Stemplingssystem for ansatte: slik fungerer stempling på mobil

Hva er stempling på mobil, og hva skiller den fra en stempelklokke?

Stempling på mobil betyr at den ansatte stempler inn og ut i en app, og at et stemplingssystem regner ut arbeidstiden. Mobilen gjør samme jobb som stempelklokka ved personalinngangen, men den følger med til alle arbeidssteder.

Stempelklokka var en gang en boks ved inngangen, med ett papirkort per ansatt. I dag skjer stemplingen like gjerne i en app på mobilen, i nettleseren, med adgangskort eller på en terminal. Prinsippet er det samme: den som jobber, registrerer tiden selv.

Forskjellen fra en vanlig timeliste er at tiden registreres mens den går. Ingen trenger å huske på fredag hva de jobbet på mandag.

Loven krever ingen bestemt form. Etter arbeidsmiljøloven § 10-7 må det gå fram hvor mye hver ansatt har jobbet. Arbeidstilsynet nevner timelister, adgangskort, apper og stemplingssystemer som mulige måter å føre oversikten på.

Hvordan stempler ansatte inn og ut på mobilen?

Ansatte stempler inn og ut på mobilen med ett trykk i en app eller i nettleseren. Systemet regner ut tiden imellom og knytter den til riktig dag. Finnes det en vakt eller et arbeidssted, kobles tiden dit også.

Selve trykket tar sekunder. Kvaliteten på timene avhenger av vanene rundt det. Denne lista kan du gi videre til de ansatte slik den står:

1. Stemple inn når du er klar til å begynne å jobbe.
2. Hold deg innlogget i appen på telefonen, så går stemplingen raskt.
3. Stemple ut når arbeidet er ferdig, også når vakta slutter tidligere eller senere enn planlagt.
4. Ta pausen slik den er avtalt. Må du jobbe gjennom pausen, si fra til lederen samme dag.
5. Har du glemt å stemple, gi beskjed med en gang. En feil er lettere å rette i dag enn ved månedsslutt.

Når vaktplanen styrer hvem som kan stemple

Er stemplingssystemet koblet til vaktplanen, vet det hvilken vakt hver ansatt skal ha. Da kan planlagt og faktisk tid sammenlignes, og avvik synes med en gang.

Bruker bedriften Vaktplan i Operra, kan den ansatte stemple inn bare på dager der hen har vakt. Lederen kan likevel stemple inn og ut for den ansatte. Det er nyttig når noen dekker en vakt på kort varsel og ikke står i planen.

Hvordan dere bygger opp selve planen, står i artikkelen om overgangen fra Excel til digital vaktplan. Har dere faste skift i rotasjon, er det turnusen som lager vaktene stemplingen kobles mot. Les i så fall også hvordan dere setter opp en turnusplan med lag og syklus.

Når arbeidsstedet har geofence

Geofence betyr at innstemplingen bare godtas innenfor en bestemt radius rundt arbeidsstedet. Det kan være aktuelt for et renholdsfirma med team på mange adresser, der ingen leder er til stede når vakta begynner.

I Operra settes geofence per lokasjon, og lokasjonene settes opp i Vaktplan. Sjekken gjelder vakter som er lagt til en lokasjon med geofence, og den skjer i det den ansatte stempler inn.

Har vakta ingen lokasjon, eller har lokasjonen ingen geofence, gjøres ingen posisjonssjekk. Skal sonene gjelde, må derfor hver vakt legges til riktig lokasjon.

Ifølge Datatilsynet kan arbeidsgiver pålegge de ansatte å registrere når de møter og når de går hjem. Posisjonsdata er noe annet: da må behandlingen være nødvendig og stå i forhold til formålet. Bruken kan også regnes som et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9.

Hva som bør være på plass før dere slår det på, står i guiden om personvern, GPS og geofencing.

Hva må stemplingene vise for å holde som timeliste?

For å holde som timeliste må stemplingene til sammen vise hvor mye hver enkelt ansatt har jobbet. Arbeidstilsynet lister opp hva som må med: hvem det gjelder, datoen, når arbeidsdagen begynte og sluttet, og overtid med eget start- og sluttidspunkt.

Mye av dette gir stemplingssystemet av seg selv. Resten må noen legge inn eller kontrollere:

Hva loven ellers krever, for eksempel for fastlønte og om tilgang for de tillitsvalgte, står i guiden om krav til hva en timeliste må inneholde. Fører dere fortsatt timer på papir eller i regneark, viser malen for timeliste hvilke felt som bør være med.

Hva gjør dere når noen glemmer å stemple ut?

Når noen glemmer å stemple ut, bør lederen sette riktig sluttid så raskt som mulig. Inntil det skjer, går klokka videre, og timelisten viser en vakt som aldri tar slutt.

Et vanlig eksempel: Servitøren som stenger restauranten kl. 23 en fredag, låser og går hjem uten å stemple ut. Uten noen kontroll står hun registrert på jobb hele helgen, og feilen dukker først opp når lønnen skal kjøres.

Et stemplingssystem kan fange opp dette på to måter. Det kan stoppe klokka og varsle lederen, eller det kan stemple ut automatisk ved vaktslutt.

I Operra stopper klokka når den planlagte vakta er over, eller ved midnatt for den som stempler uten vakt. Lederen får varsel og må sette riktig sluttid. Den ansatte kan i tillegg slå på automatisk utstempling, og blir da stemplet ut når den planlagte vakta slutter.

Om timene teller med en gang, avhenger av om stemplingen er koblet til en vakt. Er den det, teller vaktas planlagte lengde. Uten vakt teller timene først når lederen har satt sluttid.

Slik retter du en glemt stempling

Rettinger hører med i arbeidet med timelister. Poenget er at hver endring kan etterprøves i ettertid.

1. Finn raden som mangler utstempling, eller økta som mangler helt.
2. Avklar med den ansatte når arbeidet faktisk sluttet. Har den ansatte selv noe som viser tiden, for eksempel en melding sendt ved stengetid, kan det være god støtte.
3. Før riktig tid, og sjekk at pausen stemmer.
4. Sørg for at den ansatte ser endringen.

I Operra kan lederen føre en glemt innstempling, en glemt utstempling eller hele økta. Loggen viser hvem som rettet, når det skjedde og hvilken tid som sto der fra før, og den ansatte får beskjed om endringen. I lista står det også hvem som har rettet, stemplet ut eller ført raden.

Gå gjennom dagens stemplinger hver dag, for eksempel ved stengetid eller første time neste morgen. Én glemt stempling er lett å rette dagen etter. Tjue av dem ved månedsslutt blir gjetting.

Hvordan blir stemplingene til en godkjent timeliste?

Stemplingene blir til en godkjent timeliste i seks ledd: de samles, rettes, beregnes, kontrolleres, godkjennes og eksporteres til den som kjører lønn. Rekkefølgen er omtrent den samme uansett system.

1. Samle. Stemplingene samles per ansatt og dag, og kobles til vakta der det finnes en.
2. Rette. Glemte og feil stemplinger rettes, og manglende pauser legges inn.
3. Beregne. Systemet regner ut ordinære timer, overtid og tillegg etter reglene som er satt opp.
4. Kontrollere. Lederen ser over avvikene mellom planlagt og faktisk tid.
5. Godkjenne. Lederen godkjenner timene, og godkjente timer låses mot endring.
6. Eksportere. Timerapporten går videre til den som kjører lønn.

La den som kjenner vaktene best, godkjenne timene. I en klinikk med to avdelinger kan det være hver avdelingsleder. Daglig leder ser da bare over summene før eksport.

Overtid og tillegg

Etter arbeidsmiljøloven § 10-4 går grensen for alminnelig arbeidstid som hovedregel ved 9 timer innenfor et døgn og 40 timer innenfor sju dager. Ved enkelte skift- og turnusordninger, ved arbeid som hovedsakelig drives om natten og ved arbeid minst hver tredje søndag er uketaket 38 timer. Ved helkontinuerlig skift er det 36 timer (§ 10-4 fjerde og femte ledd).

Grensen som gjelder, er utgangspunktet når overtid beregnes. En arbeidsavtale eller tariffavtale kan dessuten ha egne regler for tillegg. Et stemplingssystem regner bare etter reglene som er lagt inn.

Kontroller derfor oppsettet mot arbeidsavtalene før første lønnskjøring. Regn gjerne ut timene for et par ansatte for hånd, og sammenlign.

Hvordan innfører dere stempling uten motstand?

Dere innfører stempling uten motstand ved å forklare de ansatte hvorfor den kommer, og hva tidene skal brukes til. Spørsmålene handler gjerne om kontroll og personvern. Svarene bør være klare før første vakt.

Avklar også mobilbruken på forhånd. Noen vil ikke stemple på privat telefon og trenger en annen ordning. Én løsning er at lederen stempler for dem.

Hele løpet, med drøfting, opplæring og parallellkjøring, står i guiden om hvordan dere bytter fra papir eller Excel. Timer er dessuten bare én av oppgavene som kan flyttes ut av regneark og meldingstråder. Flere finner du i artikkelen om å forenkle administrasjonen med digitale verktøy.

Hvordan fungerer stempling og timelister i Operra?

Stempling og timelister i Operra ligger i tilleggsmodulen Timeregistrering, og de ansatte stempler fra appen eller fra en nettleser. Timeregistrering i Operra fungerer både med og uten Vaktplan. Appen og innlogging for alle ansatte inngår i alle abonnement.

Dagsoversikten gir lederen status for hver ansatt: planlagt, på jobb, mangler stempling, ferdig eller med fravær. Planlagt tid vises ved siden av den registrerte tiden. Glemte stemplinger føres eller rettes direkte, med logg over hver endring.

Én regel er verdt å kjenne: en stempling som er koblet til en vakt, lønnes etter vaktas planlagte lengde. Stempler noen inn ti minutter for tidlig, endrer det ikke timene. Jobber noen lenger enn planlagt, endrer lederen vakta, og timene følger med.

Reglene for overtid og tillegg legger dere inn under «Lønnssatser og tillegg». Overtid kan utløses av en grense per dag, uke eller måned. Tillegg for kveld, natt, helg og helligdag settes som prosent eller kronebeløp, og samme ansatt kan ha ulik timesats i hver avdeling.

Godkjente timer er låst. Skal noe rettes, må godkjenningen oppheves først, og også det blir logget. Timerapporten hentes ut per ansatt og periode i Excel, PDF eller CSV, med eller uten lønnstall.

Lønnen kjører dere i eget lønnssystem, med timerapporten som underlag. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding. Operra kontrollerer heller ikke om arbeidsmiljøloven eller tariffavtalen følges, og det ansvaret har arbeidsgiver.

Bruker dere avspasering og fravær i Operra, kan overtid gå inn på avspaseringskontoen når opptjening er slått på.

Bedrifter med timelønn og skift finner flere detaljer på siden om timeregistrering for ansatte. Modulprisen står i prisoversikten for alle moduler, og de første 30 dagene er gratis.