Hva bør en sjekkliste-app kunne? Krav, felttyper og eksempler

Når trenger dere en sjekkliste-app?

Dere trenger en sjekkliste-app når samme kontroll skal gjøres fast av skiftende folk, og dere må kunne vise hvem som gjorde den. Til enkeltoppgaver holder en to do-app. En liste ingen skal dokumentere, kan godt henge på papir.

Fire spørsmål avgjør valget:

• Deler flere skift samme liste? Da må hver utfylling vise hvem som gjorde den, og når.
• Har kontrollen en grense, som en temperatur? Da bør et tall utenfor grensen gi beskjed med en gang.
• Kan noen utenfra be om å se listene? Ved tilsyn eller en klage fra en kunde teller dato og navn.
• Blir listen glemt av og til? Et ark kan ikke si fra om det som aldri ble gjort.

Svarer dere ja på flere av dem, er en sjekkliste-app verdt å se nærmere på. Tabellen viser hvordan de vanlige løsningene står mot hverandre:

En sjekkliste-app gir hver utfylling et navn og et klokkeslett, og den sier fra når en liste ikke er fylt ut innen fristen. Korte lister og tydelig eierskap er ledelse, og det må dere sørge for selv. Hvordan dere skriver punkter som blir fulgt, viser guiden til sjekkliste for daglige rutiner og digital egenkontroll.

Hva bør en sjekkliste-app kunne?

En sjekkliste-app bør fungere på de ansattes egen mobil og lagre hvem som gjorde hva, og når. Den bør gjenta listene etter plan, si fra når en rutine ikke er gjort og sende feil videre. Bruk punktene under som spørsmål til leverandørene dere vurderer.

Den må fungere på mobilen

Kontrollen skjer ved kjøleskapet, eller i et kontorbygg klokka seks om morgenen. Må den ansatte gå til en PC for å krysse av, blir det gjort i ettertid. Spør også om hver ansatt får egen innlogging, for med en felles bruker ser ingen hvem som sjekket.

Navn og tidspunkt på hver utfylling

Hver innsending bør lagre hvem som fylte ut, når det skjedde og hva svaret var. Da ser dere om temperaturen ble målt klokka 07:10 eller skrevet inn rett før stenging.

Fast ansvarlig og gjentakelse

Listen bør ha én navngitt ansvarlig, eller gå til alle som er på jobb. Gjentakelsen bør skje automatisk: daglig, på bestemte ukedager eller en gang i måneden.

Varsel og avvik

Still leverandøren dette spørsmålet først: Kan lederen se hva som ikke ble gjort? En historikk over utfylte lister sier ingenting om listen som mangler.

Appen bør varsle den ansvarlige når klokkeslettet er passert. Et feil svar bør bli et avvik med bilde, så saken havner hos noen som kan rette den.

Hvilke felttyper trenger dere i en digital sjekkliste?

En digital sjekkliste trenger som regel sju felttyper: avkryssing, ja/nei, tall, tekst, bilde, signatur og temperatur. Velg felttype etter hva punktet skal bevise, for en måling eller et bilde viser mer enn et kryss.

Avkryssing er raskest, men den er også lettest å fylle ut uten å sjekke. Bruk den for handlinger som alle kan se er gjort. Der det finnes en grense, er en måling bedre.

Sett grenser på tall og temperatur

Et godkjent område gjør et tall om til et ja eller nei. For lett bedervelige næringsmidler gjelder temperaturen på merkingen. Mangler den, og nasjonale retningslinjer ikke sier noe annet, er grensen 4 °C eller lavere (næringsmiddelhygieneforskriften § 12).

Settes grensen til maks 4 °C, blir 6 °C markert som avvik med en gang. Uten grense blir tallet stående i en kolonne til noen tilfeldigvis leser den.

Oppfølgingsspørsmål og bilde ved avvik

Betingede spørsmål holder listen kort. Svarer den ansatte nei på «Er nødutgangen fri?», dukker «Hva ble gjort?» opp. Krever appen i tillegg bilde av et avvikende svar, følger dokumentasjonen med fra start.

Hvordan kan sjekklistene se ut i restaurant, butikk og renhold?

Sjekklistene i restaurant, butikk og renhold skiller seg mest i oppsettet: restauranten trenger temperatur med grense, butikken gjentakelse på leveringsdager og renholdet bilde per rom. Eksemplene under er tenkte bedrifter, så punktene må dere tilpasse til egne lokaler.

Restaurant: åpning, kjøl og stenging

En restaurant har 15 ansatte og to kjøleskap på kjøkkenet. Åpningslisten eies av kjøkkensjefen og skal være fylt ut klokka 10:00. Stengelisten eies av den som er stengeansvarlig, med frist klokka 23:30.

Begge listene har et temperaturfelt per kjøleskap med maks 4 °C, og kjølepunktene er merket som kritiske. Måles det 7 °C i Kjøl 2, må den ansatte ta bilde av termometeret og skrive hva som ble gjort med varene. Lederen får varsel om avviket med en gang.

Kasseoppgjøret ved stenging passer som et tallfelt for differanse. Malen for åpne- og stengesjekkliste gir et utgangspunkt for punktene.

Butikk: varemottak og kjølevarer

En nærbutikk med åtte ansatte får leveranser tirsdag og fredag. Listen for varemottak gjentas bare på leveringsdagene og tildeles den som tar imot varene.

Den har et temperaturfelt for kjølevarene og et ja/nei-felt for om leveransen stemmer med følgeseddelen. Svarer den ansatte nei, kommer et tekstfelt og et krav om bilde av det som mangler eller er skadet.

Varemottaket henger sammen med telling og bestilling. Den sammenhengen står i artikkelen om lagerstyring for små bedrifter.

Renhold: rom for rom med bilde

Et renholdsfirma har faste oppdrag i tre kontorbygg. Her er det ofte bildet som teller, for et kryss for «toalett vasket» sier lite når kunden ringer og klager.

Hvert rom eller område får sin egen korte liste, med et bildefelt for resultatet til slutt. En QR-kode på innsiden av døra kan åpne riktig liste fra mobilkameraet, så renholderen slipper å lete.

Hva skjer når et punkt feiler eller en liste blir glemt?

Et punkt som feiler, skal rettes med en gang og meldes som avvik. En glemt liste bør gi beskjed til den ansvarlige mens det fortsatt er mulig å gjøre kontrollen.

Tre begreper blir ofte blandet:

• Sjekklisten viser at en kontroll ble gjort, med svar, tid og navn.
• Avviket er det som ble funnet galt: hva, hvor og når.
• Tiltaket er det som gjøres for at det ikke skal skje igjen, med en ansvarlig og en frist.

Ifølge Arbeidstilsynet skal alle virksomheter ha rutiner for å avdekke, melde, rette opp og forebygge avvik. Stegene fra melding til lukket sak står i guiden under oppfølging av avvik fra sjekklisten.

For sjekklisten betyr det at «Kjøl 2: 7 °C» bare er starten på saken. Neste spørsmål er hvorfor. Sto døra åpen, er pakningen slitt, eller var kjøleskapet overfylt etter levering?

Den glemte listen er vanskeligere, fordi den ikke etterlater noe spor. Derfor trenger hver liste et klokkeslett. Kommer samme liste stadig for sent, er tidspunktet ofte feil valgt, eller listen er for lang.

Ved tilsyn bør dere kunne vise at kontrollene ble gjort, og hvordan avvikene ble håndtert. Mattilsynet nevner app som en av flere måter å dokumentere internkontrollen på.

Rutinene for håndtering av avvik og for regelmessig gjennomgang må likevel være skriftlige. Guiden lister opp hva dere bør kunne vise fram ved tilsyn.

Hvordan innfører dere en sjekkliste-app uten at den dør etter to uker?

Dere innfører en sjekkliste-app best ved å starte med én liste som betyr noe, med én eier og et klokkeslett. Gå gjennom resultatet etter to uker, og legg til flere lister når den første går av seg selv.

1. Velg én rutine å starte med. Ta den som oftest glipper, eller den som betyr mest for sikkerheten, som temperaturkontrollen eller stengingen.
2. Kutt listen til det som må sjekkes hver gang. Ukentlige og månedlige kontroller får egne lister. Vernerunder og årlige gjennomganger passer bedre i et HMS-årshjul med aktiviteter for hver måned.
3. Gi listen én eier. Tildel den til en navngitt ansatt, og si høyt på personalmøtet hvem som har ansvaret.
4. Sett et klokkeslett. «Før åpning» blir «ferdig 09:30». Uten klokkeslett finnes det ingen frist å varsle om.
5. Sørg for at alle kan logge inn. Sjekk at hver ansatt har bruker og appen på mobilen før første dag.
6. Ta første runde sammen med den som skal gjøre den. Da ser du hvilke punkter som er uklare.
7. Gå gjennom resultatet etter to uker. Se hvilke lister som kom sent, og hvilke punkter som feiler oftest. Fjern punktene ingen trenger, og legg så til neste liste.

Svar synlig på avvikene som kommer inn. Ser de ansatte at en melding om kjøleskapet fører til en reparasjon, fortsetter de å melde. Punkter som stadig blir hoppet over de første ukene, forteller hva som bør endres på listen.

Nye ansatte bør gå gjennom listene i opplæringen. Artikkelen med en plan for de første 30 dagene for nye ansatte viser hvor det passer inn.

Har bedriften allerede flere apper som overlapper, bør dere rydde før dere tar i bruk en ny. Artikkelen om digitalisering viser hvordan dere rydder i systemene.

Hvordan setter du opp sjekklister i Operra?

Du setter opp digitale sjekklister i Operra punkt for punkt, med de sju felttypene fra tabellen over. Sjekklister er en tilleggsmodul. Tall og temperatur kan få godkjent min og maks, og verdier utenfor markeres som avvik.

Et oppfølgingsspørsmål kan holdes skjult til et bestemt svar utløser det. Et avvikende svar kan også kreve bilde før det godtas.

Listen kan gå til alle ansatte, én ansatt, et rom eller et utstyr. Rom settes opp som lokasjoner i Vaktplan, og utstyr krever modulen Utstyr & vedlikehold. Gjentakelsen settes til hver dag, bestemte ukedager eller én gang i måneden.

Har en gjentakende liste et klokkeslett, varsler Operra de tildelte når rutinen ikke er fullført i tide. Lister som er tildelt et rom, gir ikke varsel til noen. Skal en romliste ha påminnelse, tildeler du den til én ansatt eller alle ansatte.

Ansatte som er logget inn, kan åpne riktig liste med en QR-kode på rommet eller utstyret. Operra lagrer svar, bilder og signatur sammen med navn og tidspunkt for hver utfylling. Analysefanen viser hvor stor del som blir gjort, hva som kommer for sent og hvilke punkter som oftest feiler.

Et punkt som er merket som kritisk, blir automatisk et avvik når det feiler, med bildene som ble tatt. Administratorene i bedriften får varsel om avviket. Videre oppfølging skjer i tilleggsmodulen Avvik, med avviksregistrering med årsak og tiltak.

Ferdige maler finnes for blant annet åpning og stenging av kafé og restaurant, daglig hygienesjekk, HMS-runder og brannøvelse. Utfyllingen gjøres på telefonen, enten i appen eller i en nettleser. Mobilappen og innlogging for alle ansatte er med i alle abonnement, mens Sjekklister og Avvik er tilleggsmoduler.

Operra viser at kontrollen ble gjort, av hvem og når. Om punktene og grensene passer driften, må dere vurdere selv.

Sjekklister og Avvik har hver sin pris per modul, og begge kan prøves gratis i 30 dager. Sjekklistene står sammen med vaktplan, timer og avvik i listen over administrative oppgaver som kan flyttes fra papir.