Fordeler med digital timeregistrering og hva du bør vurdere

Hva er digital timeregistrering?

Digital timeregistrering er et system der arbeidstiden registreres elektronisk i det den starter og slutter. Den ansatte stempler inn og ut, og systemet regner ut timer, pauser og overtid.

Stemplingen kan skje i en app på mobilen, på en terminal ved inngangen, med adgangskort eller i nettleseren. Mange systemer kobler i tillegg timene mot vaktplanen og lager grunnlag for lønn.

Loven krever en oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet (arbeidsmiljøloven § 10-7). Den bestemmer ikke formen, så et stemplingssystem er like gyldig som en timeliste på papir.

Hvilke fordeler gir digital timeregistrering?

Den største fordelen er at timene registreres i det de skjer. Det gir færre feil og mindre arbeid før lønnskjøringen.

• Riktigere tider: stemplingen skjer i øyeblikket, så ingen må huske timene i etterkant.
• Mindre etterarbeid: timene summeres automatisk, og lederen slipper å taste inn papirlister.
• Oversikt i sanntid: du ser hvem som er på jobb, og hvem som ikke har stemplet inn.
• Overtid som synes underveis: du ser overtiden mens den oppstår og kan holde den innenfor grensene.
• Plan mot virkelighet: planlagte timer fra vaktplanen kan sammenlignes med tiden som faktisk er arbeidet.
• Sporbare rettinger: en god løsning logger hvem som endret en tid, når og hva som sto der før.
• Lett å legge fram: oversikten kan hentes ut til Arbeidstilsynet, de tillitsvalgte og den ansatte selv.

Hva er ulempene ved digital timeregistrering?

Digital timeregistrering løser ikke alt. Systemet blir aldri mer riktig enn stemplingene og reglene som legges inn.

• Glemte stemplinger skjer fortsatt, og noen må rette dem.
• Ansatte uten jobbtelefon må bruke egen mobil eller få en annen måte å stemple på.
• Overtid og tillegg beregnes ut fra reglene som legges inn. En feil regel gir feil lønn.
• Et system som beregner overtid, kontrollerer ikke nødvendigvis at loven eller tariffavtalen er fulgt.
• Løsningen har en løpende kostnad, og alle må læres opp.
• Mer data om de ansatte gir større ansvar for personvernet.

Hva sier personvernreglene om GPS og geofencing?

Datatilsynet skriver at arbeidsgiver kan kreve at de ansatte registrerer når de kommer på jobb og når de går. Om arbeidsgiver også kan behandle posisjonsdata, avhenger av formålet, og behandlingen må uansett være nødvendig og proporsjonal.

Geofencing betyr at stempling bare godtas innenfor en sone rundt arbeidsstedet. Det krever at telefonen deler posisjon når den ansatte stempler, og det er behandling av personopplysninger.

Bruk av posisjon for å kontrollere de ansatte kan være et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Da må tiltaket ha saklig grunn i virksomhetens forhold og må ikke være en uforholdsmessig belastning for de ansatte (§ 9-1).

Hva bør du se etter når du velger system?

Velg ut fra hvordan de ansatte faktisk jobber. Et system som passer kontoret, passer ikke nødvendigvis et kjøkken, en byggeplass eller et renholdsteam på farten.

• Stempling fra mobil, og en løsning for dem som ikke kan eller vil bruke egen telefon.
• Kobling mot vaktplanen, så planlagt og faktisk tid kan sammenlignes.
• Regler for overtid og tillegg som kan settes opp etter tariffavtalen eller egne avtaler.
• Mulighet for leder til å rette glemte stemplinger, med logg over hver retting.
• Tilgang for de ansatte til egne timer, og rapporter til lønn, tillitsvalgte og Arbeidstilsynet.
• Eksport som lønnssystemet kan lese, for eksempel Excel.
• Databehandleravtale, liste over underleverandører og informasjon om hvor dataene lagres.
• Geofencing som kan slås av og på per arbeidssted, så den bare brukes der det er grunn til det.
• En prismodell som er lett å forstå, og en prøveperiode med egne data.

Hvordan bytter du fra papir eller Excel?

Bytt i små steg, og la gammel og ny løsning gå side om side i én lønnsperiode. Da ser du forskjellene før de får betydning for lønnen.

Arbeidstilsynet skriver at oversikten over arbeidstid skal lages i samarbeid med de ansatte og de tillitsvalgte. Ta dem med fra starten, særlig hvis løsningen bruker posisjon.

• Kartlegg hvordan timene føres i dag, og hvilke regler for overtid, pauser og tillegg som gjelder.
• Involver de ansatte og de tillitsvalgte tidlig, og informer om formål og bruk av dataene.
• Legg inn ansatte, avdelinger og satser, og sett opp reglene for overtid og tillegg.
• Lær opp lederne først, så de kan svare når de ansatte spør.
• Kjør den gamle og den nye løsningen parallelt i én lønnsperiode, og sammenlign summene.
• Avslutt den gamle løsningen, og ta vare på de gamle timelistene.
• Evaluer etter et par måneder hva som fungerer, og hva som må justeres.

Slik fungerer timeregistrering i Operra

I Operra stempler de ansatte inn og ut fra mobilen, i appen eller i nettleseren. Timene kobles automatisk mot vaktplanen, og pauser trekkes fra.

Dagsoversikten viser hvem som er på jobb, hvem som mangler stempling og hvem som er ferdig. En leder kan føre glemte stemplinger, og hver retting logges med gammel og ny verdi.

Geofencing settes opp per arbeidssted, og bare eier eller administrator kan slå den på eller endre den. Overtid og tillegg beregnes etter reglene bedriften selv legger inn, og Operra kontrollerer ikke automatisk at loven eller tariffavtalen følges.

Timerapporten hentes ut i Excel eller PDF, med timer og eventuelt lønn per ansatt, klar til lønnskjøringen i bedriftens eget lønnssystem. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Guiden er generell informasjon og erstatter ikke juridisk rådgivning. Vurder personvern og kontrolltiltak konkret for bedriften.