Oppfølging av sykmeldte: arbeidsgivers frister fra første dag til ett år

Hvilke frister gjelder ved oppfølging av sykmeldte?

Fire frister styrer oppfølgingen: oppfølgingsplan innen 4 uker, dialogmøte 1 innen 7 uker, aktivitetskravet ved 8 uker og dialogmøte 2 senest ved 26 uker. Ukene regnes etter hvor lenge den ansatte har vært borte fra arbeidet, altså fra første fraværsdag. Egenmeldingsdager før sykmeldingen teller derfor med.

Fristene er siste frist. Arbeidet med planen skal starte så tidlig som mulig, og fristen gjelder også ved gradert sykmelding (arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd). Plikten til å tilrettelegge gjelder fra første dag.

Forkortelsene står for arbeidsmiljøloven (aml.) og folketrygdloven (ftrl.).

Arbeidsgiver betaler sykepengene de første 16 kalenderdagene. Hvordan dagene telles og sykepengene beregnes, står i artikkelen om arbeidsgiverperioden. Vikarer og ekstravakter kommer i tillegg, og hele regnestykket står i artikkelen om hva en ansatt koster.

Står du midt i en konkret sak, viser personalsaken om ansatt sykmeldt over 4 uker hva du gjør, trinn for trinn.

Hva skal oppfølgingsplanen inneholde?

Oppfølgingsplanen skal inneholde fire ting (arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje ledd):

1. en vurdering av arbeidsoppgavene og arbeidsevnen
2. tiltak arbeidsgiver setter i gang
3. tiltak med hjelp fra NAV eller andre
4. en plan for videre oppfølging

Planen lages sammen med den ansatte, som har plikt til å medvirke (folketrygdloven § 8-8 første ledd).

Skriv tiltakene konkret. «Tilrettelegge arbeidet» sier lite. «Bare formiddagsvakter uten tunge løft i to uker, ny vurdering 15. november» sier nok til at alle vet hva som er avtalt.

Planen er et levende dokument. Oppdater den når noe endrer seg, og alltid før et dialogmøte.

Hvem skal få oppfølgingsplanen?

Sykmelder skal ha planen så snart den er klar, og senest etter 4 uker. NAV skal ha en oppdatert versjon senest én uke før dialogmøtene i regi av NAV (folketrygdloven § 25-2 tredje ledd). NAV kan også be om planen når som helst (fjerde ledd).

Planen kan lages i NAVs digitale verktøy i «Dine sykmeldte», som deler den med legen og NAV. Bedrifter med eget personalsystem kan sende den gjennom NAVs API, og den kan også sendes på papir. Planer som er delt, går i kopi til Altinn.

Vil du skrive utkastet før du fører det inn hos NAV, kan du bruke malen for oppfølgingsplan ved sykefravær.

Når trengs ikke oppfølgingsplan eller dialogmøte?

Planen og dialogmøte 1 kan droppes når de er åpenbart unødvendige (arbeidsmiljøloven § 4-6 tredje og fjerde ledd). NAV nevner som eksempel at den ansatte kommer tilbake i full jobb innen kort tid uten tilrettelegging. Det samme gjelder når tilpasningene allerede fungerer.

Alvorlig sykdom kan gjøre et møte meningsløst. Da kan møtet holdes senere. Ifølge NAV skal unntaket avklares med den ansatte, og du bør skrive ned hvorfor planen eller møtet ikke trengtes.

Ved gradert sykmelding holdes dialogmøte 1 bare når arbeidsgiver, den ansatte eller sykmelder ser behov. Oppfølgingsplanen skal likevel være klar innen 4 uker. NAV kan holde dialogmøte 2 selv om begge parter svarer at møtet ikke trengs.

Hva betyr tilretteleggingsplikten i praksis?

Arbeidsgiver skal så langt mulig sette i gang tiltak som lar den sykmeldte beholde eller få et passende arbeid (arbeidsmiljøloven § 4-6 første ledd). Førstevalget er den vanlige jobben, med endrede oppgaver, arbeidstid, utstyr eller opplæring.

Plikten har grenser. Ifølge NAV veies kostnad og omfang mot virksomhetens art og størrelse, og tiltaket kan ikke gå ut over andre ansatte eller arbeidsmiljøet. Er tilrettelegging umulig, kan omplassering vurderes.

Eksemplene under er hypotetiske og viser hvordan tilrettelegging kan se ut i fire bransjer:

• Restaurant: En kokk med vond rygg slipper varemottak og tunge kjeler. Hen tar kaldkjøkken og forberedelser på kortere vakter, og en kollega tar løftene.
• Renhold: En renholder med skulderskade får oppdrag uten arbeid over skulderhøyde. Vinduer og høye flater går til en kollega, og lettere utstyr med teleskopskaft tar resten.
• Butikk: En butikkmedarbeider med fotskade går fra varepåfylling til kassa, med stol. Vaktene kortes ned til fire timer de første ukene.
• Klinikk: En tannhelsesekretær som ikke tåler lange økter ved behandlingsstolen, tar resepsjon, telefon og timebok. Fakturering kan gjøres hjemmefra noen dager i uka.

NAV anbefaler at tilretteleggingen har mål, rammer og en sluttdato. Skriv tiltakene inn i oppfølgingsplanen, og noter hva som ble prøvd og hva som virket.

Hvordan fungerer gradert sykmelding?

Gradert sykmelding betyr at den ansatte jobber noe og er sykmeldt resten av tiden. Ifølge NAV skal sykmeldingen være gradert når den ansatte kan gjøre noen av de vanlige oppgavene. Graden må være minst 20 prosent for å gi sykepenger (folketrygdloven § 8-13).

Graden kan tas ut som kortere arbeidstid eller som lavere tempo over full tid. NAV nevner en ansatt som er 50 prosent sykmeldt og jobber full tid med halv innsats. Avtal hvilke oppgaver som gjøres, og hvordan tiden fordeles, før vaktene settes opp.

Regneeksempel: En servitør som jobber 30 timer i uka, er 40 prosent sykmeldt. Da jobber hen 18 timer, for eksempel tre vakter på 6 timer.

Hva kan arbeidsgiver spørre den sykmeldte om?

Arbeidsgiver kan spørre om det som trengs for å tilrettelegge arbeidet, altså hva den ansatte klarer og ikke klarer. Ifølge Datatilsynet kan detaljerte diagnoser ikke kreves mot den ansattes vilje. Den ansatte har plikt til å opplyse om egen funksjonsevne (folketrygdloven § 8-8 første ledd), og selve sykdommen trenger hen ikke fortelle om.

NAV skriver at diagnosen ikke skal være tema i dialogmøtet. Samtalen handler om arbeidsoppgavene.

Spørsmål som handler om arbeidet:

• Hvilke av de vanlige oppgavene kan du gjøre nå?
• Hva hindrer deg i resten av oppgavene?
• Vil kortere vakter, andre tidspunkter eller flere pauser hjelpe?
• Trenger du utstyr, hjelpemidler eller opplæring?
• Hva vil du at kollegene skal få vite?
• Når passer det at vi snakker sammen igjen?

Spørsmål om hva som feiler den ansatte, hvilke medisiner hen tar, eller om plagene er psykiske, lar du være. Forteller den ansatte det likevel, skriver du det ikke inn i planen. NAV skriver selv at referatene fra dialogmøtene ikke skal inneholde sensitive helseopplysninger.

Mange korte fravær er en annen sak enn én lang sykmelding. Der gir personalsaken om gjentatt korttidsfravær en bedre fremgangsmåte.

Hvordan dokumenterer dere oppfølgingen, og hvor lenge?

Arbeidsgiver skal kunne dokumentere hvordan reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte er fulgt (arbeidsmiljøloven § 4-6 femte ledd). Det gjelder også hvem som ble innkalt, og hvem som møtte. I praksis betyr det fire typer dokumenter:

• oppfølgingsplanen, med hver oppdaterte versjon
• innkallingene til dialogmøtene, med dato og deltakere
• referatene fra møter og samtaler
• tiltakene som ble prøvd, og hvordan de virket

Ta vare på en egen kopi. I NAVs verktøy er planen synlig i 4 måneder etter at sykefraværet er avsluttet. Referatene fra NAVs dialogmøter er tilgjengelige for lederen like lenge.

Loven setter ingen fast lagringstid for oppfølgingsdokumentene. Datatilsynet sier at personopplysninger skal slettes når de ikke lenger er nødvendige. Et praktisk utgangspunkt er å beholde dem mens arbeidsforholdet varer og en uenighet om oppfølgingen kan oppstå.

Slett dem deretter. Dette er god praksis og ingen lovfestet frist.

Helseopplysninger bør ligge skjermet fra resten av mappen, med egen tilgang. Hva som ellers hører hjemme der, og hvem som får se det, står i artikkelen om innhold og lagringstid i personalmappen.

Hva skjer hvis arbeidsgiver ikke holder fristene?

Bryter dere arbeidsmiljøloven § 4-6, kan Arbeidstilsynet gi pålegg, tvangsmulkt og overtredelsesgebyr (§§ 18-6, 18-7 og 18-10). Tilsynet skriver selv at det fører tilsyn med oppfølgingen av sykmeldte.

Folketrygdloven pålegger arbeidsgiver å lage planen og delta i dialogmøtene (§ 25-2), men har ingen egen gebyrregel for dette per oktober 2026.

Konsekvensene kan også komme senere:

• Oppsigelse: En ansatt kan ikke sies opp på grunn av sykdom de første 12 månedene (arbeidsmiljøloven § 15-8). Sies hen opp i perioden, må arbeidsgiver gjøre overveiende sannsynlig at grunnen er en annen.
• Etter ett år: Da gjelder de vanlige kravene til saklig grunn. Ifølge NAV kan en oppsigelse likevel være ulovlig hvis tilretteleggingsplikten ikke er oppfylt på forhånd.
• Bevis: Uten dokumentasjon er det vanskelig å vise at oppfølgingen faktisk ble gjort.

Hvordan kan Operra hjelpe bedriften din?

Fristene løper mens lederen har nok med driften. Har dere to eller tre sykmeldte samtidig, blir det fort tre sett med datoer i en kalender eller et regneark. Notatene havner gjerne i e-post og permer, der andre kan komme over dem.

Operra samler oppfølgingen i modulen Fravær, med én sak per sykefravær. Når en leder registrerer en legeerklært sykmelding, oppretter Operra saken automatisk. Saken får frister for oppfølgingsplan (4 uker), dialogmøte 1 (7 uker) og dialogmøte 2 (ca. 26 uker), pluss en markør for når arbeidsgiverperioden er over.

Dette gjør modulen:

• Den varsler i appen og med push når en frist er 3 dager unna eller har gått ut. Varselet gjentas hver 7. dag så lenge oppgaven er forfalt.
• Samtaler og dialogmøter føres i saken. Notatene lagres kryptert, og hver gang noen åpner dem, logges det.
• Sakene ser bare de som har rett til å godkjenne fravær. Notatene og fristvarslene krever i tillegg en egen rettighet til sensitive fraværsdata.
• Den ansatte kan laste opp sykmeldingen selv på Min side.

Arbeidsflyten blir slik:

1. Den ansatte leverer sykmeldingen, og du registrerer den i Fravær.
2. Saken opprettes med alle fristene, og varslene kommer når de nærmer seg.
3. Du lager oppfølgingsplanen sammen med den ansatte og deler den med lege og NAV slik NAV beskriver. Så huker du av oppgaven i saken.
4. Dialogmøtet føres i saken, med dato, deltakere og notat.

Operra oppretter sak bare for legeerklært sykmelding, og egenmeldinger får ingen oppfølgingssak. Fristene i saken regnes fra første dag med sykmelding. Har den ansatte hatt egenmeldingsdager rett før, kommer fristen i saken like mange dager etter lovens frist.

En ny sykmelding som starter mindre enn 16 dager etter den forrige, havner i samme sak. Grupperingen er en tilnærming og ingen juridisk vurdering.

Operra er ikke koblet til NAV eller Altinn. Oppfølgingsplanen deles derfor gjennom NAVs egne kanaler, og sykepenger, inntektsmelding og refusjon håndteres hos NAV og i lønnssystemet. Operra vurderer ikke hvilken tilrettelegging som er mulig, eller om oppfølgingen oppfyller loven.

Se hva som er med i Fravær-modulen i Operra. Fravær koster 199 kr/mnd eks. mva., pluss 39 kr per aktiv ansatt per måned for hele plattformen. Dere kan teste modulen gratis i 30 dager.

Artikkelen gir en oversikt over regelverket og er ingen juridisk rådgivning. Les lovteksten, NAVs sider og eventuell tariffavtale før du tar en avgjørelse i en konkret sak.