Lagerstyring for små bedrifter: unngå svinn, tomme hyller og dobbeltkjøp

Hva må lagerstyringen i en liten bedrift svare på?

Lagerstyringen i en liten bedrift må vise beholdning, verdi, bestillingspunkt og utløpsdato for hver vare. Da vet dere hva som står på lageret, hva det er verdt, når det må bestilles og hva som snart går ut på dato.

Mangler ett av svarene, dukker tre kjente problemer opp. Hylla er tom når kunden spør, og noen kjøper inn varer som allerede står i kjelleren. Det som kastes, forsvinner uten at noen ser summen.

Se på en kafé med tre leveranser i uka og varer fordelt på et bakrom og to kjøleskap. Uten en fast rutine vet bare den som sist var på bakrommet, hva som mangler.

Det samme gjelder butikken med hyllevarer, frisøren som selger produkter ved disken og klinikken med forbruksmateriell. Lagerstyring lønner seg mest for varene som koster mye, går fort eller har utløpsdato.

Hvordan lager dere en lageroversikt som stemmer?

En lageroversikt som stemmer, har én linje per vare, én fast enhet og en ansvarlig for hver lagerplass. Kolonnene under dekker behovet i de fleste små bedrifter, enten oversikten er en lagerliste i Excel eller ligger i et system.

Første oppsett tar fem steg:

1. Gå gjennom lageret hylle for hylle. Skriv ned alt som står der, i den rekkefølgen du går. Da følger tellelisten samme rute senere.
2. Slå sammen dubletter. Hver vare skal stå én gang, selv om den har to navn i daglig tale.
3. Bestem én enhet per vare. Teller dere enkeltstykker og bestiller kartonger på tolv, må omregningen stå i oversikten.
4. Gi hver lagerplass en ansvarlig. Vedkommende holder orden, oppdaterer tallene og sier fra når noe mangler.
5. Tell alt én gang og før inn beholdningen. Denne tellingen blir startpunktet for alle tallene som kommer etter.

Hvordan setter dere bestillingspunkt og minimumsbeholdning?

Dere setter bestillingspunktet til forbruket i leveringstiden pluss en buffer, som kalles minimumsbeholdning. Synker beholdningen til dette nivået, bestiller dere, og bufferen dekker det uventede til leveransen kommer.

Bufferen kalles også sikkerhetslager. Den skal ta høyde for en travel dag, en forsinket bil eller en leverandør som er tom for varen.

Regnestykket har tre ledd:

1. Finn snittforbruket per dag over de siste 4–8 ukene.
2. Gang med leveringstiden i dager, fra bestillingen sendes til varen står på hylla.
3. Legg til bufferen. Start gjerne med én til to dagers forbruk, og juster etter hvor ille det er å gå tom.

Slik kan det se ut i en kafé (tallene er oppdiktet):

Melka får bare en halv dags buffer, fordi den har kort holdbarhet. Begrene tåler lagring, så der er bufferen to dagers forbruk.

Sesongvarer, spesialbestillinger og ting som kjøpes én gang i året, trenger sjelden et bestillingspunkt. Bruk tiden på varene som stopper driften når de går tomme.

Se over bestillingspunktene når sesongen skifter. En restaurant med uteservering trenger høyere punkter for drikke i juli enn i november.

Hvor ofte bør dere telle varelageret, og hvordan?

Dere bør telle varelageret minst ved regnskapsårets slutt, som er hovedregelen i bokføringsforskriften § 6-1. Dyre varer og varer som går fort, lønner det seg å telle oftere, så avvik blir oppdaget mens de er små. Uten faste tellinger har lagerkontrollen ingenting å bygge på.

En telling som holder, går slik:

1. Velg et rolig tidspunkt. Tell før åpning, etter stenging eller på en dag uten leveranser.
2. Lag tellelisten i den rekkefølgen varene står. Sorter på lagerplass, så holder det med én runde. Brukes tellelister på papir, skal de nummereres før tellingen starter.
3. Tell to og to. Én teller og én skriver, eller to som teller hver for seg der varene er dyre.
4. Tell i samme enhet som listen. Avtal på forhånd hvordan åpne kartonger og halve sekker skal føres.
5. Sammenlign med beholdningen, og tell store avvik på nytt. Et stort avvik kan like gjerne være en tellefeil som et tap.
6. Rett beholdningen og noter årsaken. Skriv ned hva som gikk galt: svinn, et feilregistrert mottak eller en vare på feil plass.
7. Dater listen og skriv hvem som telte. Det gjør tellingen etterprøvbar, og ved årsslutt er det et krav.

Full telling eller sykeltelling?

En full telling tar hele lageret på én gang og er hovedregelen ved årsslutt. Sykeltelling betyr at du teller et fast utvalg oftere, for eksempel én kategori hver uke.

Start med det som koster mest eller forsvinner fortest, som hudpleie i en butikk eller kjøtt og vin i en restaurant. Da finner dere feilene mens det fortsatt er lett å se hva som skjedde.

Hva krever bokføringsforskriften ved årsslutt?

Dokumentasjonen av varelageret skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum med måleenhet og verdi per vare. Oppstillingen skal ha en summeringskolonne, og beregningsmåten for verdiene skal fremgå. I tillegg skal dokumentasjonen være datert og vise hvem som foretok opptellingen.

Fører dere et betryggende lagerregnskap, åpner § 6-1 for telling i løpet av året. Da må tilgang og avgang fra tellingen til årsslutt kunne dokumenteres tilfredsstillende.

Paragrafen har også regler om regnskapsmessig og skattemessig verdi, om verdsetting og om varer med ulik mva-sats. Gå gjennom kravene med regnskapsføreren før årets telling.

Hva hjelper mot svinn og utløpte varer?

Mot svinn og utløpte varer hjelper det å følge utløpsdatoen per parti, bruke kortest dato først og føre opp alt som kastes. Skriv årsaken ved hver kassering, for årsakene avslører mønstrene.

Utløpsdato per parti betyr at hver leveranse har sin egen dato. Melk som kom mandag, og melk som kom torsdag, er samme vare med to datoer. Står pakkene blandet, tar de ansatte den som er nærmest.

Mange kjenner prinsippet FIFO, først inn, først ut. For ferskvarer er først-utløpt-først tryggere, fordi en ny leveranse kan ha kortere dato enn den forrige.

Sett varene med lengst dato bakerst ved hvert mottak. Merk hyllene, så nye ansatte gjør det riktig fra første vakt.

Før opp alt som går ut av lageret uten å bli solgt eller brukt som planlagt. Bruk faste årsaker, så tallene kan sammenlignes fra uke til uke:

• utløpt på dato
• skadet ved mottak eller lagring
• feil i produksjon eller tilberedning
• smaking og personalmat
• tyveri eller ukjent årsak

Etter noen uker ser du hvor det lekker. Kaster kafeen brød hver mandag, er helgebestillingen for stor. Mangler det stadig festemidler på varebilene i en byggebedrift, trengs en fast rutine for påfylling og uttak.

Hvordan finner dere innkjøpsbehovet uten å gjette?

Innkjøpsbehovet er varene under bestillingspunktet, minus det som alt er bestilt og på vei. Det siste leddet stopper dobbeltkjøpene.

Det typiske dobbeltkjøpet skjer når to personer ser at en vare er lav, og begge bestiller. Et annet er at noen bestiller en forsinket leveranse på nytt.

En fast innkjøpsrutine kan se slik ut:

1. Lag bestillingslisten fra lageroversikten. Ta med varene under bestillingspunktet, og trekk fra det som er bestilt.
2. Samle bestillingen per leverandør. Det gir færre leveranser og bedre oversikt over hva som er på vei.
3. Hold faste bestillingsdager. Bestiller dere tirsdag og fredag, vet alle når listen må være oppdatert.
4. Be om bekreftelse fra leverandøren. Da vet alle at varene er på vei, og når de kommer.
5. Kontroller varemottaket. Sjekk antall mot følgeseddelen, se på datoene og mål temperaturen på kjølevarer. Det som mangler, føres som restordre.
6. Hold fakturaen mot det som kom. Har leverandøren fakturert varer dere aldri fikk, skal det oppdages før betaling.

Varemottak og temperaturkontroll passer som faste punkter i en sjekkliste-app, så kontrollen gjøres likt hver gang. Hva en sjekkliste-app bør kunne, står i en egen artikkel.

Skill småkjøp fra varebestillingen

Kaffe til personalet, rengjøringsmidler og kontorrekvisita hører sjelden hjemme i lagerstyringen. En felles handleliste for småkjøp viser hva som trengs, og hva som allerede er kjøpt.

I et renholdsfirma er rengjøringsmidlene derimot en del av varelageret. Da gjelder rutinene over, med bestillingspunkt og telling.

Når trenger dere et lagerstyringssystem i stedet for regneark?

Et lagerstyringssystem blir aktuelt når flere teller og bestiller, eller når utløpsdatoene står på lapper i kjøleskapet. Så lenge lageret er lite og én person oppdaterer arket, holder regnearket.

En liten bedrift velger som regel mellom tre løsninger:

Det lønner seg å bytte når tiden dere bruker på å rette feil, er større enn tiden det tar å lære noe nytt.

Overgangen fra regneark går lettest i fire steg:

1. Rydd varelisten i regnearket først. Fjern varer som ikke føres lenger, og slå sammen dubletter.
2. Importer listen. Mange lagersystemer tar imot en CSV-fil, og alle vanlige regneark kan lagre i det formatet.
3. Tell alt på nytt i det nye systemet. Da starter beholdningen med tall som stemmer.
4. Begynn med de dyreste varene. Sett bestillingspunkt og utløpsdato der det betyr mest, og ta resten etter hvert.

Skal lageret ligge i samme system som vaktplan og timer? Guiden om når et alt-i-ett system lønner seg hjelper dere med valget. Artikkelen om digitalisering av små bedrifter viser hvordan dere kartlegger verktøyene og finner det som føres to steder.

Hvordan hjelper Operra med lager og innkjøp?

Operra hjelper med lager og innkjøp gjennom tre tilleggsmoduler: Lager & Varetelling, Innkjøp & leverandører og Handleliste. Lager fører beholdningen, Innkjøp lager bestillingene, og Handleliste tar småkjøpene.

Lager & Varetelling i Operra fører beholdningen per vare, og hver endring lagres med årsak. Øverst i oversikten står lagerverdien, varene under bestillingspunktet og varene som er tomme. En vare som når bestillingspunktet, gir et daglig varsel.

Ferskvarer kan få utløpsdato per parti, med daglig varsel før datoen. Partiene står sortert etter utløpsdato, så det som går ut først, ligger øverst. Ved uttak velger du selv hvilket parti varen tas fra.

Kasserte varer registreres som svinn med årsak, som utløpt eller skadet.

Under varetellingen skanner du strekkodene med mobilkameraet. Det fungerer i Chrome, Edge og Safari fra iOS 17, og ellers skriver du inn koden. Avvikene rettes når tellingen fullføres.

Varelisten kan importeres og eksporteres som CSV.

Innkjøpsmodulen med «Bør bestilles» krever at Lager er slått på. «Bør bestilles» samler varene under bestillingspunktet per leverandør, og det som alt er bestilt, regnes med. Du går gjennom forslaget og sender bestillingen som PDF på e-post, og leverandøren bekrefter leveringsdatoen via en lenke.

Ved varemottaket registrerer du utløpsdato og temperatur på mobilen der varen krever det. Varer som ikke kom, blir stående som restordre. Småkjøpene passer i Handleliste, som er laget for innkjøp uten formell bestilling.

Lager og Innkjøp bokfører ikke, så varelager og varekostnad føres i regnskapssystemet. Krever lageret plukking og forsendelse i stor skala, er et eget lagersystem eller ERP et bedre valg.

Se modulprisene og prisen per ansatt. Alle tre modulene kan prøves gratis i 30 dager.

Lager og innkjøp er punkt fem av ti administrative oppgaver dere kan forenkle med digitale verktøy.