Tilsyn fra Arbeidstilsynet: dette ber de om, og slik går det etterpå

Hva er et tilsyn fra Arbeidstilsynet?

Et tilsyn er Arbeidstilsynets kontroll av om bedriften følger arbeidsmiljøloven og forskriftene til den. Det finnes tre former: meldt tilsyn, uanmeldt tilsyn og dokumenttilsyn uten besøk.

Arbeidstilsynet har til enhver tid «uhindret adgang» til arbeidsplasser loven gjelder for (arbeidsmiljøloven § 18-4 første ledd). Bedriften har også plikt til å gi de opplysningene tilsynet trenger, i den formen Arbeidstilsynet bestemmer (§ 18-5 første ledd).

Uanmeldt tilsyn brukes når det er viktig å se forholdene med en gang. Arbeidstilsynet nevner mistanke om mangelfull sikkerhet, arbeidsmiljøkriminalitet og mangelfulle lønns- og arbeidsvilkår som eksempler.

I 2025 gjennomførte Arbeidstilsynet 14 380 tilsyn, ifølge årsrapporten. Det tilsvarer om lag 5 prosent av virksomhetene med ansatte. Tilsynene er risikobaserte, så Arbeidstilsynet går dit kunnskapen tilsier at behovet er størst.

Hva skjer når dere får varsel om tilsyn?

Ved et meldt tilsyn får dere først et brev om formålet og hva tilsynet skal se på. Brevet sier også hvilke dokumenter dere skal sende på forhånd eller legge fram under besøket.

Arbeidstilsynet møter minst arbeidsgiver og verneombud. Arbeidsgiver har rett til å være til stede og kan pålegges å være det (§ 18-4 andre ledd). Når inspektørene snakker med de ansatte, kan de gjøre unntak fra denne retten.

Fire ting bør skje samme dag som brevet kommer:

1. Les temaene og fristen. Sett en intern frist en uke før den Arbeidstilsynet har gitt.
2. Gi verneombudet beskjed. Verneombudet skal være med, og bør se de samme dokumentene som dere sender.
3. Lag en liste over dokumentene brevet ber om. Skriv hvem som henter hva, og hvor det ligger.
4. Se etter åpenbare mangler. Rett dem før tilsynet. Et dokument som lages eller rettes nå, skal ha dagens dato og aldri tilbakedateres.

Hvilke dokumenter ber Arbeidstilsynet om?

Arbeidstilsynet ber ofte om arbeidsavtaler, arbeidsplan og timelister, risikovurdering, dokumentasjon av verneombudet og daglig leders HMS-opplæring. Det finnes ingen fast liste, og brevet sier hva akkurat deres tilsyn gjelder. Tabellen viser hva loven krever på disse områdene.

Oversikten over arbeidstiden skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet (§ 10-7). Det samme gjelder skaderegisteret (§ 5-1).

Hva timelisten skal vise, står i guiden om krav til timeliste. Punktene i arbeidsavtalen står i artikkelen om hva en arbeidsavtale skal inneholde. De åtte kravene til internkontroll er forklart i artikkelen om internkontroll i små bedrifter.

Hva finner Arbeidstilsynet oftest?

Årsrapporten for 2025 peker på tre gjengangere: risikovurdering, arbeidsavtaler og registrering av arbeidstid.

• I 2 365 tilsyn om muskel- og skjelettplager og psykiske plager var kartleggingen og risikovurderingen mangelfull i nær to tredjedeler. Tiltakene manglet ofte handlingsplan, ansvarlig og frist.
• I tilsynene med lønns- og arbeidsvilkår gjaldt klart flest pålegg innholdet i arbeidsavtaler. Deretter fulgte oversikt og registrering av arbeidstid, og valg av verneombud.

Arbeidstilsynet skriver at de savner «en tydelig rød tråd» mellom dokumentasjonen og de faktiske arbeidsoppgavene. En risikovurdering som ikke beskriver arbeidet hos dere, treffer akkurat dette funnet. En ferdig mal for risikovurdering må derfor fylles med egne farer og tiltak.

Hva skjer etter tilsynet?

Etter tilsynet skriver Arbeidstilsynet en tilsynsrapport. Den har to deler: en oppsummering av temaene og en oversikt over eventuelle brudd på regelverket.

Dere har vanligvis tre uker fra dere mottok rapporten, til å svare skriftlig. Bruk fristen til å rette faktiske feil og sende dokumentasjon som manglet. Verneombudet skal få kopi av rapporten (§ 18-4 tredje ledd).

Som hovedregel varsler Arbeidstilsynet et pålegg før det blir vedtatt. Ifølge årsrapporten ble om lag 15 prosent av påleggene som ble varslet i 2025, innfridd før det kom et vedtak.

Et vedtatt pålegg er skriftlig og har en frist (§ 18-6 andre ledd). De tillitsvalgte skal gjøres kjent med det (åttende ledd). Dere kan klage innen tre uker fra dere mottok vedtaket, og ved gode grunner kan dere søke om utsatt frist.

Hvilke reaksjoner kan Arbeidstilsynet gi?

Arbeidstilsynet har fire hovedreaksjoner: pålegg, tvangsmulkt, stans og overtredelsesgebyr. Alvorlige brudd kan i tillegg anmeldes til politiet.

Pålegg er den vanligste reaksjonen. I 2025 ga Arbeidstilsynet minst én reaksjon i 60 prosent av tilsynene og vedtok nær 19 450 pålegg.

Så langt er 8 prosent av påleggene fra 2025 fulgt opp med tvangsmulkt og 1 prosent med stans, fordi fristen ikke ble holdt. Arbeidstilsynet vedtok også 574 overtredelsesgebyrer, til sammen nær 90 millioner kroner.

Ved overhengende fare kan Arbeidstilsynet stanse arbeidet uten å gi pålegg først (§ 18-8). Bedriften må da dokumentere at faren er borte, før stansen oppheves.

Hva avgjør et overtredelsesgebyr?

Overtredelsesgebyr kan ilegges selv om ingen enkeltperson har utvist skyld (§ 18-10 første ledd). Arbeidstilsynet kan gi gebyret selv om pålegget er oppfylt, og i opptil fem år etter at bruddet opphørte. Ved åpenbar risiko kan gebyret komme uten at det er gitt pålegg først.

Ved vurderingen skal det særlig legges vekt på hvor alvorlig bruddet er, graden av skyld og om det er gjentatt (andre ledd). Det teller også om bedriften kunne ha forebygget bruddet med rutiner, opplæring eller kontroll. Rutiner som er skrevet ned og faktisk brukes, har altså betydning også her.

Fra 1. juli 2025 kan Arbeidstilsynet også gi gebyr til den som leder virksomheten, ved forsettlige eller grovt uaktsomme brudd (§ 18-10 a). Gebyret til en person kan være opptil 25 ganger grunnbeløpet.

Hvordan forbereder dere dere på tilsyn fra Arbeidstilsynet?

Dere forbereder dere best ved å holde dokumentasjonen oppdatert gjennom året. Da er varselet raskt å svare på, uansett om det er et brev eller en inspektør i døra.

Åtte steg dekker det tilsynet oftest spør om:

1. Arbeidsavtaler. Sjekk at alle ansatte har en signert avtale, også ekstrahjelp og sommervikarer.
2. Timelister. Sjekk at de viser faktisk arbeidstid med start og slutt, og at overtiden kan leses ut.
3. Arbeidsplan. Planen skal være lett tilgjengelig for de ansatte (§ 10-3).
4. Risikovurdering. Gå gjennom den med verneombudet. Hvert tiltak skal ha en ansvarlig og en frist.
5. Avvik. Vis at avvik meldes, behandles og lukkes. Se artikkelen om avvikshåndtering.
6. Verneombud. Sjekk at verneombudet er valgt, står på oppslag og har fått opplæring.
7. HMS-opplæring. Finn kursbeviset for daglig leders opplæring, med innholdet beskrevet.
8. Gjennomgang. Dokumenter siste gjennomgang av internkontrollen og hva den førte til.

Har bedriften plikt til bedriftshelsetjeneste, legg avtalen i samme mappe. Datoene for vernerunder og gjennomgang kan stå i HMS-årshjulet, så ingenting glipper.

Timelistene viser også om reglene for hviletid og overtid er fulgt. Reglene står i artiklene om hviletid og pauser og regler for overtid.

Eksempel: en kafé får dokumenttilsyn

Eksemplet er tenkt. Det viser hvordan et dokumenttilsyn kan gå fra brev til lukket sak.

En kafé med 18 ansatte får brev om dokumenttilsyn med tema arbeidstid og arbeidsavtaler. Brevet ber om avtalene til fem navngitte ansatte, arbeidsplanen og timelistene for de siste tre månedene.

Daglig leder finner fire signerte avtaler. Den femte, for en ekstrahjelp, ble aldri skrevet. Timelistene er ført. De viser likevel de planlagte vaktene i stedet for tiden som faktisk ble jobbet.

Tilsynsrapporten beskriver to brudd, og Arbeidstilsynet varsler pålegg etter § 14-5 og § 10-7. Kafeen skriver avtalen, tar i bruk stempling og sender dokumentasjonen innen fristen. Ifølge Arbeidstilsynet innfris mange pålegg slik, før det blir vedtak.

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Operra samler mye av det et tilsyn ofte ber om, i modulene dere velger. Vurderingene og ansvaret er fortsatt bedriftens egne.

HMS. Dokumentasjons-PDF-en samler mål, organisering, roller, regelverk, rutiner, risikovurderinger, tiltak, årlig gjennomgang, vernerunder, opplæring, stoffkartotek, beredskap og bedriftshelsetjeneste. Skadesakene er aldri med i PDF-en, så skaderegisteret må vises fram for seg.

Opplæringen for verneombud, AMU-medlemmer og ledere registreres med dato og kursbevis. Lederopplæringen kan ikke lagres uten en beskrivelse av innholdet.

Et pålegg kan legges inn som et tiltak med ansvarlig og frist, og den ansvarlige får påminnelse. Når tiltaket er utført, verifiserer en leder om det virket.

Timeregistrering. Ansatte stempler inn og ut på mobilen, og lederen ser hvem som mangler stempling. Rettelser gjøres av en leder, og begrunnelsen lagres i en revisjonslogg. Timerapporten tas ut i Excel, PDF eller CSV per ansatt og periode.

Onboarding & arbeidsavtaler. Før en avtale med tekst sendes til signering, får du advarsel hvis teksten mangler enkelte av punktene i § 14-6. Kontrollen dekker ikke alle punktene i loven. Signaturen er en enkel elektronisk signatur uten BankID, og den signerte avtalen legges i personalmappen.

Dokumenter & personalmapper. Har et dokument en utløpsdato, varsles den som lastet det opp og de som kan redigere dokumenter. Varslene kommer 30, 14, 7 og 1 dag før og på selve dagen.

Avvik. Et avvik kan ikke lukkes før effekten av tiltaket er bekreftet.

Operra sender ingenting til Arbeidstilsynet og svarer ikke på tilsynsrapporten. Operra vurderer heller ikke om internkontrollen, avtalene eller arbeidstiden oppfyller loven.

Se hva som er med i HMS-modulen i Operra, eller på siden om HMS-system for små bedrifter. HMS koster 199 kr/mnd og Timeregistrering 199 kr/mnd, i tillegg til 39 kr/mnd per aktiv ansatt, eks. mva. Alle modulene kan prøves gratis i 30 dager.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Brevet fra Arbeidstilsynet sier hva som gjelder for akkurat deres tilsyn.