10 administrative oppgaver dere kan forenkle med digitale verktøy

Hvilke administrative oppgaver tar mest tid i en servicebedrift?

De administrative oppgavene som tar mest tid i en servicebedrift, er de der samme opplysning føres flere ganger. Typisk gjelder det vaktplan, timer, fravær og ferie, som henger tett sammen. En feil ett sted gir derfor ekstra arbeid i de andre.

Tenk deg en frisørsalong med ti ansatte. Vaktplanen ligger i et regneark, egenmeldinger kommer på SMS, og timene skrives av fra en papirliste før lønnskjøringen. Hver opplysning skrives inn riktig én gang og flyttes deretter for hånd, fra SMS til regneark og fra papir til lønn.

Slik ser dobbeltarbeidet typisk ut:

Hvilke 10 oppgaver kan dere forenkle digitalt?

De ti oppgavene dere kan forenkle digitalt, er vaktplan, timer og stempling, fravær, ferie, lager og innkjøp, sjekklister, personalmapper, onboarding, avvik og timene til lønnskjøringen. Gevinsten er størst der oppgavene deler data, som vakter, timer og fravær.

1. Vaktplan

Ligger vaktplanen i et regneark eller i gruppechatten, finnes det fort flere versjoner av samme uke. Hver endring må meldes på SMS, og det er uklart hvem som har fått den med seg.

En digital vaktplan er én plan som alle ser på mobilen, og de ansatte får varsel når planen legges ut. Med ukemaler eller en kopi av forrige uke justerer lederen bare det som er nytt.

Bytter dere fra regneark, viser artikkelen om vaktplan i Excel overgangen steg for steg. Har dere faste rotasjoner, forklarer en egen artikkel hvordan timer og hvile regnes i en turnus.

2. Timer og stempling

Arbeidsgiver må kunne vise hvor mange timer hver ansatt har jobbet (arbeidsmiljøloven § 10-7). Verktøyet velger bedriften selv. Timelister som fylles ut i etterkant, blir likevel sjelden presise.

Stempler de ansatte på mobilen, registreres tiden mens den går. Planlagt tid står ved siden av faktisk tid. Lederen ser glemte stemplinger samme dag og slipper å gjette ved månedsslutt.

En lørdag i en butikk glemmer en ansatt å stemple ut. Et system som stopper klokka og varsler lederen, fanger feilen før den havner i lønnen. Hele flyten fra første trykk til godkjent timeliste er beskrevet i artikkelen om stempling på mobil.

3. Fravær

Egenmeldinger og sykmeldinger kommer ofte på SMS, i e-post eller muntlig i gangen. Meldinger blir borte, og den som setter opp vaktene, får vite om fraværet for sent.

Med ett skjema for alt fravær lander meldingene i én kø, der hver har dato, type og status. Lederen godkjenner der, og godkjent fravær kan vises rett i vaktplanen. Ved sykefravær kan systemet også minne om fristene for oppfølging.

Guiden om ferieplanlegging og fraværsregistrering går gjennom rutinene for begge deler.

4. Ferie

Ferieønskene kommer på lapper og i e-post, mens selve kabalen legges i et regneark.

Etter ferieloven § 6 skal ferien drøftes med den ansatte eller den tillitsvalgte i god tid. Den ansatte har krav på å få vite tidspunktet minst to måneder i forveien, med noen unntak.

Søker de ansatte ferie i samme skjema som annet fravær, ser lederen hvem andre som er borte samme uke før noe godkjennes.

På en restaurant vil fire av seks kokker ha uke 28. Ligger ønskene i samme system som vaktene, ser lederen konflikten i april og har tid til å løse den. Frister og regler for ferieavvikling viser tre måter å fordele de populære ukene på.

5. Lager og innkjøp

Uten en oppdatert lageroversikt går varer tomme før noen merker det, og to personer bestiller det samme. Matvarer kan også gå ut på dato i bakerste hylle.

Et lagersystem viser beholdningen og varsler når en vare nærmer seg bunnen eller utløpsdatoen. Varetellingen kan gjøres på mobilen med strekkodeskanning, og tallene går rett inn i oversikten.

Si at en kafé bestiller melk hver tirsdag av gammel vane, uansett hvor mye som står i kjøleskapet. Med et bestillingspunkt per vare er det beholdningen som avgjør når det bestilles. Hvordan dere setter bestillingspunktet og teller varene, er forklart i lagerstyring for små bedrifter.

6. Sjekklister

Papirlister for åpning, stenging og temperatur blir gjerne krysset av i etterkant. Ingen merker at en rutine ble hoppet over før noe har gått galt.

Fylles listen ut på mobilen, lagres navn og tidspunkt på hver utfylling. Systemet kan varsle når en rutine ikke er fullført innen fristen, og et temperaturfelt kan ha en godkjent grense.

Et renholdsfirma kan ha team på ti adresser samme dag. Legger hvert team ved et bilde av jobben, ser lederen på kontoret hva som er gjort uten å ringe rundt. Hva appen bør kunne for at rutinene faktisk blir gjort, står i kravene til en sjekkliste-app.

7. Personalmapper

Arbeidsavtaler, attester og sertifikater havner fort i e-post, på en delt disk og i permer. Da er det vanskelig å vite hvem som har tilgang, og hva som burde vært slettet.

En digital personalmappe gir hver ansatt én samlet mappe, og rollen avgjør hvem som får se hva. Den kan også varsle før et sertifikat eller en avtale utløper. På en klinikk der et påkrevd sertifikat går ut i mars, gir et varsel i januar god tid til å fornye det.

Artikkelen om hva personalmappen skal inneholde tar også for seg hvor lenge dokumentene kan lagres.

8. Onboarding

Den første uka til en nyansatt består av mange små oppgaver fordelt på flere personer: avtale, tilganger, opplæring og arbeidstøy. Når det bare er daglig leder som husker hele lista, blir noe glemt.

Oppgavene kan settes opp per rolle, hver med ansvarlig og frist. Systemet kan minne den ansvarlige på oppgaven når fristen nærmer seg. Arbeidsavtalen kan signeres digitalt før første arbeidsdag.

Onboarding av nye ansatte beskriver en plan for de første 30 dagene, fra arbeidsavtalen til statussamtalen.

9. Avvik

En feil som bare nevnes muntlig, blir sjelden fulgt opp, og den skjer igjen. Etter internkontrollforskriften § 5 skal virksomheten ha skriftlige rutiner som avdekker, retter opp og forebygger brudd på HMS-regelverket.

Fra mobilen kan den ansatte melde avviket med bilde mens situasjonen pågår. Lederen tildeler tiltak med frist. Avviket bør først lukkes når tiltaket har virket.

Et kritisk punkt som feiler i en sjekkliste, kan opprette et avvik automatisk. I Operra skjer det når Sjekklister brukes sammen med Avvik-modulen.

10. Timer og fravær til lønnskjøringen

Før hver lønnskjøring setter noen sammen timer, tillegg og fravær for hånd. Her havner feilene fra de andre oppgavene, fordi en glemt stempling eller en uregistrert sykedag gir feil lønn.

Er timer og fravær allerede registrert og godkjent digitalt, kan de hentes ut som en rapport per ansatt og periode.

Slik kan flyten se ut i en restaurant med egen leder for kjøkken og sal:

1. Alle stempler inn og ut på telefonen.
2. Fravær meldes og godkjennes i samme kø som ferie.
3. Hver avdelingsleder godkjenner timene for sin avdeling.
4. Daglig leder ser over summene og tar ut rapporten til lønnssystemet.

Hva er forskjellen på å digitalisere og å automatisere?

Forskjellen på å digitalisere og å automatisere er hvem som gjør oppfølgingen. Digitalisering betyr at jobben gjøres i et verktøy, og automatisering betyr at verktøyet følger opp selv, for eksempel med påminnelser. Det første er en forutsetning for det andre.

En vaktplan i et delt regneark er digitalisert. Den er automatisert når de ansatte får varsel om at planen er lagt ut, uten at noen sender en SMS.

Typisk oppfølging et system kan ta seg av:

• varsel til ansatte når vaktplanen legges ut eller en vakt får ny ansatt
• påminnelse til lederen om fraværssøknader som venter
• varsel om glemt utstempling
• varsel om lav beholdning eller nær utløpsdato
• påminnelse om dokumenter som venter på signatur eller snart utløper
• varsel når en sjekkliste ikke er fullført innen fristen

Skjønnet ligger fortsatt hos lederen. Et system kan minne om at en feriesøknad venter. Om bemanningen holder den uka, må lederen vurdere selv.

Hvor bør dere starte for å spare tid på administrasjon?

For å spare tid på administrasjon bør dere starte med oppgaven som gir mest dobbeltarbeid i dag. Gå gjennom tabellen øverst, og se etter tegn som berører mange ansatte hver uke. For de fleste servicebedrifter peker det mot vaktplan og timer.

Ta én oppgave om gangen, og legg til neste når den første er i fast bruk. Artikkelen om å rydde i systemene går gjennom rekkefølgen, parallell drift og sluttdato for det gamle verktøyet. Vurderer dere én plattform for alt, forklarer guiden når ett felles system for administrasjonen lønner seg.

Hvilke oppgaver bør dere la være manuelle?

Oppgavene som bør være manuelle, er vurderinger og vanskelige samtaler, som hører til lederen. Et system kan sette opp en medarbeidersamtale og minne om den. Selve samtalen skjer ansikt til ansikt.

Det samme gjelder advarsler, oppsigelser og samtaler om sykefravær. Et verktøy kan ta vare på dokumentasjonen. Beslutningen og måten den formidles på, er lederens ansvar.

Svært små team med faste arbeidstider kan klare seg godt uten et nytt system. Har dere fem ansatte som jobber de samme dagene hver uke, kan en mal for vaktplan og en enkel timeliste være nok.

Hva går feil når administrasjonen digitaliseres?

Når administrasjonen digitaliseres, går det oftest galt fordi rutinen flyttes uendret, varslene går til alle, eller køene mangler eier. Feilene skjer gjerne i innføringen og de første månedene etterpå.

• Rutinen flyttes uendret. En sjekkliste med 40 punkter er like tung å fylle ut på mobilen som på papir. Kutt punktene ingen bruker, før listen flyttes.
• Varsler til alle om alt. Går hver påminnelse til hele staben, slutter folk å lese dem. La varselet gå til den som skal gjøre noe med det.
• Køer uten eier. En godkjenningskø for fravær eller avvik vokser like fort som papirbunken når ingen har ansvaret for den.

Hvilke moduler i Operra dekker de ti oppgavene?

I Operra dekkes de ti oppgavene av tilleggsmoduler som alle bruker det samme ansattregisteret. Operra er en modulær plattform for drift og personaladministrasjon i servicebedrifter.

I alle abonnement inngår ansattregisteret og mobilappen, med innlogging for alle ansatte, roller og tilganger, varsler og norsk e-postsupport. Alt annet er tilleggsmoduler, og de ti oppgavene fordeler seg slik:

• Vaktplan: Vaktplan, pluss Turnus & rotasjonsplan når dere går i turnus.
• Timer og stempling: Timeregistrering.
• Fravær og ferie: Fravær.
• Lager og innkjøp: Lager & Varetelling, Innkjøp & leverandører og Handleliste.
• Sjekklister: Sjekklister.
• Personalmapper: Dokumenter & personalmapper.
• Onboarding: Onboarding & arbeidsavtaler.
• Avvik: Avvik.
• Timer og fravær til lønn: timerapporten i Timeregistrering.

Turnus krever Vaktplan, og Innkjøp krever Lager. Dere kan starte med én modul og legge til flere senere.

Ansatte får varsel når vaktplanen legges ut, og når de får eller mister en vakt. Lederen får påminnelser om ventende fravær, glemte stemplinger, lav beholdning og dokumenter som utløper.

Timerapporten samler timene, også betalt fravær på planlagte vakter, og kan eksporteres som Excel-, PDF- eller CSV-fil. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Modulene tar ikke over arbeidsgiverens ansvar for at arbeidsmiljøloven og ferieloven følges.

Hva hver modul gjør, står i oversikten over modulene i Operra. Prisene per modul og per aktiv ansatt er samlet på én side, og prøveperioden er gratis i 30 dager.