Digitalisering av små bedrifter: slik rydder dere i systemene

Hva betyr digitalisering for en liten bedrift?

For en liten bedrift betyr digitalisering at hver opplysning har ett fast sted. Den føres én gang og er tilgjengelig der folk trenger den, enten de sitter på kontoret eller har telefonen i hånda.

Her handler det om drift og personal: vakter, timer, fravær, rutiner og personaldokumenter. Nettbutikk, markedsføring og regnskap er egne temaer med egne verktøy.

Få bedrifter har valgt mange systemer med vilje. Vaktplanen havnet i Excel fordi regnearket fantes fra før, og ferie ble meldt på e-post fordi det gikk raskt. Temperaturene på kjølerommet ble ført på et ark fordi arket hang på døra.

Hvert valg var fornuftig der og da. Problemet kommer når de samme opplysningene lever flere steder, og noen må holde dem like for hånd.

Hvordan kartlegger dere verktøyene dere bruker i dag?

Dere kartlegger verktøyene ved å skrive opp hvert sted opplysninger føres, hvem som bruker det, og hvor det samme står et annet sted. Resultatet er en tabell som viser hvor dobbeltarbeidet ligger.

Gjør jobben sammen med dem som bruker verktøyene hver dag. En daglig leder kjenner sjelden alle regnearkene skiftlederne har laget selv.

Slik fører dere kartleggingen

1. List opp alle verktøyene. Ta med regneark, e-post, papirskjema, permer og gruppechatter. De uoffisielle verktøyene teller like mye som de offisielle.
2. Skriv hvem som fører, og hvem som leser. Ofte fører én person, mens mange leser. Det er gjerne leserne som først merker at noe er utdatert.
3. Noter hvilke opplysninger som ligger der. Bruk faste ord, som ansatte, vakter, timer, ferie, sykefravær, avtaler og rutiner. Da ser du lettere når den samme opplysningen dukker opp to steder.
4. Marker dobbeltføringen. Står samme opplysning i to verktøy, skriv hvem som flytter den og hvor ofte. Avskrift hver uke veier tyngre enn avskrift én gang i året.
5. Sett et foreløpig tiltak. Tre svar holder: samle, koble eller la stå. Å koble betyr at verktøyet blir stående og får opplysningene som fil eller via en kobling.

Spør også etter skyggeverktøyene. I en renholdsbedrift fordeles oppdragene kanskje i en meldingsgruppe, mens ferieønskene ligger i et privat regneark hos en teamleder. Slike verktøy rommer opplysninger ingen andre ser, og de forsvinner den dagen eieren slutter.

Eksempel: kafé med 12 ansatte

Kafeen i eksempelet har 12 ansatte, en daglig leder og en regnskapsfører utenfor huset. Etter en gjennomgang kan kartleggingen se slik ut:

Mønsteret er lett å se. Timene føres på papir, skrives av i et regneark og havner til slutt i lønnssystemet. Ferie står tre steder: i e-posten, i feriearket og i vaktplanen.

Skjemaet på kjølerommet føres bare ett sted. Det kan derfor vente, selv om det fortsatt er på papir.

Hvordan oppdager dere dobbeltarbeid og skjulte kostnader?

Dere finner dobbeltarbeid ved å se etter opplysninger som står i mer enn ett verktøy, og ved å telle avskriftene i en vanlig måned. Kostnaden synes sjelden i regnskapet, fordi den er spredt på mange små avskrifter.

Kartleggingen har allerede vist hvor det skjer. Neste steg er å finne ut hva det koster.

Tell avskriftene i én måned

Be alle som flytter opplysninger mellom verktøy, om å notere det i fire uker. Hver linje trenger tre ting: hva som ble flyttet, fra hvor til hvor, og omtrent hvor mange minutter det tok.

Ta også med tiden det går med til å rette feil. En ansatt med feil timer på lønnsslippen er ett eksempel. En vakt som sto tom fordi ferien aldri kom inn i planen, er et annet.

Summen blir bedriftens eget tall. Det sier mer om behovet enn et gjennomsnitt fra en leverandør.

Feilene koster mer enn tiden

Hver avskrift er en ny sjanse for feil. En time som faller ut på veien fra papir til regneark, blir feil lønn, og den ansatte merker det før lederen.

Arbeidsmiljøloven § 10-7 krever at timene hver ansatt har jobbet, er ført i en oversikt. Både Arbeidstilsynet og de tillitsvalgte skal kunne se den.

Ligger timene på løse ark og i to regneark, tar det tid å hente fram oversikten. Det er heller ikke sikkert hvilket ark som stemmer.

For ansatte med skiftende arbeidstider krever § 10-3 en arbeidsplan de lett får tak i. En plan som henger på veggen, ligger i chatten og står i et regneark, gjør det uklart hvilken versjon som gjelder.

Ansvaret ligger hos arbeidsgiver uansett verktøy. Færre kopier gjør det likevel lettere å holde oversikten riktig.

Ti administrative oppgaver som kan forenkles viser de typiske tegnene på dobbeltarbeid, oppgave for oppgave.

Hva bør digitaliseres først?

Det som bør digitaliseres først, er området der flest personer bruker de samme opplysningene, og der avskriften er størst. I en servicebedrift med skift er det som oftest vaktplanen og timene, deretter fravær og til slutt rutiner og dokumenter.

En enkel prioriteringsregel

Gi hver rad i kartleggingen to tall fra 1 til 3. Det første sier hvor mange som bruker opplysningene, og det andre hvor ofte de skrives av.

Hold radene merket «la stå» utenfor, og start med raden som får høyest sum. I kafeen får vaktplanen og timelisten 6 hver, mens skjemaet på kjølerommet får 3. Blir det likt, tar dere vaktplanen først, siden timene skal sammenlignes med vaktene.

En rekkefølge som holder driften i gang

1. Rydd ansattlisten. Alle andre områder bygger på den. Ta ut dem som har sluttet, og kontroller avdeling, stillingsprosent og kontaktinformasjon for resten.
2. Ta vaktplanen. Den brukes av alle hver uke og står bak de fleste avskriftene. Artikkelen om å bytte fra Excel til digital vaktplan viser overgangen steg for steg.
3. Registrer faktisk arbeidstid. Når planen sitter, kan de ansatte stemple inn og ut på vaktene sine. Hvordan stemplingen fungerer på telefonen, er forklart i artikkelen om stempling på mobil for ansatte.
4. Flytt ferie og fravær inn. Når fraværet ligger sammen med planen, ser lederen hullene før en søknad godkjennes.
5. Ta rutiner og dokumenter til slutt. Sjekklister, avtaler og personalmapper deler færre opplysninger med resten, så de tåler å vente. Rutinene får sin egen gjennomgang i artikkelen om hva en sjekkliste-app bør kunne.

Når slutter det gamle verktøyet å gjelde?

Kjør gammelt og nytt side om side i noen uker, og sammenlign dem underveis. Avtal så en fast dato da bare det nye gjelder, og gi beskjed til alle i god tid. Ta en full eksport fra det gamle verktøyet før abonnementet sies opp.

Få de ansatte med

Det nye verktøyet virker først når den gamle kanalen stenges. Er gruppechatten fortsatt åpen for vaktbytter, fortsetter byttene å havne der.

Velg et verktøy som fungerer på telefonen. Mange i butikk, servering og renhold har ingen PC i arbeidsdagen. Gjør én person til fast kontakt for spørsmål den første tiden, og la alle logge inn og prøve appen sammen før den tas i bruk.

Hva bør samles, og hva kan bli stående?

Det som bør samles, er det som handler om de samme personene og de samme dagene: ansatte, vakter, timer, fravær, rutiner og personaldokumenter. Regnskap, lønn og kasse kan gjerne ligge i egne systemer, så lenge opplysningene kommer dit uten avskrift.

Bransjesystemer hører også hjemme i den siste gruppen. Journalsystemet på en klinikk og kalkulasjonsverktøyet i et byggfirma gjør jobber et driftssystem ikke skal ta over.

For systemene dere beholder, er det overgangen som teller. Timene bør komme til lønnssystemet som en eksportfil eller via en kobling, slik at ingen skriver dem av.

Guiden om når et felles system lønner seg og hva dere bør kreve av leverandøren går gjennom kravene én for én.

Personvern når opplysningene flyttes

Opplysninger om ansatte er personopplysninger, og de følger med når verktøyene byttes. Lagres de i en skytjeneste som en annen virksomhet driver, kreves det en databehandleravtale med leverandøren. Datatilsynet viser til personvernforordningen artikkel 28 nr. 3.

Ryddingen er også en god anledning til å slette. Ifølge Datatilsynet skal personopplysninger ikke lagres lenger enn nødvendig, og tilgangen til personalmappen skal begrenses til dem med et tjenstlig behov. Lagringstidene per dokumenttype står i artikkelen om personalmappen.

Hva er et modulbasert system, og hvorfor passer det små bedrifter?

Et modulbasert system har en felles grunnmur med ansattregister og innlogging, og moduler som slås på etter behov. Dere kan starte med ett område og legge til det neste når det første er i fast bruk.

Det passer godt med prioriteringen over. Rekkefølgen dere kom fram til, blir rekkefølgen modulene tas i bruk i.

Modellen har også ulemper:

• Hver ny modul gjør det tyngre å bytte leverandør senere.
• Et spesialsystem for ett område kan ha flere funksjoner enn modulen som dekker det samme.
• Det er fristende å slå på mange moduler samtidig, og da blir opplæringen tung.

Spør leverandøren om dette før valget tas:

• Bruker alle modulene det samme ansattregisteret?
• Kan hver modul brukes alene, eller krever noen en annen modul først?
• Kan dataene eksporteres per modul, i vanlige formater som Excel og CSV?
• Får alle ansatte innlogging og app, og hva koster det per ansatt?

Hvordan hjelper Operra med å rydde i systemene?

Operra hjelper med å rydde i systemene ved å samle drift og personal på ett ansattregister, med moduler dere slår på etter behov. Ansattregisteret, innlogging for alle ansatte, mobilappen, roller og tilganger, varsler og norsk e-postsupport er med i alle abonnement. Resten er tilleggsmoduler.

Kafeen i eksempelet kunne startet med vaktplan og timeregistrering og lagt til fravær, sjekklister, avvik og dokumenter senere.

Vaktplan, fravær og timer henter de ansatte fra det samme registeret. Når en fraværssøknad godkjennes, vises fraværet i vaktplanen. Stemplingene knyttes til vaktene de hører til.

Migreringsveiviseren leser ansatte, vakter, kunder og produkter fra Excel eller CSV. Den foreslår hvilken kolonne som er hva, og du retter det som ikke stemmer. Siden om hvordan dere kommer i gang viser hva dere ellers kan få hjelp til ved oppstart.

Timerapporten fra Timeregistrering kan eksporteres til Excel, PDF eller CSV og sendes videre til den som kjører lønn. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Koblinger mot regnskap og kasse kan bygges som en del av Enterprise, med omfang og pris avtalt på forhånd. Siden om integrasjoner og API viser hva som finnes i dag.

Prisen består av en pris per modul og en pris per aktiv ansatt. Begge står på siden om modulpris og pris per ansatt, og dere kan starte med en gratis prøveperiode på 30 dager.

Arbeidsgiver har fortsatt ansvaret for at arbeidsplan, timeoversikt og personalmapper følger regelverket. I oversikten over modulene ser dere hva hver modul gjør.