, og hvor lenge varer det?

Onboarding av nye ansatte er det planlagte mottaket av en ny kollega, fra ansettelsen er avtalt til personen klarer jobben på egen hånd. De fleste servicebedrifter klarer seg med en plan for den første måneden, men full opplæring kan ta lenger.

I en kafé er en ny medarbeider ofte selvgående etter et par uker. På en byggeplass eller i en klinikk tar det gjerne lenger, fordi mer av opplæringen handler om sikkerhet.

Uten en plan blir mottaket tilfeldig. Den nyansatte får tre ulike svar på samme spørsmål og lærer rutinene av den som står nærmest. For de fleste bedrifter med 10–100 ansatte holder det å dele måneden i fire faser:

Etter 30 dager bør begge parter vite om starten har gått som avtalt, selv om prøvetiden varer lenger.

Hva må være på plass før første arbeidsdag?

Før første dag bør arbeidsavtalen være signert, utstyret klart, de første vaktene lagt inn og teamet varslet.

Arbeidsavtalen og fristen på sju dager

Arbeidsmiljøloven § 14-5 krever skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. For ansettelser som varer over én måned, er fristen snarest mulig, og ikke senere enn sju dager etter første arbeidsdag. Er arbeidsforholdet kortere, skal avtalen være på plass straks.

Minimumsinnholdet står i § 14-6. Blant punktene er partene, arbeidsstedet, stillingen, startdatoen, eventuell prøvetid, ferie, oppsigelsesfrister, lønn, arbeidstid og pauser. Avtalen skal også opplyse om eventuelle tariffavtaler som gjelder.

Signer helst avtalen før første arbeidsdag. Da er lønn, arbeidstid og prøvetid avklart før personen står på gulvet. En mal for arbeidsavtale gir faste felt for de viktigste punktene og gjør avtalene like for alle.

Den signerte avtalen legges i personalmappen. Hva mappen ellers skal inneholde, og hvem som får se den, har en egen artikkel. Guiden om personaladministrasjon i små bedrifter tar for seg kravene til avtale og internkontroll.

Utstyr, tilganger og de første vaktene

List opp det personen trenger for å gjøre jobben fra første time. I en butikk kan det være kassekode, nøkkelkort og arbeidsklær. Hos et renholdsfirma kommer gjerne nøkler til kundelokaler, adgangskoder og en oversikt over hvilke bygg personen skal til.

Sett opp de første vaktene før oppstart, helst på rolige tider og sammen med fadderen. En digital vaktplan i stedet for Excel gjør det lett å se hvem som er på jobb samtidig.

Beskjed til den nyansatte og teamet

Send en kort melding til den nyansatte noen dager før oppstart. Den bør svare på fem spørsmål:

• Når og hvor skal personen møte?
• Hvem tar imot?
• Hva skal personen ha på seg eller ta med?
• Hvordan ser første dag ut?
• Hvem kan personen ringe hvis noe skjer?

Gi også teamet beskjed om hvem som begynner, hvilken rolle personen får og hvem som er fadder. Da slipper den nyansatte å presentere seg for hver kollega.

Hvordan bør første arbeidsdag se ut?

Første arbeidsdag skal gi den nyansatte oversikt: hvor ting er, hvem som er hvem og hva som kan være farlig. Resten av opplæringen kan vente til de neste vaktene.

En første dag i en servicebedrift kan følge denne rekkefølgen:

1. Mottak. Nærmeste leder tar imot ved oppmøtetid, viser garderobe og pauserom og presenterer fadderen.
2. Omvisning. Vis fram lokalene, nødutgangene, brannslukkerne og førstehjelpsutstyret.
3. Sikkerhet. Forklar farene i arbeidet og hvordan de håndteres. På et kjøkken handler det om kniver, frityr og varme flater, på bygg om verneutstyr og fallsikring.
4. De viktigste rutinene. Velg de to eller tre rutinene personen trenger først, som åpning, kasse eller hygiene.
5. Praktisk informasjon. Gå gjennom arbeidstid og pauser, hvordan timer registreres og hvordan fravær meldes.
6. Arbeid med fadderen. La personen gjøre enkle oppgaver med fadderen ved siden av.
7. En kort prat til slutt. Spør hvordan dagen har vært, og avtal neste vakt.

En kafé kan la den nyansatte starte på en åpningsvakt med fadderen. I renhold går nyansatte gjerne med en erfaren kollega på de faste oppdragene.

Personalhåndboken passer som lesestoff i første uke. Har dere ingen, er en mal for personalhåndbok et greit utgangspunkt. Vil du krysse av underveis, finner du punktene i en onboarding-sjekkliste for nyansatte.

Hvilken opplæring må arbeidsgiver gi nyansatte?

Arbeidsgiver skal sørge for at den ansatte blir kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet. Den ansatte skal også få den opplæringen, øvelsen og instruksjonen som er nødvendig (arbeidsmiljøloven § 3-2 første ledd bokstav a). Plikten gjelder alle ansatte, også ekstrahjelp og sommervikarer.

Kan arbeidet innebære særlig fare for liv eller helse, skal det lages en skriftlig instruks (§ 3-2 tredje ledd).

Hvordan opplæringen legges opp, bestemmer bedriften selv ut fra hva jobben krever. En enkel opplæringsplan viser hva som skal læres, av hvem og når:

Skriv ned hva som er gjennomgått, og når. En avkrysset liste med dato og initialer holder, og den viser raskt hvor det er hull.

Faste rutiner kan ligge som sjekklister den nyansatte går gjennom selv. Da lærer personen rutinen ved å gjøre den, med punktene foran seg. Hvordan slike lister får eier og klokkeslett, står i artikkelen om hva en sjekkliste-app bør kunne.

Hva gjør en fadder for nyansatte?

En fadder er en erfaren kollega som viser den nyansatte rundt, svarer på spørsmål og forklarer de uskrevne reglene. Fadderen har ikke lederansvar. Oppfølgingen og vurderingen i prøvetiden ligger hos nærmeste leder.

Ingen lov krever fadder. Ordningen er vanlig fordi det er lettere å spørre en kollega om små ting. Et godt utgangspunkt er tett oppfølging de første to til tre ukene og løsere kontakt ut den første måneden.

Fadderens rolle endrer seg gjennom måneden:

• Første dag: tar imot sammen med lederen og jobber side om side med den nyansatte.
• Første uke: går på de samme vaktene så langt det lar seg gjøre, og viser kjerneoppgavene.
• Uke 2–4: lar den nyansatte gjøre mer alene, sjekker inn etter vaktene og sier fra til lederen om noe bør tas opp.

Velg en fadder som har tid og lyst. En dyktig kollega som allerede er presset, får lite overskudd til en nyansatt. Det samme gjelder en som har sagt opp.

Fadderrollen tar tid, og den tiden må finnes i vaktplanen. Regn med at fadderen rekker litt mindre av egne oppgaver de første ukene. En butikk bør derfor helst ikke starte en nyansatt midt i julehandelen.

Hvordan følger dere opp de første 30 dagene og prøvetiden?

De første 30 dagene følger dere opp med en samtale i første uke, korte tilbakemeldinger i uke 2–4 og en statussamtale rundt dag 30. Ingen av samtalene er lovpålagt. De gir lederen et grunnlag for å vurdere prøvetiden, og den nyansatte en sjanse til å si fra tidlig.

Første uke: oppstartssamtale

Sett av 20–30 minutter mot slutten av første uke. Snakk om hvordan starten har vært, hva som er uklart og hva personen trenger mer opplæring i. Avtal også hva som skal være lært innen dag 30.

Uke 2–4: opplæringsplan og tilbakemelding

Bruk opplæringsplanen som huskeliste og kryss av underveis. Si fra etter vaktene, både om det som går bra og det som bør gjøres annerledes. En liten rettelse i uke to er lettere for begge enn en stor samtale i måned fire.

Dag 30: statussamtale

Gå gjennom opplæringsplanen og se hva som gjenstår. Si tydelig hvordan du vurderer innsatsen så langt, og hva som må på plass før prøvetiden er over. En mal for medarbeidersamtale kan gi samtalen struktur.

Be også om tilbakemelding på selve mottaket. Det den nyansatte savnet, kan dere legge inn i planen før neste person begynner.

Prøvetiden: frister dere må kjenne

Prøvetid kan avtales for inntil seks måneder (arbeidsmiljøloven § 15-6). Ved midlertidig ansettelse kan prøvetiden være høyst halvparten av ansettelsestiden. Prøvetiden skal stå i arbeidsavtalen.

Har den ansatte vært borte, kan prøvetiden forlenges like lenge som fraværet. Det krever skriftlig beskjed om muligheten ved ansettelsen og skriftlig varsel før prøvetiden er ute. Fravær som arbeidsgiver har forårsaket, gir ikke grunnlag for forlengelse.

I prøvetiden er den gjensidige oppsigelsesfristen 14 dager, med mindre noe annet er avtalt skriftlig eller står i tariffavtale (§ 15-3 sjuende ledd). Arbeidsgiver kan da si opp med begrunnelse i den ansattes tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.

Denne særregelen gjelder bare når oppsigelsen gis før prøvetiden er ute. Vanlige saklige grunner etter § 15-7 kan også brukes. Saksgangen står i rutinen for oppsigelse i prøvetiden.

Skriv datoen prøvetiden går ut inn i kalenderen samme dag som avtalen signeres. Legg inn en samtale et par uker før, så det er tid til å handle hvis noe ikke fungerer.

Hvordan tar dere imot ekstrahjelp og deltidsansatte?

Ekstrahjelp og deltidsansatte trenger det samme mottaket som heltidsansatte. Kravet om skriftlig arbeidsavtale og opplæringsplikten gjelder også for dem.

En deltidsansatt som jobber to kvelder per uke, bruker flere uker på det en heltidsansatt lærer på én. Mål derfor planen i vakter, slik at «første uke» blir de første fem vaktene.

Starter flere sommervikarer samtidig, lønner det seg å samle opplæringen. En kafé som tar inn fem vikarer til sesongen, kan holde én felles opplæringskveld i forkant. Etterpå går hver av dem et par vakter sammen med en fadder.

Bruk en mal for midlertidig arbeidsavtale når ansettelsen har en sluttdato. Avtalen skal da også oppgi grunnlaget for den midlertidige ansettelsen og forventet varighet (§ 14-6 første ledd bokstav e).

Hvordan hjelper Operra med onboarding av nye ansatte?

Operra hjelper med onboarding av nye ansatte gjennom tilleggsmodulen Onboarding & arbeidsavtaler, som samler avtalen og oppgavene rundt oppstarten. Ansattregisteret og mobilappen er inkludert i alle abonnement.

Arbeidsavtalen lages fra en mal i en veiviser i fire steg. Før sending sjekkes avtalen mot punktene i arbeidsmiljøloven § 14-6, og det som mangler, gir et varsel. Innholdet er fortsatt arbeidsgivers ansvar.

Den ansatte signerer i appen eller via lenke på e-post, og den signerte avtalen legges i personalmappen. Signeringen bruker enkel elektronisk signatur, der e-posten identifiserer den som signerer. BankID inngår ikke.

Lederen starter et onboardingløp for den nyansatte, med oppgaver, ansvarlig og frist regnet fra startdatoen. Standardmalen har blant annet IT-tilgang, utstyr, velkomst og omvisning, rutiner og HMS, signering av avtalen og introduksjon til teamet. Dere kan også lage egne maler per rolle.

Den ansvarlige ser oppgavene sine under «Mine oppgaver», også uten admin-tilgang. Nærmer en oppgave seg fristen, eller er den forfalt, får vedkommende en påminnelse.

Før første dag fyller lederen inn oppmøtetid, sted, kontaktperson og en hilsen. Den nyansatte ser dette i «Min onboarding» i appen, sammen med avtalen som venter på signatur. Operra har ingen egen fadderfunksjon, så kontaktpersonen kan gjerne være fadderen.

To andre tilleggsmoduler passer inn i mottaket. Med Dokumenter & personalmapper får hver ansatt en mappe med rollebasert tilgang og digital signering. Med digitale sjekklister kan rutiner som åpning og stenging tildeles den nyansatte og gjentas hver dag.

Alle funksjonene står på siden om Onboarding & arbeidsavtaler i Operra. Hva modulene koster, finner dere under priser og prøveperiode, og de første 30 dagene koster ingenting.