Personalmappe: hva skal den inneholde, og hvor lenge skal den lagres?

Hva er en personalmappe, og må dere ha en?

En personalmappe er dokumentene og opplysningene bedriften har om hver enkelt ansatt. Den rommer både fakta, som arbeidsavtalen, og vurderinger, som referatet fra en medarbeidersamtale. Ingen lov krever en bestemt mappe eller et bestemt system.

Kravene ligger i reglene rundt mappen. Alle arbeidsforhold skal ha en skriftlig arbeidsavtale (arbeidsmiljøloven § 14-5), og avtalen må oppbevares et sted. Personvernforordningen (GDPR) setter rammene for resten: hva som kan lagres, hvem som får se det og når det skal slettes.

Datatilsynet anbefaler arbeidsgivere å stille seg noen grunnleggende spørsmål:

• Hvilke opplysninger har vi?
• Hvorfor har vi dem?
• Hvor lenge trenger vi dem?
• Hvordan oppbevares de?
• Hvem har tilgang?

Arbeidsavtaler, internkontroll og årshjulet for HR-oppgavene står i guiden om personaladministrasjon i små bedrifter.

Hva skal ligge i personalmappen?

Personalmappen skal inneholde det bedriften trenger for å gjennomføre og følge opp arbeidsforholdet. Prinsippet heter dataminimering: opplysningene skal være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålet (GDPR artikkel 5 nr. 1 bokstav c). Et dokument uten et formål du kan forklare, hører ikke hjemme der.

Dette hører hjemme i mappen

Med en mal for arbeidsavtale blir avtalene like fra ansatt til ansatt. Personalhåndboken og felles rutiner gjelder alle, så de passer bedre i et felles område som alle kan lese. Har dere ingen håndbok ennå, er malen for personalhåndbok et sted å begynne.

Dette bør ikke ligge der

Mye av det som havner i mappen, har ingen funksjon der. Dette bør ut:

• Diagnoser og detaljerte helseopplysninger. For å følge opp fravær trenger dere å vite at den ansatte er borte og hvor lenge. Årsaken trenger dere sjelden.
• Fagforeningsmedlemskap. Opplysningen er sensitiv og spiller ingen rolle i oppfølgingen av den ansatte. Trekker dere kontingent over lønn, hører opplysningen hjemme i lønnssystemet.
• Kopi av pass eller førerkort tatt «for sikkerhets skyld». Behold kopien bare når bedriften har et konkret formål med den.
• Uformelle notater og rykter. Det som aldri er tatt opp med den ansatte, bør heller ikke stå i mappen.
• Opplysninger som er feil eller utdatert. Den ansatte kan kreve dem rettet eller slettet.

Et eksempel: Et serveringssted med uteservering har 20 ansatte om sommeren, og åtte av dem er vikarer. Hver vikar trenger en arbeidsavtale, et bevis på hygienekurs og en sluttattest i august. I praksis ligger det ofte mer i mappene, som skjermbilder av vaktbytter fra gruppechatten og passkopier ingen husker formålet med.

Vaktbyttene hører hjemme i vaktplanen. Passkopiene bør fjernes hvis ingen kan si hva de skal brukes til.

Gråsoner: fravær og helse

Fraværsoversikten har sin plass i mappen, fordi dere må følge opp fravær og beregne riktig lønn. Diagnosene holder dere utenfor. Dokumenter med helseopplysninger bør dessuten ligge skjermet fra resten av mappen.

Datatilsynet ber arbeidsgivere vurdere lukkede konvolutter for advarsler og dokumenter med følsomme helseopplysninger. Tiltaket skal hindre snoking, slik at den som leter etter en arbeidsavtale, finner den uten å lese det sensitive. I en digital mappe gjør egen tilgang og logging samme jobb.

Hvem får se personalmappen?

Personalmappen skal bare kunne ses av dem som trenger opplysningene for å gjøre jobben sin. I en liten bedrift er det som regel daglig leder, nærmeste leder og den som har ansvar for lønn. Kolleger har ingen rett til å se hverandres mapper uten et tjenstlig behov eller samtykke fra den det gjelder.

Ifølge Datatilsynet må papirmapper oppbevares i låst skap. Elektroniske mapper må sikres, blant annet med tilgangskontroll og logging av oppslag. Bedriften skal også ha skriftlige rutiner for behandling av personopplysninger, og de ansatte skal kjenne dem.

Hvem som trenger hva, varierer med rollen. I en restaurant med to avdelinger kan kjøkkensjefen ha behov for å se sertifikatene til kokkene. Lønnsdokumenter og advarsler kan dere holde for daglig leder og lønnsansvarlig.

Den ansattes rett til innsyn

Etter GDPR artikkel 15 kan den ansatte kreve å se alle personopplysninger bedriften har om hen. Retten gjelder også opplysninger utenfor selve mappen, og Datatilsynet nevner såkalte skyggearkiv spesielt. Det kan være kopier hos en avdelingsleder eller vedlegg i en gammel e-posttråd.

Svaret skal komme uten ugrunnet opphold og senest innen én måned (GDPR artikkel 12 nr. 3). Ved mange eller kompliserte krav kan fristen forlenges med inntil to måneder. Da skal den ansatte få beskjed innen den første måneden.

Et avslag må begrunnes skriftlig, og den ansatte kan da ta saken videre til Datatilsynet. Hen kan også kreve at feil eller unødvendige opplysninger rettes eller slettes.

Et innsynskrav er lettest å svare på når alt ligger ett sted. Ligger avtalen i e-post, advarselen i en perm og notatene hos en leder, må noen lete gjennom alt innen fristen.

Hvor lenge kan dere lagre dokumentene i personalmappen?

Dokumentene i personalmappen kan lagres så lenge dere trenger dem til formålet de ble samlet inn for. Det følger av prinsippet om lagringsbegrensning i GDPR artikkel 5 nr. 1 bokstav e. Hele mappen har ingen felles frist, og Datatilsynet regner slutten av arbeidsforholdet som den normale yttergrensen for personaladministrasjonen.

Når kan opplysninger lagres lenger?

Noen opplysninger kan eller må lagres etter at den ansatte har sluttet. Datatilsynet nevner tvister: advarsler og andre opplysninger som har betydning for saken, kan lagres til tvisten er endelig avgjort. Det samme gjelder dokumentasjon bedriften trenger for å forsvare seg mot et krav, som erstatning for usaklig oppsigelse.

I tillegg setter bokføringsreglene faste frister for dokumentasjon av lønn og timer.

Lagringstid per dokumenttype

Bare de to første radene har en lagringsfrist som står i regelverket. For resten bestemmer dere fristen selv, og den bør stå i rutinen. Timelister og lønnsbilag ligger som regel i lønns- og regnskapsarkivet, så avklar med regnskapsføreren hvem som tar vare på hva.

Advarsler: sett en konkret frist

Datatilsynet mener arbeidsgiver bør bestemme konkret hvor lenge hver advarsel skal lagres. Som rettesnor viser tilsynet til statsansatteloven § 25 fjerde ledd, der opplysninger om ordensstraff kan lagres i personalmappen i fem år.

Regelen gjelder bare statsansatte, så for private bedrifter er den en pekepinn. En ny advarsel kan forlenge lagringstiden. Har den ansatte skrevet innsigelser, bør de ligge sammen med advarselen.

Hvordan rydder dere opp i gamle ansattdokumenter?

Dere rydder opp i gamle ansattdokumenter ved å kartlegge hva som finnes og hvor det ligger, og sette en lagringsfrist for hver dokumenttype. Første runde tar mest tid. Etterpå holder en fast avslutningsrutine og en årlig gjennomgang mappene ryddige.

1. Kartlegg hvor opplysningene ligger. Sjekk permer, delte mapper, e-post og ledernes egne filer. Skyggearkivene teller også.
2. Sorter etter dokumenttype. Bruk de samme kategoriene for alle ansatte, som avtaler, attester, sertifikater, lønn, fravær og advarsler.
3. Skriv formål og lagringstid for hver kategori. Tabellen over er et utgangspunkt.
4. Slett det som mangler formål. Diagnoser, doble kopier og opplysninger som er feil, går først.
5. Gi tilgang etter rolle. Bestem hvem som ser hva, og lås sensitive dokumenter inne eller bak egen tilgang.
6. Skriv rutinen ned. En mal for personvernrutine gir deg strukturen. Gjør rutinen kjent for de ansatte.
7. Lag en fast avslutningsrutine. Når noen slutter, går du gjennom mappen og sletter det som ikke lenger trengs. Sett en dato for resten.
8. Gå gjennom mappene én gang i året. Legg oppgaven inn i årshjulet, for eksempel i desember.

Et renholdsfirma med 40 ansatte og stor utskiftning kan etter noen år ha hundrevis av mapper for folk som har sluttet. Med en fast avslutningsrutine blir hver mappe gjennomgått den uka den ansatte slutter, og ryddejobben blir liten hver gang.

Rydding er lettere når strukturen er på plass fra første arbeidsdag. Artikkelen om onboarding av nye ansatte viser hva som bør være klart når noen begynner.

Når lønner det seg å gå over til digitalt?

En digital personalmappe lønner seg når flere ledere trenger tilgang, når mange begynner og slutter, eller når sertifikater med utløpsdato må følges opp. Ingen lov krever digital mappe. Med 2–3 ansatte og sjelden utskiftning kan papir i et låst skap holde.

En digital løsning gjør det lettere å få til det papiret er dårlig på:

• tilgang etter rettighet, så sensitive dokumenter bare vises for dem som trenger dem
• logg over hvem som har åpnet hva
• søk, så et innsynskrav kan besvares uten å bla gjennom permer
• varsel før sertifikater og avtaler går ut
• sletting som etterlater spor i en logg
• at den ansatte kan se egne dokumenter selv

Før dere velger løsning, er dette verdt å sjekke:

• hvor dataene lagres, og om det er innenfor EU/EØS
• at leverandøren inngår databehandleravtale med bedriften
• at dokumentene kan eksporteres i originalformat
• hvem hos leverandøren som kan se dokumentene
• hvordan arkivering og sletting fungerer i praksis

Ligger resten av administrasjonen også spredt på papir, e-post og regneark, viser artikkelen om digitalisering av små bedrifter hvordan dere kan rydde. Personalmappen er også én av ti administrative oppgaver som blir enklere med digitale verktøy.

Hvordan hjelper Operra med personalmappen?

Operra hjelper med personalmappen gjennom tilleggsmodulen Dokumenter & personalmapper, der hver ansatt får en mappe med styrt tilgang. Ansattregisteret følger med i alle Operra-abonnement.

Dere setter opp mappestrukturen én gang, og den vises likt hos alle ansatte. Mappene kan for eksempel hete Kontrakter, Attester, Sertifikater, Lønn, Fravær og Annet.

Kategorien avgjør standard tilgang, og arbeidsavtaler og advarsler er sensitive fra start. Sensitive dokumenter vises bare for brukere med en egen rettighet. Hver gang andre enn den ansatte selv åpner et slikt dokument, blir det logget.

Den ansatte ser alltid sine egne dokumenter på Min side, og kolleger ser ikke innholdet. Dokumenter med utløpsdato, som HMS-kort eller førstehjelpsbevis, gir varsel i god tid før utløpsdatoen, og et nytt varsel på selve dagen. Modulen har også versjoner og søk i teksten inne i PDF-er.

Dokumenter kan sendes til digital signering med flere signatarer i fast rekkefølge. Den som signerer, identifiseres gjennom e-postadressen sin, og signeringen skjer uten BankID.

Når en ansatt settes til «Sluttet», stenges innloggingen. Dokumentene blir liggende til noen sletter dem, og hver sletting logges i revisjonssporet. Legg derfor gjennomgangen av mappen inn i avslutningsrutinen og årshjulet.

Hva som lagres, og hvor lenge, bestemmer bedriften selv. Ansvaret etter personvernreglene ligger hos arbeidsgiveren, også når mappene er digitale. Hvordan modulen henger sammen med fravær, timer og arbeidsavtaler, står på siden om personaladministrasjon i Operra.

Modulprisen og hva som er inkludert i alle abonnement, står på siden med priser og ansattregister. Dere kan teste Operra gratis i 30 dager før dere bestemmer dere.