Hvordan lage en god vaktplan for ansatte

Hvordan lager du en vaktplan, steg for steg?

Du lager en vaktplan ved å starte med behovet og slutte med navnene. Kartlegg først hvor mange som trengs når, sett deretter rammene, og fordel vaktene til slutt.

• Finn bemanningsbehovet per dag og time, for eksempel ut fra salg, bookinger eller åpningstider.
• Sett minimumsbemanning og hvilken kompetanse som må være til stede på hver vakt.
• Lag faste vakttyper med klokkeslett og pause, så planen blir lik fra uke til uke.
• Hent inn tilgjengelighet, ferie og fravær før du fordeler noe.
• Fordel vaktene etter stillingsprosent, kompetanse og en fast rotasjon av helg og kveld.
• Kontroller hviletid, ukehvile, pauser og overtid mot reglene.
• Drøft planen med de tillitsvalgte og gjør den kjent senest 14 dager før den gjelder.

Hvilke regler gjelder når du lager vaktplan?

Arbeidsmiljøloven kapittel 10 avgjør når planen skal være klar, hvor lenge folk kan jobbe og hvor mye fri de skal ha. Tariffavtaler kan gi andre frister og grenser, så sjekk avtalen hvis bedriften er bundet av en.

Hvordan fordeler du vaktene rettferdig?

Du fordeler vaktene rettferdig ved å bruke faste, kjente regler for hvem som får hvilke vakter. Når reglene er synlige, handler uenighet om reglene og mindre om personer.

• Roter helger og kvelder etter en fast syklus, så alle vet når de står for tur.
• La de ansatte melde tilgjengelighet før planen lages, og ta hensyn til den så langt driften tåler.
• Følg med på timer per ansatt opp mot stillingsprosenten, så ingen blir fast reserve.
• Lys ut ekstravakter til alle samtidig, og del dem ut etter en kjent regel.
• Vis hele planen for alle. Åpenhet gjør det lettere å bytte vakter og å se at fordelingen er jevn.

Hvordan varsler du endringer i vaktplanen?

Endringer i en kjent vaktplan skal som hovedregel drøftes med de tillitsvalgte og varsles minst 14 dager før de gjelder. Den ansatte har normalt ikke plikt til å jobbe en vakt som er endret med kortere varsel.

Arbeidsavtalen skal beskrive ordningene for vaktendringer (§ 14-6). Står det lite om dette i dagens avtaler, er neste ansettelse et godt tidspunkt å oppdatere malen.

Tilkallingsvikarer har ikke krav på en arbeidsplan 14 dager før. Har de likevel fått en plan, gjelder de samme reglene for endringer.

• Bruk én kanal for alle endringer, så ingen må lete i meldinger, lapper og e-post.
• Gi beskjed til hver enkelt som berøres, og be om bekreftelse på at beskjeden er lest.
• Lag en fast regel for vaktbytte: hvem som må godkjenne, og hvor byttet registreres.
• Oppdater planen samme dag. En plan som ikke stemmer, gir feil timer og feil lønn senere.

Hvilke feil er vanligst i en vaktplan?

De vanligste feilene handler om hvile, varsel og oversikt.

• Kveldsvakt etterfulgt av morgenvakt, med under 11 timers hvile mellom.
• Planen gjøres kjent for sent, eller endres på kort varsel uten gyldig grunn.
• Overtid brukes som fast løsning på for lav grunnbemanning.
• De samme personene får de fleste helgene og kveldene.
• Ferie og fravær legges inn etter at planen er laget.
• Ansatte under 18 år settes opp sent på kvelden eller lenger enn særreglene tillater.
• Vaktplanen brukes som timeliste. Den viser planlagt tid, mens loven krever oversikt over tiden som faktisk er arbeidet (§ 10-7).

Bør du lage vaktplanen i Excel eller i et digitalt system?

Excel holder for en liten bedrift med faste vakter og få endringer. Når flere planlegger, eller planen endres hver uke, gir et digitalt vaktplansystem bedre kontroll.

Fordelen med Excel er at verktøyet er kjent og allerede installert hos de fleste. Ulempen er at regnearket verken sier fra om kort hvile eller varsler de ansatte. Det finnes dessuten fort i flere versjoner.

Et digitalt system samler plan, tilgjengelighet og endringer ett sted, og de ansatte ser vaktene sine på mobilen. Velg et system som sammenligner planlagte og faktiske timer, så vaktplanen og timelisten henger sammen.

Slik lager du vaktplan i Operra

I Operra legger du vakter på riktig ansatt og dag i uke- eller månedsvisning. En vakt som går igjen, kan gjentas ukentlig i så mange uker du vil.

Uka kan ligge som utkast til den er klar, og de ansatte varsles automatisk når du legger den ut eller endrer en vakt. De ansatte markerer selv tilgjengelighet, og planen viser hvor bemanningen er under minimum.

Med Turnus-modulen bygger du rotasjonen én gang og får beskjed om hvile under 11 timer og ukehvile under 35 timer mens du bygger. Grensene for overtid, søndagsarbeid og nattarbeid må du likevel følge med på selv.

Planlagte timer kan sammenlignes med faktiske timer fra timeregistreringen. Slik ser du avvikene mellom plan og virkelighet før lønnskjøringen.

Guiden er generell informasjon og erstatter ikke juridisk rådgivning. Sjekk lovteksten og en eventuell tariffavtale for bedriften.