Slik kommer du raskere i gang med nye programmer ved hjelp av AI

Hva bør dere avklare før dere tar i bruk et nytt system?

Avklar tre ting før noen logger inn: hva systemet skal løse først, hvem som eier innføringen, og når det gamle verktøyet slutter å gjelde. Uten de tre svarene blir oppstarten lett en prøveperiode som aldri tar slutt.

Skriv målet slik at alle kan se når det er nådd. Et godt mål er for eksempel at vaktplanen for desember lages i det nye systemet.

Gi én person ansvaret for innføringen, og sett av tid til det i kalenderen. Velg en som kjenner arbeidsdagen til dem som skal bruke systemet.

De ansatte skal også med fra start. Arbeidsmiljøloven § 4-2 første ledd sier at ansatte og tillitsvalgte skal holdes løpende informert om systemene som brukes til å planlegge og gjennomføre arbeidet. De skal også få nødvendig opplæring og medvirke når systemene utformes.

Bruker dere mange verktøy i dag, bør dere kartlegge verktøyene og dobbeltarbeidet før dere bestemmer hva som flyttes først.

Hvordan rydder dere ansattlisten før importen?

Rydd ansattlisten i Excel før den importeres, fordi feilene i lista følger med inn i det nye systemet. En feil i regnearket rettes på én rad, mens en feil etter importen må rettes profil for profil.

Ta en kopi av fila før du begynner. Ifølge Microsoft sletter «Fjern duplikater» under Data de dupliserte radene permanent. Vil du se dem først, merker du dem med Betinget formatering.

Sjekkliste for ansattlisten

• Én rad per person. Slå sammen dubletter, og fjern dem som har sluttet.
• Én opplysning per kolonne. Fornavn og etternavn i hver sin kolonne gir færre feil enn ett felt med fullt navn.
• Like navn på avdelinger. «Kjøkken», «kjøkken» og «Kjøkkenet» blir lett tre avdelinger i et nytt system.
• Egen e-post for hver ansatt. Mange systemer sender innloggingen på e-post, så hver ansatt trenger sin egen adresse.
• Samme format på telefonnummer. Velg med eller uten +47, og bruk det samme på alle radene.
• Stillingsprosent som tall. Skriv 80 i stedet for «80 % fast».

Importer 3–5 rader først, og kontroller dem i systemet. Ser de riktige ut, importerer du resten.

Bruk importmalen fra leverandøren

En importmal fra leverandøren har kolonnene systemet forventer. Spør etter malen før du bygger en egen fil.

Når en bedrift registrerer seg i Operra med organisasjonsnummer, hentes navn, adresse og bransje fra Brønnøysund. For ansatte finnes en Excel-mal der avdelingene, stillingene og arbeidsstedene deres ligger som nedtrekk.

Vil dere heller ha hjelp, flytter vi dataene gratis. Siden om hvordan oppstarten i Operra foregår viser resten av stegene.

Hvorfor bør dere starte med én modul?

Dere bør starte med én modul fordi de ansatte da lærer én ny arbeidsvane om gangen. Feil i oppsettet er også lettere å finne når bare ett område er nytt.

Velg området som flest bruker hver uke, og der det gamle verktøyet gir mest dobbeltarbeid. I en butikk eller kafé med skift er det ofte vaktplanen, og en digital vaktplan er et naturlig første steg.

Ta neste modul når den første er i fast bruk. Et godt tegn er at ingen lenger spør hvor ting ligger. For mange er neste steg at de ansatte stempler inn og ut på mobilen.

Ferdige maler gjør starten kortere. En mal for åpne- og stengesjekkliste er et bedre utgangspunkt enn et tomt skjema, og dere tilpasser den underveis.

Hvordan kan en AI-assistent hjelpe deg å finne fram?

En AI-assistent kan forklare hvor en innstilling ligger, foreslå rekkefølgen på oppsettet og skrive et utkast til opplæringsplan. Svaret må likevel sjekkes i programmet før du gjør endringer.

Start med hjelpen som er bygget inn i programmet, hvis den finnes. Den kjenner menyene i versjonen du bruker. En generell chatbot kan beskrive en eldre versjon, eller en meny som ikke finnes.

Slik spør du for å få nyttige svar

Gi assistenten navnet på programmet, hva du vil oppnå og hva du ser på skjermen. Jo mer konkret spørsmålet er, desto mindre må assistenten gjette. Tre eksempler:

• «Jeg bruker (navnet på programmet) og vil lage en fast ukeplan for kjøkkenet. Hvor i menyen finner jeg det?»
• «Forklar forskjellen på rollene leder og ansatt i (navnet på programmet), i korte punkter.»
• «Lag en opplæringsplan med tre korte økter for 8 ansatte som skal begynne å stemple på mobil.»

Hva bør du holde utenfor en åpen chatbot?

Lim aldri inn ansattlister, fødselsnummer, lønn eller helseopplysninger i en åpen AI-tjeneste. Trenger du hjelp med en importfil, lager du heller et eksempel med oppdiktede navn.

KI-rådet for helse- og omsorgstjenesten har laget KI-vettregler for helsetjenesten, og flere av dem passer i alle bransjer. Én er at du aldri skal gi fra deg sensitiv informasjon i verktøy på åpen plattform. En annen er at du skal være kritisk til svarene og sjekke kilder.

Hvordan AI endrer selve programmene, står i artikkelen om kunstig intelligens i programvare. Hvorfor stadig flere programmer får en assistent bygget inn, forklarer artikkelen om AI-assistert programvare.

Hvordan lærer dere opp de ansatte?

Lær opp de ansatte i korte økter, på telefonen de faktisk skal bruke. En økt på 15–20 minutter med én oppgave er lettere å huske enn en lang gjennomgang av alle menyene.

• Velg superbrukere. Én person per avdeling eller skift svarer på spørsmål den første måneden.
• Lag én side per rolle. Skriv de 3–5 oppgavene rollen gjør oftest, med navnet på menyen der de ligger.
• La alle prøve selv. Den første innloggingen bør skje i en økt der noen kan hjelpe.
• Lær opp lederne først. De får spørsmålene fra de ansatte og må kunne svare.

Steng den gamle kanalen på en avtalt dato. Står gruppechatten åpen for vaktbytter, fortsetter byttene å havne der.

Nyansatte som begynner senere, trenger den samme innføringen. Legg den inn i planen for onboarding av nye ansatte.

Hvordan ser en plan for de første 30 dagene ut?

En plan for de første 30 dagene deler innføringen i fire faser, med et tydelig tegn på når hver fase er ferdig. Tilpass dagene til størrelsen på bedriften.

AI-assistenten gjør mest nytte i dagene 4–20. Den lager rollesider og øktplaner, og svarer på hvor menyene ligger. Superbrukeren sjekker utkastene i programmet før de deles.

Hold et kort møte etter dag 30. Spør hva som fungerer, hva som mangler, og hvilke spørsmål som gikk igjen. Svarene blir opplæringsstoff til neste modul.

Hvilke fallgruver bør dere unngå?

Seks fallgruver går igjen når bedrifter tar i bruk et nytt system:

• Alle moduler på én gang. Opplæringen blir tung, og ingen vet hvilken feil som hører til hvilket område.
• Urene data inn. Dubletter og ulike avdelingsnavn følger med i importen og må rettes én profil om gangen.
• Ingen eier. Uten en ansvarlig stopper innføringen ved første travle uke.
• To systemer i lang tid. Parallell drift er nyttig i noen uker. Varer den lenger, vet ingen hvilken versjon som gjelder.
• Blind tillit til AI-svar. En assistent kan beskrive feil meny eller en funksjon programmet ikke har. Sjekk svaret i programmet før du gjør endringer.
• Opplæring uten oppfølging. Mange spørsmål dukker først opp etter en uke i bruk. Sett av tid til en ny runde da.

Når systemet er i fast bruk, kan AI også ta over rutinearbeid. Artikkelen om å spare tid med AI viser fem eksempler.