Krav til timeliste: dette må arbeidsgiver registrere

Hva krever loven av timelister?

Loven krever at det finnes en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet (arbeidsmiljøloven § 10-7). Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og de ansattes tillitsvalgte.

Arbeidstilsynet presiserer at oversikten skal være skriftlig og oppdatert, og at den skal vise faktisk arbeidstid. All tid den ansatte arbeider eller står til arbeidsgivers disposisjon, skal med.

Kravet gjelder uansett lønnsform: timelønn, fastlønn og akkord. Ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt. Arbeidsgiver må likevel kunne vise at arbeidstiden for disse er forsvarlig.

Hva skal en timeliste inneholde?

Ifølge Arbeidstilsynet skal timelisten vise navn, dato og daglig arbeidstid med start- og sluttidspunkt for hver ansatt. Overtid føres med eget start- og sluttidspunkt.

Registrer fortløpende, helst daglig. Timer som føres etter hukommelsen ved månedsslutt, blir sjelden presise.

• Navnet på den ansatte
• Dato for hver arbeidsdag
• Start- og sluttidspunkt for arbeidsdagen
• Overtid, med start- og sluttidspunkt
• Pauser som regnes som arbeidstid, for eksempel når den ansatte ikke fritt kan forlate arbeidsplassen
• Pauser den ansatte har krav på ved overtid
• Passivt arbeid og beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet

Hvordan dokumenterer du overtid?

Overtid føres med start- og sluttidspunkt, slik at den kan skilles fra den alminnelige arbeidstiden. Bare arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid er overtid etter § 10-6.

Grensen er som hovedregel 9 timer per døgn og 40 timer per uke. Arbeid utover avtalt tid som holder seg innenfor disse grensene, er merarbeid. Merarbeid gir bare overtidsbetaling hvis arbeidsavtalen eller tariffavtalen sier det.

Arbeidstilsynet gir et eksempel: Har den ansatte avtalt 7 timer og 45 minutter og jobber 8 timer og 30 minutter, er de 45 minuttene merarbeid. I dette eksempelet begynner overtiden først etter 9 timer.

Hvem skal ha tilgang til timelistene?

Arbeidstilsynet, de ansattes tillitsvalgte og den ansatte selv skal ha tilgang til oversikten over arbeidstiden. Hold derfor timelistene samlet og lette å hente fram.

Oversikten er en del av det systematiske HMS-arbeidet og skal lages i samarbeid med de ansatte og de tillitsvalgte. Snakk med dem om hvordan timene skal føres, før du velger løsning.

Timelister inneholder personopplysninger. Gi lese- og endringstilgang bare til dem som trenger det i jobben.

Hvilke feil gjør arbeidsgivere oftest med timelister?

De fleste feilene handler om at timelisten viser plan eller anslag i stedet for faktisk arbeidstid. Det blir synlig ved tilsyn, ved lønnskrav eller når en ansatt slutter.

• Vaktplanen brukes som timeliste, så overtid og forsinkelser aldri blir registrert.
• Fastlønte føres ikke, fordi lønnen er den samme uansett.
• Timene føres fra hukommelsen ved månedsslutt.
• Pauser trekkes automatisk fra, også når den ansatte ikke kunne gå fra arbeidsplassen.
• Merarbeid og overtid blandes sammen, så tilleggene blir feil.
• Rettinger gjøres uten spor, så ingen kan se hva som sto der før.
• Timelistene ligger i en perm eller på én persons PC og er vanskelige å legge fram.

Slik fører du timelister i Operra

I Operra stempler de ansatte inn og ut fra mobilen, og timene kobles automatisk mot vaktplanen. Dagsoversikten viser planlagt arbeidstid ved siden av faktisk inn- og utstempling for hver ansatt.

En leder kan føre en glemt stempling eller rette en tid. Hver retting logges med hvem som gjorde den, når og hva som sto der før, og den ansatte får varsel.

Overtid og tillegg beregnes ut fra reglene bedriften setter opp. Operra kontrollerer ikke automatisk at loven eller tariffavtalen overholdes.

Timerapporten hentes ut i Excel eller PDF per ansatt og periode, med timer, overtid og eventuelt lønn. Lønnen kjører du i bedriftens eget lønnssystem. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Guiden er generell informasjon og erstatter ikke juridisk rådgivning. Er bedriften bundet av tariffavtale, kan den stille flere krav.