Prøvetid: regler, forlengelse og oppfølging av nyansatte

Hva betyr prøvetid juridisk?

Juridisk betyr prøvetid at egne regler for oppsigelse gjelder i starten av arbeidsforholdet (arbeidsmiljøloven § 15-6). Formålet er ifølge Arbeidstilsynet å vurdere om den ansatte er egnet for arbeidet eller stillingen.

Prøvetid gjelder bare når den er avtalt skriftlig, med en bestemt lengde. Loven bruker ordene «skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid» (§ 15-6 første ledd og § 15-3 sjuende ledd). Arbeidsavtalen skal også opplyse om prøvetiden (§ 14-6 første ledd bokstav f).

Arbeidsgiver beholder den vanlige retten til å si opp etter § 15-7 (§ 15-6 andre ledd). Resten av kravene til avtalen står i artikkelen om hva en arbeidsavtale skal inneholde.

Hvor lang kan prøvetiden være?

Prøvetiden kan vare i inntil 6 måneder (arbeidsmiljøloven § 15-6 tredje ledd). Ved midlertidig ansettelse kan den ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdets varighet.

Regelen om halvparten gjelder fra 1. juli 2024 (lov 15. desember 2023 nr. 88). Et vikariat på 4 måneder kan derfor ha høyst 2 måneders prøvetid, og et sommervikariat på 8 uker høyst 4 uker.

Kan dere avtale ny prøvetid?

Ny prøvetid kan ikke avtales når den ansatte fortsetter i samme eller i det vesentlige lik stilling (§ 15-6 femte ledd). Ved fast ansettelse er det et unntak: tidligere ansettelsestid og ny prøvetid kan til sammen være inntil 6 måneder.

Regneeksempel: En kokk har vært midlertidig ansatt i 4 måneder og får fast stilling i samme jobb. Den nye prøvetiden kan da være høyst 2 måneder.

Får den ansatte en annen stilling, skriver Arbeidstilsynet at ny prøvetid forutsetter store endringer i arbeidsoppgavene. Det er arbeidsgiver som må begrunne den.

Gjelder prøvetiden likt for deltidsansatte?

Ja. Lovteksten skiller ikke mellom heltid og deltid, så prøvetiden løper i kalenderen uansett hvor mange vakter den ansatte har.

Få vakter gir heller ikke grunnlag for forlengelse, fordi loven bare åpner for det ved fravær fra arbeidet. Planlegg samtalene ut fra vaktene hen faktisk har, og spør kollegene som jobber sammen med hen.

Kan prøvetiden forlenges?

Ja, men bare når den ansatte har vært borte fra arbeidet i prøvetiden (arbeidsmiljøloven § 15-6 fjerde ledd). Prøvetiden kan da forlenges med en periode som tilsvarer fraværet. Fravær som arbeidsgiver har forårsaket, gir ingen adgang til forlengelse.

To vilkår må begge være oppfylt:

1. Den ansatte ble skriftlig orientert om adgangen til forlengelse ved ansettelsen. Det enkleste er et eget punkt i arbeidsavtalen.
2. Arbeidsgiver har skriftlig orientert den ansatte om forlengelsen før prøvetiden er ute.

Loven åpner ikke for å forlenge fordi dere trenger mer tid til å vurdere. Dere har heller ingen plikt til å forlenge.

Regneeksempel: Prøvetiden varer fra 1. februar til og med 31. juli. Den ansatte er sykmeldt i 3 uker i april. Med forlengelsespunkt i avtalen og skriftlig beskjed innen 31. juli kan prøvetiden forlenges til og med 21. august.

Skriv i beskjeden hvilke datoer fraværet gjaldt, og hva den nye sluttdatoen er. Be den ansatte bekrefte at hen har mottatt den, og legg en kopi i personalmappen.

Når kan dere si opp i prøvetiden?

Dere kan si opp i prøvetiden når grunnen er den ansattes tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet (arbeidsmiljøloven § 15-6 første ledd). Særregelen gjelder bare når oppsigelsen er gitt før prøvetiden er ute (tredje ledd).

De tre grunnene kan se slik ut i praksis:

• Tilpasning til arbeidet: Den ansatte følger ikke rutinene etter gjentatt opplæring, eller samarbeidet med kollegene fungerer ikke.
• Faglig dyktighet: Hen klarer ikke oppgavene stillingen krever, selv med veiledning.
• Pålitelighet: Hen kommer for sent, uteblir fra vakter eller gjør ikke det som er avtalt.

En oppsigelse har funnet sted når den er kommet fram til den ansatte (§ 15-4 andre ledd). Lever den derfor personlig hvis prøvetiden snart er ute. Oppsigelsesfristen kan godt løpe ut etter at prøvetiden er over.

Hva er oppsigelsesfristen i prøvetiden?

Oppsigelsesfristen i prøvetiden er 14 dager for begge parter, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller står i tariffavtale (§ 15-3 sjuende ledd). Ifølge Arbeidstilsynet regnes fristen fra datoen den andre parten mottok oppsigelsen.

Etter prøvetiden er hovedregelen én måned, regnet fra første dag i måneden etter oppsigelsen (§ 15-3 første og fjerde ledd).

Vernet mot oppsigelse på grunn av sykdom (§ 15-8) og graviditet (§ 15-9) gjelder også i prøvetiden. Trinnene fra innkalling til overlevering står i rutinen for oppsigelse i prøvetiden. Til selve møtet finnes en mal for innkalling til drøftingsmøte.

Hvordan bruker dere prøvetiden best?

Dere bruker prøvetiden best ved å skrive ned forventningene fra start, holde faste samtaler og ta beslutningen i god tid før fristen. Ingen av samtalene er lovpålagt. De gir dere et grunnlag å vurdere ut fra, og den ansatte en reell sjanse til å lykkes.

De første 30 dagene med opplæring og fadder står i artikkelen om onboarding av nye ansatte. Her handler det om resten av prøvetiden.

Hva bør forventningene inneholde?

Skriv 3–5 konkrete forventninger i første uke, og gå gjennom dem med den ansatte. Hver forventning bør kunne observeres. «Booker timer og tar betalt uten hjelp innen 6 uker» sier mer enn «er selvstendig».

Ta med hva hen skal lære, og hvem som har ansvaret for opplæringen. Si også hvilke regler som er absolutte, for eksempel hygiene, kasserutiner eller taushetsplikt.

Hvilke samtaler bør dere ha?

For en prøvetid på 6 måneder kan dere holde samtaler etter 1, 3 og 5 måneder. En mal for medarbeidersamtale gir samtalene en fast struktur. Er prøvetiden kortere, kortes avstanden mellom samtalene ned tilsvarende.

Hva bør dere dokumentere?

Skriv et kort referat etter hver samtale: hva dere snakket om, hva som ble avtalt, og når dere følger opp. Del referatet med den ansatte, så begge har samme bilde av situasjonen.

Beskriv hendelser konkret, med dato og hva som skjedde. «Kom 25 minutter for sent 4. og 11. mars» kan etterprøves. Ordet «upålitelig» kan ikke det.

Uten slike notater blir det vanskelig å vise hva en oppsigelse bygger på. Hva som hører hjemme i mappen, og hvor lenge det kan lagres, står i artikkelen om personalmappe og lagringstid.

Hva gjør dere hvis det ikke fungerer?

Gi tydelig tilbakemelding tidlig, og veiledning før du konkluderer. Slik kan du gå fram:

1. Si tydelig fra i en samtale hva som ikke fungerer, med konkrete eksempler.
2. Lag en plan med 1–3 mål, ekstra opplæring eller tettere oppfølging, og en dato for ny vurdering om 3–4 uker.
3. Skriv planen ned og gi den ansatte en kopi.
4. Følg opp underveis, og noter hva som blir bedre og hva som står igjen.
5. Vurder på datoen om målene er nådd. Er de ikke det, innkaller du til drøftingsmøte før du bestemmer deg.

Starter planen sent, rekker dere kanskje ikke en ny vurdering før prøvetiden er ute. Midtveissamtalen er derfor stedet å ta opp problemene.

Når må beslutningen være tatt?

Beslutningen må være tatt så tidlig at drøftingsmøtet er holdt og oppsigelsen har kommet fram før prøvetiden er ute. Regn baklengs fra sluttdatoen, og sett en egen frist 3–4 uker før.

Går prøvetiden ut 31. juli, bør beslutningen være klar i begynnelsen av juli, med drøftingsmøte og oppsigelse i midten av måneden. Husk at mange ledere og tillitsvalgte har ferie i juli.

Hvordan kan det se ut i en klinikk og en butikk?

Klinikk: resepsjonist i 80 % stilling

Si at en fysioterapiklinikk med 12 ansatte ansetter en resepsjonist i 80 % stilling fra 1. februar, med 6 måneders prøvetid. Forventningen er at hen styrer timeboken, tar betalt og følger rutinene for taushetsplikt innen 2 måneder.

Ved samtalen etter 3 måneder er det fortsatt dobbeltbookinger. Lederen lager en plan med daglig gjennomgang av timeboken i 3 uker. Ved samtalen etter 5 måneder er feilene borte, og prøvetiden løper ut som avtalt.

Resepsjonisten var sykmeldt i 2 uker i mars, og avtalen hadde et forlengelsespunkt. Lederen hadde likevel nok grunnlag og forlenget ikke.

Butikk: student i et vikariat på 4 måneder

Si at en klesbutikk med 9 ansatte ansetter en student i 20 % stilling i et vikariat på 4 måneder. Prøvetiden kan da være høyst 2 måneder, og studenten har bare to vakter i uka.

Butikksjefen holder derfor samtalene etter 2 og 5 uker, og spør kollegene på de samme vaktene. Etter 2 uker har studenten kommet for sent to ganger og glemt å låse lageret én gang.

Butikksjefen sier tydelig fra og avtaler en ny vurdering etter 5 uker. Blir det ikke bedre, må drøftingsmøtet holdes i uke 6 eller 7, så oppsigelsen rekker å komme fram før prøvetiden er ute.

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Operra hjelper med å holde orden på datoene og samle det som skrives i prøvetiden. Manuelt er det lett å glemme når prøvetiden går ut, og tungt å finne igjen hva som ble sagt for 3 måneder siden.

Funksjonene ligger i to moduler og i personalmappen:

• Onboarding & arbeidsavtaler: Prøvetid er et eget felt i arbeidsavtalen, med lengde i måneder og fra- og til-dato. Kontrollen før sending varsler hvis prøvetiden er over 6 måneder, men varselet stopper ikke sendingen. Avtalelista merker løpende prøvetid, og telleren «Prøvetid utløper» viser prøvetider som slutter innen 30 dager.
• Medarbeidersamtaler & mål: En egen mal for prøvetidssamtale har punkter for trivsel, forventninger, opplæring og konklusjon. Agendaen deles med den ansatte, og notatene kan være delte, bare for lederen eller bare for den ansatte. Oppfølgingspunkter kan knyttes til mål.
• Personalmappen: Den signerte arbeidsavtalen arkiveres i den ansattes personalmappe. Beskjeden om forlengelse og referatene kan lastes opp i samme mappe.

Arbeidsflyten blir slik: lag avtalen med prøvetid og send den til signering. Planlegg samtalene fra malen, og skriv referatet i hver samtale. Sjekk telleren «Prøvetid utløper» minst én gang i måneden.

Operra sender ingen påminnelse når prøvetiden nærmer seg slutten, så fristen må dere følge selv. Kontrollen sjekker ikke regelen om halvparten ved midlertidig ansettelse. Standardmalen har heller ikke noe punkt om forlengelse ved fravær, så det skriver du inn selv, for eksempel under «Andre vilkår».

Operra forlenger ikke prøvetiden ved fravær, og vurderer ikke om en oppsigelse er saklig.

Se hva som er med i Onboarding & arbeidsavtaler. Modulen koster 199 kr/mnd, og Medarbeidersamtaler & mål koster 199 kr/mnd, begge eks. mva. Alle prisene står på prissiden, og modulene kan testes gratis i 30 dager.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Les lovteksten, arbeidsavtalen og eventuell tariffavtale før du tar en beslutning i prøvetiden.