Internkontroll alkohol: kravene, rutinene og prikkene for skjenkesteder og butikker

Hva er internkontroll alkohol, og hvem må ha det?

Internkontroll alkohol er de faste tiltakene som sikrer at salg og skjenking skjer etter bevillingen, alkoholloven og forskriftene. Plikten gjelder alle som har salgs- eller skjenkebevilling (alkoholforskriften § 8-1). Restauranter, kafeer, barer, hoteller og dagligvarebutikker som selger øl er altså omfattet.

Forskriften definerer internkontroll som systematiske tiltak for å planlegge, organisere, utføre og vedlikeholde virksomheten i tråd med kravene (§ 8-2). Ambulerende skjenkebevilling er unntatt. For bevilling til en enkelt anledning kan kommunen gjøre unntak når plikten virker urimelig.

IK-alkohol er en egen ordning ved siden av HMS-internkontrollen og IK-mat. Det er kommunen som kontrollerer den (§ 9-1). Kravene til HMS og mat står i artikkelen om internkontroll i små bedrifter.

Hva krever alkoholforskriften kapittel 8?

Alkoholforskriften § 8-3 andre ledd lister seks punkter som den eller de ansvarlige for virksomheten skal sørge for. Tabellen viser hva hvert punkt kan bety i praksis.

Hvor mye må dokumenteres?

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold (§ 8-3 første ledd). Den skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig for kontrollmyndigheten.

Helsedirektoratets guide til god internkontroll sier at det må finnes en samlet beskrivelse. Systemet kan være elektronisk og bestå av flere dokumenter. Det skal ligge der det brukes i daglig drift, og kunne vises fram ved kontroll.

Bergen kommune skriver at virksomheten må vise at systemet «faktisk er i bruk». En perm som står urørt i et skap, holder derfor dårlig ved en kontroll.

Hvem har ansvaret: bevillingshaver, styrer og stedfortreder?

Bevillingshaver og styrer er ansvarlige for at salg og skjenking følger regelverket (alkoholforskriften § 2-2). De skal føre tilsyn med de ansatte, gjøre dem kjent med reglene og gi den veiledningen driften krever. Når styreren er borte, har stedfortrederen de samme pliktene.

Hver bevilling skal ha en styrer og en stedfortreder som kommunen har godkjent (alkoholloven § 1-7c). Begge må være ansatt på stedet eller jobbe der som eier. De må være over 20 år og ha dokumentert kunnskap om alkoholloven. Kommunen kan gjøre unntak fra kravet om stedfortreder når det vil virke urimelig, for eksempel på et lite sted.

Slutter styreren, skal bevillingshaver straks søke om godkjenning av en ny. En rutine for styrerskifte i internkontrollen hindrer at søknaden blir glemt.

Hva er kunnskapsprøven?

Kunnskapsprøven er en elektronisk flervalgsprøve som dokumenterer kunnskapen styrer og stedfortreder må ha (alkoholforskriften §§ 5-1 og 5-4). Det er egne prøver for salgsbevilling og skjenkebevilling, og kandidaten har 60 minutter. Kommunen holder prøven og skal tilby den innen 2 måneder etter at den har fått melding (§ 5-3).

Ved bestått prøve får kandidaten et bevis (§ 5-5). Legg en kopi av beviset i internkontrollen. Da kan dere vise at kravet er oppfylt.

Hvilke rutiner trenger et skjenkested og en butikk?

Rutinene skal dekke det kommunen særlig kontrollerer: tider, aldersgrenser og salg til åpenbart påvirkede (alkoholforskriften § 9-4). Helsedirektoratets guide anbefaler å starte med en kartlegging av hvor risikoen er størst. Typiske eksempler kan være fredagskvelder, arrangementer og uteservering.

Alderskontroll

Drikk med under 22 prosent alkohol skal ikke selges, skjenkes eller utleveres til noen under 18 år. For drikk med 22 prosent eller mer, som brennevin, er grensen 20 år (alkoholloven § 1-5). Ved tvil om alderen har de ansatte rett og plikt til å kreve legitimasjon (alkoholforskriften § 2-4).

Helsedirektoratets guide bruker regelen «Be om legitimasjon for alle som ser yngre ut enn 25 år» som eksempel. Rutinen bør si hvilken legitimasjon dere godtar, og hva den ansatte gjør når gjesten ikke kan vise den. Hva du gjør hvis det likevel skjer, står i personalsaken om alkoholservering til mindreårig.

Aldersgrensen for de ansatte

Den som selger, utleverer eller skjenker alkohol, må selv ha fylt 18 år (alkoholloven § 1-5 tredje ledd). For drikk med 22 prosent alkohol eller mer er kravet 20 år. Ansatte med fagbrev som kokk, servitør eller resepsjonist er unntatt. Det samme gjelder lærlinger i en reell opplæringssituasjon (alkoholforskriften § 2-3).

Sjekk alderen når vaktene settes opp og når de byttes. Artikkelen om vaktbytte viser hvordan en 17-åring kan havne på en skjenkevakt.

Åpenbart påvirkede gjester

Det er forbudt å selge eller skjenke alkohol til personer som er åpenbart påvirket av rusmidler (alkoholloven § 8-11). En åpenbart påvirket person skal ikke slippes inn, og den som er inne, skal bort fra stedet (alkoholforskriften § 4-1). Sitter en påvirket gjest i et selskap, får ingen i selskapet servering før vedkommende er fjernet (§ 4-2).

Rutinen bør si hvem som avgjør, hvordan gjesten bes om å gå, og når politiet ringes. Fremgangsmåten står i personalsaken om å bortvise en beruset kunde.

Andre regler rutinene bør dekke

• Skjenketider. Skriv tidene fra bevillingsvedtaket inn i stengerutinen.
• Skjenkemengde. Brennevin skjenkes i 2 eller 4 cl (§ 4-5). Regelen gjelder ikke cocktails.
• Alkoholfrie alternativer. De skal finnes og stå på skjenkekartet (§ 4-6).
• Medbrakt og uttak. Gjester skal ikke drikke medbrakt alkohol eller ta skjenket drikke med ut (§ 4-4).
• Butikk. Alkohol skal ikke drikkes i salgslokalet (§ 3-2). Drikken skal stå slik at den ikke forveksles med alkoholfri drikke (§ 3-3).

Hvordan fungerer prikksystemet?

Kommunen skal tildele prikker når en kontroll avdekker brudd på alkoholloven eller bevillingen (alkoholforskriften §§ 10-1 og 10-2). Får bevillingshaveren til sammen 12 prikker i løpet av to år, inndras bevillingen i én uke. Flere prikker gir lengre inndragning.

Like brudd som avdekkes ved samme kontroll, regnes som ett brudd. Toårsperioden regnes fra tidspunktet bruddene skjedde, og den løper videre selv om bevillingen fornyes. Ved overdragelse av virksomheten starter en ny periode.

Kommunen kan gi færre prikker ved svært formildende omstendigheter og flere ved svært skjerpende (§ 10-4). Før vedtaket får dere forhåndsvarsel og kan uttale dere, og vedtaket kan påklages (§ 10-5).

Regnestykket viser hvorfor internkontrollen betyr noe. Én skjenking til en 17-åring og mangler ved internkontrollen gir 10 prikker. Et nytt brudd på skjenketiden innen to år gir 14 prikker. Etter skjemaet i Helsedirektoratets merknader gir det 9 dagers inndragning i stedet for 7.

Hva skjer når kommunen kommer på skjenkekontroll?

Kommunen skal kontrollere hvert salgs- og skjenkested minst én gang i året (alkoholforskriften § 9-7). På skjenkesteder er det minst to kontrollører, og kontrollen kan være åpen eller anonym (§ 9-5). Etterpå presenterer kontrollørene seg for den ansvarshavende og forteller hvilket inntrykk de fikk.

Dere får en skriftlig rapport innen en uke, og har to uker på å uttale dere (§ 9-6). Rapporten går til bevillingsmyndigheten, og det er den som vurderer prikker.

Ved tilsyn med selve internkontrollen ber kommunen om å se dokumentasjonen. Bergen kommune lister blant annet bevillingsdokumentene, organisasjonskart, avviksskjema, kartleggingen med tiltak og opplæringsrutiner med signaturskjema. Tilsyn fra Arbeidstilsynet gjelder HMS og arbeidstid, og står i artikkelen om tilsyn fra Arbeidstilsynet.

Hvordan kan IK-alkohol se ut i en kafé med 12 ansatte?

Eksemplet er hypotetisk. Si at en kafé har skjenkebevilling for øl og vin, med daglig leder som styrer og skiftlederen som stedfortreder. Begge har bestått kunnskapsprøven for skjenking.

Internkontrollen består av åtte deler:

1. Bevillingsvedtaket med skjenketider, vilkår og datoen bevillingen utløper.
2. Ansvarsoversikt med styrer, stedfortreder og hvem som er ansvarshavende på hver vakt.
3. Kartlegging av de største risikoene: fredag og lørdag kveld, quiz med studenter og uteserveringen.
4. Rutiner for legitimasjon under 25 år, påvirkede gjester, stenging og skjenkemengde.
5. Opplæringsplan. Nyansatte går gjennom rutinene første uke og signerer på at de har lest dem.
6. Aldersliste. Ansatte under 18 år står på listen og får bare oppgaver uten salg, skjenking og utlevering av øl og vin.
7. Avvikslogg for avviste gjester, falsk legitimasjon og hendelser ved stenging.
8. Gjennomgang på personalmøtet hver høst og etter hver kontroll fra kommunen.

Bergen kommune anbefaler gjennomgang minst én gang i året og ved hver nyansettelse. Daglige kontroller som skjenketid og stenging passer godt i en sjekkliste. Hvordan du lager punkter som blir fulgt, står i guiden om sjekklister for daglige rutiner. Flere tips for serveringsbransjen finner du på siden for kafé og restaurant.

Hvordan kan Operra hjelpe med internkontrollen?

Operra gir dere ett sted for rutinene, de daglige kontrollene og avvikene, så dokumentasjonen er klar når kommunen spør. Innholdet i internkontrollen er likevel bedriftens eget. Operra lager ikke IK-systemet for dere.

Sjekklister. Du bygger en egen liste for skjenkestart og stenging med ja/nei, tekst, bilde og signatur. Det finnes ingen ferdig mal for skjenking. Malene for åpning og stenging av kafé kan kopieres og tilpasses. Listen gjentas daglig eller på valgte ukedager med et klokkeslett.

Hver innsending lagres med hvem som gjorde den og når. Med Vaktplan kan listen tildeles dem som har vakt den dagen. Er listen merket som obligatorisk, kan lederne få varsel når den ikke er gjort. Feiler et punkt som er merket kritisk, opprettes et avvik automatisk.

Avvik. De ansatte melder avvisninger og hendelser fra mobilen med bilde, anonymt der det passer. Tiltak får ansvarlig og frist. Avviket kan ikke lukkes før noen har bekreftet at tiltaket virket. Arbeidsflyten står i artikkelen om avvikshåndtering.

Dokumenter. Bevillingsvedtak, rutiner og bevis for kunnskapsprøven kan ligge i kategorien Rutiner. Får vedtaket en utløpsdato, varsles den som lastet det opp, og de med skrivetilgang til dokumenter, 30 dager før og igjen nærmere datoen. Et dokument kan sendes til signering til opptil 10 personer per forespørsel. Signaturen identifiseres via e-post, og Operra bruker ikke BankID.

Har dere HMS-modulen, kan skjenkerutinen også legges inn som rutine med lesekrav. De ansatte bekrefter at de har lest versjonen, og en ny versjon må leses på nytt.

Operra kontrollerer ikke legitimasjon, alder på gjester eller skjenketider. Vaktplan sjekker heller ikke alderen på den som settes på en skjenkevakt. Operra fører ikke prikkregnskap og har ingen kobling til kommunens kontrollrapporter.

Sjekklister koster 99 kr/mnd, Avvik 99 kr/mnd og Dokumenter 199 kr/mnd. I tillegg kommer 39 kr per aktiv ansatt per måned, eks. mva. Se hva som er med i Sjekklister, og prøv gratis i 30 dager.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Kommunen er bevillingsmyndighet og skal gi råd og veiledning (alkoholforskriften § 9-2), så spør dem når du er i tvil.