Arbeidsgiverperioden: hvem betaler sykepengene de første 16 dagene?

Hva er arbeidsgiverperioden?

Arbeidsgiverperioden er tiden der arbeidsgiver betaler sykepenger, opptil 16 kalenderdager for hvert sykefravær (folketrygdloven § 8-19 første ledd). Fraværet kan være dokumentert med egenmelding eller sykmelding.

Arbeidstakere får 100 prosent av sykepengegrunnlaget (§ 8-16). Grunnlaget kan ikke overstige seks ganger grunnbeløpet, kalt 6G (§ 8-10 andre ledd).

Varer fraværet lenger, kan NAV betale sykepenger fra dag 17 (§ 8-17). Egenmelding gjelder bare i arbeidsgiverperioden, så fra dag 17 trengs sykmelding. Hvor mange egenmeldingsdager de ansatte har, står i guiden om ferie, egenmelding og fravær.

Hvem har rett til sykepenger fra arbeidsgiver?

Den ansatte må ha vært ansatt hos dere i minst fire uker (§ 8-18 første ledd). Fravær uten gyldig grunn regnes ikke med. Begynner noen hos dere igjen innen to uker etter at hen sluttet, teller det forrige arbeidsforholdet med (§ 8-18 andre ledd).

Ifølge NAV teller lovlig fravær som ferie og permisjon med, så lenge den ansatte har jobbet minst én dag først. Etter mer enn 14 dager med full permisjon eller permittering starter opptjeningen på nytt.

Tre regler til avgjør hva dere skal betale:

• Dere betaler tidligst fra dagen den ansatte meldte fra om sykdommen (§ 8-18 tredje ledd).
• Dere betaler bare for dager den ansatte skulle hatt lønn (§ 8-18 fjerde ledd).
• Kravet om minsteinntekt gjelder ikke i arbeidsgiverperioden (§ 8-3 andre ledd). En ekstrahjelp med lav årsinntekt har derfor rett til sykepenger fra dere.

Alder er et unntak. Mellom 67 og 70 år må inntekten være over 2G, også i arbeidsgiverperioden (§ 8-51 andre ledd). Etter fylte 70 år gis det ikke sykepenger (§ 8-3 første ledd).

Blir den ansatte syk før det har gått fire uker, betaler dere ikke. Har hen jobbet fire uker rett før et annet sted, kan NAV betale de første 16 dagene (§ 8-2 og § 8-17 bokstav b). I inntektsmeldingen velger dere da begrunnelsen «Det er ikke 4 uker opptjening».

Hvordan teller dere de 16 dagene?

Dere teller kalenderdager fra og med første hele fraværsdag (§ 8-19 andre ledd). I et sammenhengende fravær teller alle dager som er dekket av egenmelding eller sykmelding, også helg og fridager.

NAVs veiledning presiserer tre ting:

1. Perioden starter første hele egenmeldingsdag eller første dag med hel eller gradert sykmelding. Egenmelding for en del av dagen kan ikke være første fraværsdag.
2. Perioden kan ikke starte på en fridag, avspaseringsdag, feriedag eller permisjonsdag.
3. Fridager med sykmelding telles med. Fridager uten egenmelding eller sykmelding telles ikke.

Egenmeldingsdager rett før en sykmelding er derfor en del av arbeidsgiverperioden. Er den ansatte delvis sykmeldt, regnes perioden fra første dag hen var delvis sykmeldt (§ 8-19 andre ledd).

Regneeksempel: Si at en servitør i en kafé har egenmelding mandag, tirsdag og onsdag. Torsdag får hen sykmelding i to uker. Arbeidsgiverperioden starter mandag, og dag 16 er tirsdag to uker senere.

Fra onsdag, dag 17, kan NAV betale. Kaféen betaler for vaktene servitøren skulle hatt i de 16 dagene. Helgen teller som kalenderdager, men gir ingen utbetaling hvis hen ikke skulle jobbet da.

Hva skiller dag 1–16 fra dag 17 og utover?

Når starter en ny arbeidsgiverperiode?

En ny arbeidsgiverperiode starter når det har gått minst 16 kalenderdager siden forrige sykefravær. § 8-19 tredje ledd lyder: «Når det er gått mindre enn 16 kalenderdager siden forrige sykefravær, skal et nytt sykefravær regnes med i samme arbeidsgiverperiode».

Regneeksempel: En butikkmedarbeider har egenmelding i 2 dager. Hen jobber i 10 dager og er så syk igjen i 3 dager. Fraværene hører til samme arbeidsgiverperiode, og 5 av de 16 dagene er brukt.

Har dere allerede betalt en full arbeidsgiverperiode, gjelder en strengere regel. En ny periode starter først når den ansatte har vært tilbake i arbeid i 16 dager (§ 8-19 fjerde ledd). Blir hen syk igjen før det, betaler dere ingen ny arbeidsgiverperiode, og NAV skal ha en ny inntektsmelding.

Ifølge NAV er det ingen grense for hvor mange arbeidsgiverperioder dere kan måtte betale i et kalenderår. Ser dere mange korte fravær hos samme ansatte, finnes det en egen fremgangsmåte for gjentatt korttidsfravær.

Hva med ferie midt i arbeidsgiverperioden?

Blir den ansatte syk i ferien, regnes arbeidsgiverperioden fra dagen hen skulle vært tilbake på jobb. Blir ferien i stedet utsatt på grunn av sykdom, starter perioden den dagen ferien utsettes. Avvikler hen ferie mens hen er sykmeldt og perioden løper, telles feriedagene med.

Blir perioden avbrutt av en ferie uten sykmelding, og den ansatte er syk igjen dagen etter, fortsetter perioden hvis ferien var kortere enn 16 dager. Varte ferien 16 dager eller mer, starter en ny arbeidsgiverperiode (NAV).

Retten til å utsette ferie ved sykdom står i artikkelen om ferieavvikling for arbeidsgiver.

Hvor mye skal dere betale i arbeidsgiverperioden?

Dere betaler en dagsats regnet fra den ansattes gjennomsnittlige inntekt de tre siste kalendermånedene før hen ble syk (§ 8-28 andre og tredje ledd). Det er inntekten som er rapportert til a-ordningen som gjelder. Dagsatsen betales for hver dag den ansatte skulle ha jobbet.

Tre unntak endrer beregningsperioden (§ 8-28 tredje og fjerde ledd):

• Har arbeidsforholdet vart kortere enn tre hele måneder, bruker dere perioden det har vart.
• Har den ansatte fått varig lønnsendring i eller etter perioden, bruker dere tiden etter endringen.
• Lovlig fravær uten lønn holdes utenfor. For slike dager fastsetter dere inntekten hen ville hatt i jobb.

Hva som tas med, står i § 8-29:

Tariffavtale eller arbeidsavtale kan gi bedre vilkår enn loven, så sjekk dem før du regner. De andre kostnadene utover lønnen står i artikkelen om hva en ansatt koster.

Hvordan regner dere dagsatsen for deltid og timelønn?

For timelønnede med skiftende arbeidsperioder deler dere inntekten i beregningsperioden på antall dager hen faktisk jobbet (§ 8-28 sjette ledd). Resultatet er dagsatsen, som dere betaler for hver dag hen skulle ha jobbet i arbeidsgiverperioden.

Regneeksempel fra NAV: En timelønnet ansatt jobbet 12 dager i februar, 13 i mars og 9 i april, til sammen 34 dager. Hen tjente 40 000 kroner i perioden. Dagsatsen blir 40 000 kroner delt på 34, altså 1 176 kroner.

Si at dette er en deltidsansatt i en butikk med fem oppsatte vakter i de 16 dagene. Da betaler butikken 5 × 1 176 kroner, altså 5 880 kroner i sykepenger. Varer fraværet lenger, oppgir butikken månedsinntekten i inntektsmeldingen: 40 000 kroner delt på 3, altså 13 333 kroner.

Hva gjelder for tilkallingsvikarer?

Ifølge NAV skal dere dekke arbeidsgiverperioden for en tilkallingsvikar som er satt opp på vakter i perioden. Vikaren må ha jobbet hos dere i mer enn 28 kalenderdager, uten mer enn 14 dager mellom to arbeidsdager.

En vikar uten oppsatte vakter kan også ha rett, når hen har jobbet hos dere i minst tre måneder uten slike opphold. Da regner dere ut et snitt av dager: antall vakter × 7,5 timer, delt på antall måneder og deretter på 21,67. NAVs eksempel: 12 vakter på tre måneder gir 90 timer, 30 timer i måneden og 1,4 dager som skal dekkes.

Hva skjer fra dag 17?

Fra dag 17 kan den ansatte få sykepenger fra NAV. NAV behandler likevel ikke søknaden før dere har sendt inntektsmelding. Den ansatte må ha sykmelding og søke om sykepenger selv.

Dere velger mellom to måter å utbetale på:

• NAV betaler den ansatte direkte. Det oppgir dere i inntektsmeldingen.
• Dere forskutterer. Dere betaler lønn som før og krever refusjon i inntektsmeldingen, for hele eller deler av fraværet.

NAV dekker sykepenger opp til 6G, og for lønn over taket får dere ikke refusjon. Grunnbeløpet justeres hvert år 1. mai, og NAVs side om grunnbeløpet viser dagens beløp. NAV gir refusjon for fravær opptil 3 måneder før kalendermåneden dere søker.

For ansatte under 67 år kan NAV betale sykepenger i opptil 52 uker. Samtidig løper fristene for oppfølgingsplan og dialogmøter, som står i artikkelen om oppfølging av sykmeldte.

Hvordan sender dere inntektsmelding?

Inntektsmeldingen sendes digitalt fra nav.no, fra lønns- og personalsystemet eller via Altinn. Send den så snart arbeidsgiverperioden er over og den ansatte har søkt om sykepenger.

Dette sier NAV om utfyllingen:

• Den som sender, trenger tilgang i Altinn, for eksempel enkelttjenesten «Inntektsmelding for sykepenger».
• Oppgi alltid hele den beregnede månedslønnen, også ved delvis sykmelding.
• Send ny inntektsmelding for hver ny fraværsperiode NAV skal betale for, også når det ikke blir noen ny arbeidsgiverperiode.
• Betaler dere ikke full lønn i arbeidsgiverperioden, skal begrunnelsen stå i inntektsmeldingen.

Når kan dere få dekket arbeidsgiverperioden?

NAV kan dekke arbeidsgiverperioden i to tilfeller: når en ansatt har vedtak om unntak etter § 8-20, og når bedriften har forsikring etter § 8-21. I begge tilfellene betaler dere sykepengene som vanlig og får refusjon fra NAV.

Hva gjelder ved kronisk sykdom og svangerskap?

Unntaket gjelder ansatte med langvarig eller kronisk sykdom som gir risiko for særlig stort sykefravær. Det gjelder også sykdom som gir risiko for gjentatte fravær i en begrenset periode (§ 8-20 første ledd).

Det samme gjelder sykmelding for svangerskapsrelatert sykdom, når tilrettelegging eller omplassering i virksomheten ikke er mulig (§ 8-20 andre ledd). Hvordan dere vurderer tilretteleggingen, står i personalsaken om graviditet og tilrettelegging.

Både den ansatte og dere kan søke, og ifølge NAV bør arbeidsgiver søke i samråd med den ansatte. Ved kronisk sykdom virker vedtaket tidligst fra dagen NAV mottok søknaden (§ 8-20 første ledd).

Hvordan fungerer forsikringen for små bedrifter?

Bedrifter med samlede lønnsutbetalinger på høyst 40 ganger grunnbeløpet året før kan forsikre seg hos NAV mot ansvaret i arbeidsgiverperioden (§ 8-21 første ledd). Forsikringen må omfatte alle ansatte, og bedriften betaler en premie.

Den dekker sykepengene ved fravær utover tre kalenderdager i hvert tilfelle (§ 8-21 fjerde ledd). Fraværet må være dokumentert med sykmelding.

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Det vanskelige med arbeidsgiverperioden er sjelden selve regelen. Det er å vite hvilke fravær som hører sammen, når egenmeldingene kommer på SMS og sykmeldingene ligger hos NAV. En kafé med mange deltidsansatte får fort mange korte fravær å holde orden på.

Operra samler fraværet i modulen Fravær. Ansatte melder egenmelding i appen eller i nettleseren, og den sjekkes mot ordningen bedriften har valgt.

Bedriften kan velge folketrygdlovens minimum med 3 dager per tilfelle og 4 tilfeller på 12 måneder. Den kan også velge den utvidede ordningen med 8 dager per tilfelle og 24 dager på 12 måneder, eller egne grenser.

Bryter en egenmelding ordningen, stopper appen den ansatte. Lederen kan overstyre, og overstyringen logges. Den ansatte ser selv hvor mange egenmeldingsdager som er brukt og hvor mange som er igjen.

Slik blir arbeidsflyten:

1. Den ansatte melder egenmelding i appen, og godkjenneren får varsel.
2. Fraværet legges på vaktene den ansatte hadde, så det synes hvilke vakter som må dekkes.
3. Varer fraværet lenger, registrerer en leder med godkjenningsrett sykmeldingen. Den ansatte kan laste opp sykmeldingen som vedlegg.
4. Operra oppretter en sykefraværssak med en markør for når arbeidsgiverperioden er over. En ny sykmelding som starter mindre enn 16 dager etter den forrige, havner i samme sak.
5. Etter dag 16 sender lønnsansvarlig inntektsmelding til NAV.

Markøren er bare informasjon, og den regnes fra første dag med sykmelding. Egenmeldingsdager rett før er ikke med, og egenmeldinger teller heller ikke når fravær samles i samme sak. Kontroller derfor datoene mot reglene over.

Operra har ingen integrasjon med NAV eller Altinn. Operra kjører ikke lønn og sender ikke A-melding.

Se hva som er med i Fravær-modulen i Operra. Modulen koster 199 kr/mnd eks. mva., og ansattprisen kommer i tillegg etter prisoversikten. De første 30 dagene er gratis.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Sjekk tariffavtalen, arbeidsavtalen og NAVs sider før du avgjør en konkret sak.