Hva skal en arbeidsavtale inneholde? Kravene i arbeidsmiljøloven forklart

Må alle ansatte ha skriftlig arbeidsavtale?

Ja. Arbeidsmiljøloven § 14-5 krever skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, og ifølge Arbeidstilsynet finnes det ingen unntak.

Også ekstrahjelp, sommervikarer og den som tar to helgevakter i måneden, skal ha en skriftlig avtale. Arbeidsgiver skal lage utkastet. Den ansatte kan ta med en tillitsvalgt eller en annen representant, både når avtalen skrives og når den endres.

Malen for arbeidsavtale ved fast ansettelse gir faste felt å fylle ut, men den er ingen fasit. Gå gjennom malen mot de 17 punktene i tabellen under, og legg til det som mangler.

Hva gjelder for ekstrahjelp og tilkallingsvikarer?

Ekstrahjelp som kan takke ja eller nei til hver vakt, skal ha en avtale som sier nettopp det, og som beskriver hvordan hver vakt avtales. Arbeidstilsynet kaller dette en rammeavtale.

Ifølge Arbeidstilsynet skal avtalen gi størst mulig forutsigbarhet om stillingsomfanget. Blir behovet lengre og mer forutsigbart, for eksempel i ferieavviklingen, bør avtalen gjøres om til en midlertidig stilling med start og slutt.

Ekstrahjelp som jobber jevnt og mye, er tema i rutinen for tilkallingsvakt og ekstrahjelp som jobber mer enn avtalt.

Når må arbeidsavtalen være skrevet?

Varer arbeidsforholdet mer enn én måned, skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte (arbeidsmiljøloven § 14-5 andre ledd). Er det kortere enn én måned, eller skal den ansatte leies ut, skal avtalen inngås umiddelbart (tredje ledd).

Gjelder sju dager for alle opplysningene?

Ja, fristen gjelder hele avtalen med alle minstekravene. EUs arbeidsvilkårsdirektiv åpner for at enkelte opplysninger kan gis innen én måned. Departementet valgte likevel én felles frist på sju dager (Prop. 130 L (2022–2023) kapittel 6).

Fristen er en ytre grense. Det tryggeste er å signere før første arbeidsdag, slik artikkelen om onboarding av nye ansatte anbefaler.

Hvilke punkter må stå i arbeidsavtalen?

Arbeidsavtalen skal minst inneholde de 17 punktene i arbeidsmiljøloven § 14-6 første ledd, bokstav a til q. Loven kaller dem forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet.

Står det ikke at ansettelsen er midlertidig, legges det til grunn at den er fast (§ 14-6 tredje ledd). Mangler stillingsomfanget, legges den ansattes påstand om omfanget til grunn (fjerde ledd). Begge reglene gjelder med mindre noe annet gjøres overveiende sannsynlig.

Hvordan skriver dere stillingsprosent og arbeidstid ved deltid?

Skriv stillingsprosenten eller timene per uke, og når arbeidet skal utføres. Ifølge Arbeidstilsynet skal avtalen fastsette hvor mye den ansatte skal jobbe, for eksempel som stillingsbrøk eller prosent av hel stilling.

Tre regler henger sammen:

• Heltid er hovedregelen. Før bedriften ansetter på deltid, skal behovet dokumenteres skriftlig og drøftes med de tillitsvalgte (§ 14-1 b, fra 1. januar 2023).
• Fast ansettelse skal gi et reelt stillingsomfang. Det følger av definisjonen i § 14-9 første ledd. Avtalen bør derfor angi omfanget i prosent eller timer.
• Varierende arbeidstid skal kunne beregnes. Varierer arbeidstiden, skal avtalen si det. Den skal også fastsette eller gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres (bokstav j).

Ifølge Arbeidstilsynet kan avtalen angi konkrete tidspunkter, vise til en arbeidsplan eller oppgi et snitt, for eksempel 30 timer i uka over en måned.

En deltidsansatt som jevnlig har jobbet mer enn avtalt de siste 12 månedene, har rett til stilling som tilsvarer den faktiske arbeidstiden (§ 14-4 a). Unntaket er når arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger finnes.

Eksempel: en frisørsalong ansetter på 60 %

Si at en frisørsalong ansetter en frisør i 60 % fast stilling. Full stilling er 37,5 timer i salongen, så 60 % tilsvarer 22,5 timer per uke. Avtalen kan da beskrive arbeidstiden slik:

1. Omfang: 60 % stilling, 22,5 timer per uke.
2. Plassering: tirsdag, torsdag og lørdag, etter en arbeidsplan salongen legger ut fire uker fram i tid.
3. Pauser: 30 minutters pause på dager over 5,5 timer.
4. Vaktendringer: bytte avtales med en kollega og godkjennes av daglig leder. Endringer fra salongens side drøftes med frisøren og varsles så tidlig som mulig.
5. Ekstra timer: hvordan timer utover 22,5 i uka avtales, og hva de betales med. Grensene står i artikkelen om regler for overtid.
6. Pensjon: navnet på leverandøren av tjenestepensjonen.

Står det bare «60 % etter behov», mangler avtalen grunnlaget for å beregne når arbeidet skal utføres, som bokstav j krever.

Hva skal stå om midlertidig ansettelse og prøvetid?

Ved midlertidig ansettelse skal avtalen oppgi forventet varighet og grunnlaget for ansettelsen (§ 14-6 første ledd bokstav e). Grunnlaget må følge av § 14-9, for eksempel vikariat for de faste ansatte i ferien. Den generelle adgangen til å ansette midlertidig uten særskilt grunnlag ble opphevet 1. juli 2022.

Etter mer enn ett års midlertidig ansettelse skal den ansatte ha skriftlig varsel om fratreden senest én måned før (§ 14-9 femte ledd). Malen for midlertidig arbeidsavtale har felt for grunnlag og sluttdato. Kontroller den mot tabellen over før bruk, for flere av punktene i § 14-6 må legges til.

Hva skal stå om prøvetid?

Prøvetid gjelder bare når den er avtalt skriftlig, med en bestemt lengde (§ 14-6 første ledd bokstav f og § 15-6 første ledd). Den kan vare i inntil 6 måneder, og ved midlertidig ansettelse høyst halvparten av ansettelsestiden (§ 15-6 tredje ledd). Skal prøvetiden kunne forlenges ved fravær, må den ansatte være skriftlig orientert om det ved ansettelsen (fjerde ledd).

Det enkleste er et eget punkt om forlengelse i arbeidsavtalen. Oppfølging, forlengelse og oppsigelse står i artikkelen om regler for prøvetid.

Hva gjør dere når arbeidsavtalen må endres?

Endringer i punktene i § 14-6 skal inn i avtalen tidligst mulig og senest den dagen endringen trer i kraft (§ 14-8). Arbeidstilsynet nevner større stilling, ny tittel og andre arbeidsoppgaver som eksempler. Unntaket er endringer som skyldes endret lov, forskrift eller tariffavtale, når avtalen allerede viser til det regelverket.

Det er god praksis å skrive endringen som et datert tillegg som begge signerer. Hva som ellers hører hjemme sammen med avtalen, og hvor lenge, står i artikkelen om innhold og lagringstid i personalmappen.

Må avtaler fra før 1. juli 2024 skrives om?

Ikke uten videre. Ifølge Arbeidstilsynet trenger arbeidsgivere normalt ikke å oppdatere avtaler som ble inngått før lovendringen. Ber den ansatte om det, skal avtalen suppleres med de nye punktene senest 2 måneder etter at forespørselen er mottatt (endringsloven 15. desember 2023 nr. 88 del III nr. 3).

Endres noe i arbeidsforholdet, gjelder fristen i § 14-8 også for de eldre avtalene. En frisør som går fra 60 til 80 %, skal ha endringen skriftlig senest den dagen den nye stillingen starter.

Hva ble endret i reglene om arbeidsavtale i 2024?

Fra 1. juli 2024 gjelder kortere frister og flere minstekrav. Endringene gjennomfører EUs arbeidsvilkårsdirektiv (2019/1152) i norsk rett.

• Fristen for skriftlig avtale gikk fra én måned til sju dager (§ 14-5), og endringer skal inn senest samme dag (§ 14-8).
• Nye punkter: vaktendringer og arbeid utover avtalt tid (m), innleiers identitet (o), kompetanseutvikling (p) og sosial trygghet (q).
• Utvidede punkter: arbeidssted (b), annet betalt fravær (g), framgangsmåten ved opphør (h), lønnselementer hver for seg (i) og varierende arbeidstid (j).
• Nye regler for avtaler som ikke sier noe om midlertidighet eller stillingsomfang (§ 14-6 tredje og fjerde ledd).
• Deltidsansatte og midlertidig ansatte som ber om mer forutsigbare vilkår, har krav på skriftlig og begrunnet svar (§ 14-8 a).
• Prøvetiden ved midlertidig ansettelse kan være høyst halvparten av ansettelsestiden (§ 15-6).

Hvilke mangler bør dere se etter i egne arbeidsavtaler?

Disse seks manglene er verdt å sjekke først, fordi de enten kom inn i 2024 eller avgjør hva den ansatte kan kreve:

1. Ingen stillingsprosent. Et tomt felt eller «etter behov» sier ikke hvor mye den ansatte skal jobbe. Da kan regelen om den ansattes påstand i § 14-6 fjerde ledd slå inn.
2. Arbeidstid uten plassering. Timer per uke holder ikke alene når arbeidstiden varierer (bokstav j).
3. Ingen ordning for vaktendringer. Beskriv hvordan vakter byttes og endres, og hvordan ekstra timer betales (bokstav m). Et eksempel står i artikkelen om regler og rutine for vaktbytte.
4. Ingen opplysning om pensjon. Oppgi tjenestepensjonen og navnet på leverandøren (bokstav q).
5. Lønn som én sum. Grunnlønn, tillegg og andre godtgjøringer skal stå hver for seg (bokstav i).
6. Midlertidig uten grunnlag. En sluttdato alene er ikke nok. Avtalen må også si hvorfor ansettelsen er midlertidig (bokstav e).

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Operra hjelper med å lage, kontrollere, signere og arkivere arbeidsavtalen i tilleggsmodulen Onboarding & arbeidsavtaler. Med Word-maler og e-post er det lett å sende en avtale med tomme felt, eller å miste oversikten over hvem som har signert.

Avtalen lages i en veiviser i fire steg: «Ansatt og mal», «Opplysninger», «Avtaletekst» og «Kontroll og send». Stilling, startdato, stillingsprosent, timer per uke, lønn, prøvetid og oppsigelsestid fylles inn i felt. Flettefelt legger dem inn på riktig sted i avtaleteksten.

Kontrollen før sending stopper avtalen hvis teksten mangler eller et flettefelt står ufylt. Den sjekker ti av punktene, blant dem arbeidssted, lønn og utbetaling, pauser, tariffavtale og pensjon, og varsler for hvert punkt avtalen ikke nevner. Den varsler også om midlertidig ansettelse uten sluttdato eller grunnlag, prøvetid over 6 måneder og startdato som nærmer seg uten signatur.

Varslene stopper ikke sendingen, og kontrollen vurderer ikke om vilkårene er lovlige. Vaktendringer (bokstav m) og kompetanseutvikling (bokstav p) er verken med i kontrollen eller i standardmalen. De punktene skriver du inn selv, for eksempel under «Andre vilkår».

Den ansatte signerer med enkel elektronisk signatur via en lenke på e-post, uten BankID. Operra logger tidspunkt, nettleser, IP-adresse når den er tilgjengelig, og en kontrollsum (SHA-256) av dokumentet. Den signerte avtalen arkiveres i den ansattes personalmappe.

Arbeidsflyten blir dermed: legg inn opplysningene, se over teksten, skriv inn punktene kontrollen ikke dekker, og send. Innholdet i avtalen og fristene i §§ 14-5 og 14-8 er fortsatt arbeidsgivers ansvar.

Se hva som er med på siden om Onboarding & arbeidsavtaler i Operra. Modulen koster 199 kr/mnd eks. mva., og de første 30 dagene er gratis. Hva som kommer i tillegg per ansatt, står i prisoversikten.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Les lovteksten og eventuell tariffavtale, og kontakt en advokat eller arbeidsgiverorganisasjonen ved tvil om en konkret avtale.