Guide
HMS-årshjul: mal og aktiviteter måned for måned
Sist kontrollert
Et HMS-årshjul er en kalender over de faste HMS-oppgavene i bedriften, fordelt på årets måneder med en ansvarlig for hver. Det gjør HMS-arbeidet som internkontrollforskriften § 5 krever, om til konkrete frister for mål, risikovurdering, vernerunde, brannkontroll og årlig gjennomgang. Guiden gir et eksempel måned for måned og viser hva som skiller servering, frisør, klinikk og butikk.
Hva er et HMS-årshjul?
Et HMS-årshjul er en plan som fordeler de gjentakende HMS-oppgavene over året. Hver aktivitet har en måned, en gjentakelse og en ansvarlig, så ingenting hviler på at noen husker det.
Loven krever ikke et årshjul. Den krever systematisk HMS-arbeid etter arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften, og årshjulet er en praktisk måte å planlegge det på.
Årshjulet passer særlig godt i små og mellomstore bedrifter. Der har daglig leder ofte HMS-ansvaret ved siden av alt annet.
Hvilke krav i internkontrollforskriften § 5 støtter årshjulet?
Internkontrollforskriften § 5 lister åtte plikter, og nr. 4 til 8 skal dokumenteres skriftlig: mål, organisering, risikovurdering, rutiner for brudd og gjennomgang av internkontrollen. Årshjulet gir hver plikt et tidspunkt i året.
Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En frisørsalong med fire ansatte trenger derfor et enklere hjul enn en klinikk med røntgen.
- Nr. 1, regelverket: ha oversikt over lovene og forskriftene som gjelder for bedriften.
- Nr. 2, kunnskap: sørg for at de ansatte kan nok om HMS, også når noe endres.
- Nr. 3, medvirkning: la ansatte og verneombud delta, så all kunnskapen i bedriften blir brukt.
- Nr. 4, mål: fastsett mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Nr. 5, organisering: ha oversikt over hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet.
- Nr. 6, risiko: kartlegg farer, vurder risikoen og lag planer og tiltak.
- Nr. 7, avvik: ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på regelverket.
- Nr. 8, gjennomgang: overvåk og gå gjennom internkontrollen, så den fungerer som forutsatt.
Hvor ofte skal internkontrollen gjennomgås?
Forskriften angir ingen fast frekvens. Arbeidstilsynet skriver at resultatet av gjennomgangen skal dokumenteres skriftlig.
En årlig gjennomgang i januar er en praktisk rytme for de fleste små bedrifter, og eksempelet under bygger på den. Dette er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.
Hvordan ser et HMS-årshjul ut måned for måned?
Eksempelet under er et generelt årshjul for en liten servicebedrift. Aktivitetene er spredt slik at ingen måned blir for tung, og bransjeaktivitetene kommer i tillegg.
- Januar: årlig gjennomgang av HMS-arbeidet og HMS-mål for året.
- Februar: kontroll av brannslukkere og røykvarslere.
- Mars: vernerunde sammen med verneombudet.
- April: gjennomgang av risikovurderingene og tiltaksplanen.
- Mai: bransjeaktiviteter som ergonomi eller hudvern.
- Juni: sjekk av førstehjelpsutstyret før sommeren.
- Juli: ingen faste aktiviteter. Sørg for at sommervikarene får HMS-opplæring før første vakt.
- August: bransjeaktiviteter som ran- og sikkerhetsrutiner i butikk.
- September: brannøvelse og gjennomgang av rømningsveier.
- Oktober: kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet.
- November: gjennomgang av regelverket som gjelder bedriften.
- Desember: samle årets avvik, tiltak og funn til gjennomgangen i januar.
Månedlige og kvartalsvise aktiviteter
Noen aktiviteter gjentas oftere enn én gang i året. En kvartalsvis aktivitet med februar som ankermåned faller i februar, mai, august og november.
De daglige kontrollene hører hjemme i sjekklister. Årshjulet er stedet der noen går gjennom dem med jevne mellomrom.
Brannvern: hvem gjør hva?
Eieren av bygget skal sørge for at slokkeutstyr og annet brannutstyr blir kontrollert og vedlikeholdt (forskrift om brannforebygging § 5). Leier dere lokalene, avtal med utleier hvem som tar kontrollen.
Virksomheten som bruker lokalene, skal ha rutiner for evakuering og sørge for at de som jobber der, har nok kunnskap (§ 12). En årlig brannøvelse er en praktisk måte å følge opp det på.
Hvordan skiller årshjulet seg mellom bransjer?
Grunnstammen er lik for alle: årlig gjennomgang, brannkontroll, vernerunde, førstehjelp og brannøvelse. Risikoen i bransjen avgjør hvilke aktiviteter som kommer i tillegg.
Kafé og servering
Servering har mattrygghet i tillegg til arbeidsmiljøet. Egenkontroll for mat (IK-mat) og temperaturkontroll av kjøl og frys står i årshjulet hver måned fra januar.
Allergener og merking gjennomgås i februar. Den daglige temperaturloggingen skjer i en sjekkliste, og den månedlige aktiviteten er gjennomgangen av loggene og avvikene.
Frisør og skjønnhet
Frisører jobber med kjemikalier, vann og statiske arbeidsstillinger. Malen har gjennomgang av stoffkartotek og sikkerhetsdatablad hvert kvartal fra februar, og hudvern og ergonomi i mai.
Arbeidsgiveren skal ha stoffkartotek for farlige kjemikalier som kan gi helsefare (forskrift om utførelse av arbeid kapittel 2). Gjennomgangen sjekker at nye produkter er med og at databladene er oppdaterte.
Klinikk og helse
Klinikker har smittevern og hygienerutiner hvert kvartal fra januar, og stoffkartotek for desinfeksjonsmidler i februar. Strålevern står i april for klinikker med røntgen eller laser.
Håndtering av risiko- og smitteavfall gjennomgås i mai. Akuttberedskap og førstehjelp gjennomgås i juni.
Butikk og varehandel
Butikker har ergonomi og tunge løft i mai. I august gjennomgås ran- og sikkerhetsrutinene med en øvelse, sammen med kontroll av rømningsveiene.
Arbeidsmiljøloven § 4-3 sier at arbeidstakere så langt det er mulig skal beskyttes mot vold og trusler. Ranøvelsen er en konkret måte å følge opp det på.
Andre bransjer
Uten en egen bransjemal starter dere med grunnstammen og legger til det risikovurderingen peker på. Et verksted trenger for eksempel kontroll av maskiner, stiger og støy.
Hvordan holder dere årshjulet levende?
Et årshjul lever når hver aktivitet har en navngitt ansvarlig, en påminnelse før fristen og et resultat som skrives ned. Mangler ett av de tre, blir hjulet en plan som henger på veggen.
- Gi hver aktivitet én eller flere ansvarlige med navn.
- Skriv ned resultatet: hva dere fant, hva som ble bestemt og hvem som følger opp.
- Gjør funn til tiltak med frist. Et funn uten frist blir liggende.
- Må en aktivitet flyttes, flytt den og skriv hvorfor. Da ser gjennomgangen i januar hva som skjedde.
- Ta med verneombudet og de ansatte. Forskriften krever at arbeidstakerne medvirker.
- Bruk gjennomgangen i januar til å justere hjulet for neste år.
Vernerunden er hjulets viktigste dag
Arbeidstilsynet beskriver vernerunder som en etablert metode for å finne risikofaktorer. Tilsynet anbefaler at arbeidsgiveren eller en representant for arbeidsgiveren deltar.
Virksomheter med fem eller flere arbeidstakere skal ha minst ett verneombud. Med færre kan arbeidsgiver og arbeidstakere skriftlig avtale en annen ordning.
Hvordan lager du et HMS-årshjul i Operra?
HMS-modulen i Operra har ferdige årshjul for kafé og servering, frisør og skjønnhet, klinikk og helse, butikk og varehandel, og et generelt hjul. Du velger bransje, og aktivitetene legges inn med måned, gjentakelse og ansvarlige.
De ansvarlige får påminnelse når aktivitetens måned kommer, og gjennomførte aktiviteter lagres med resultat. Modulsiden for HMS viser om modulen er åpen for nye kunder.
De daglige kontrollene kan ligge i Sjekklister, og funn kan meldes i Avvik. Operra hjelper dere å planlegge og dokumentere. Vurderingene og beslutningene er bedriftens egne.
Fra bloggen
- Hva bør en sjekkliste-app kunne? Krav, felttyper og eksempler
Kravene en sjekkliste-app bør oppfylle, felttypene som passer hvor, eksempler fra restaurant, butikk og renhold og en innføring som varer etter første måned.
Ofte stilte spørsmål
Er HMS-årshjul et lovkrav?
Nei. Loven krever systematisk HMS-arbeid etter arbeidsmiljøloven § 3-1 og internkontrollforskriften § 5. Årshjulet er en vanlig måte å planlegge og dokumentere det arbeidet på.
Hvor ofte må internkontrollen gjennomgås?
Forskriften angir ingen fast frekvens. § 5 nr. 8 krever systematisk overvåking og gjennomgang, og resultatet skal dokumenteres skriftlig. En årlig gjennomgang er en praktisk rytme for de fleste små bedrifter.
Hvem skal være med på vernerunden?
Verneombudet kan gjennomføre vernerunder i sitt verneområde. Arbeidstilsynet anbefaler at arbeidsgiveren eller en representant for arbeidsgiveren deltar. Virksomheter med fem eller flere arbeidstakere skal ha verneombud.
Hva er forskjellen på et HMS-årshjul og en HMS-håndbok?
Håndboka beskriver hvordan dere jobber med HMS: mål, organisering, rutiner og beredskap. Årshjulet sier når de faste oppgavene skal gjøres, og hvem som gjør dem. Håndboka endres sjelden, mens årshjulet brukes hver måned.
Kan vi lage HMS-årshjulet i et regneark?
Ja. Et regneark med måned, aktivitet, ansvarlig og status holder for mange små bedrifter. Regnearket sender ingen påminnelser, så noen må eie det og sjekke det hver måned.
Kilder
- Internkontrollforskriften § 5 (Lovdata) (åpnes i ny fane)lovdata.no
- Arbeidsmiljøloven § 3-1 (Lovdata) (åpnes i ny fane)lovdata.no
- Internkontroll (Arbeidstilsynet) (åpnes i ny fane)arbeidstilsynet.no
- Verneombud og vernerunder (Arbeidstilsynet) (åpnes i ny fane)arbeidstilsynet.no
- Forskrift om brannforebygging (Lovdata) (åpnes i ny fane)lovdata.no
Relaterte sider
Gjør det i Operra
- HMS
Internkontroll etter IK-forskriften § 5, tilpasset bransje og størrelse. Se hva som mangler, og vis fram HMS-arbeidet i én PDF.
- Sjekklister
Bygg fleksible sjekklister for daglige rutiner og kontroller, med felttyper som ja/nei, tall, tekst, bilde, signatur og temperatur. Betinget visning, foto ved avvik og automatisk avvik når et kritisk punkt feiler.
- Avvik
Registrer avvik fra mobilen med bilde, anonymt om det passer. Finn den egentlige årsaken med rotårsaksanalyse, risikomatrise og korrigerende tiltak som følges helt til du har bekreftet at de faktisk virket. Trender og lignende-avvik-varsling hjelper deg å hindre gjentakelse.