Hva koster skreddersydd programvare? Etablering, drift og totalkostnad over tre år

Hva består kostnaden av?

Kostnaden består av engangsposter for å etablere løsningen og løpende poster for å drifte og utvikle den videre. Mange tilbud viser bare den første delen. Over flere år kan de løpende postene bli større enn selve byggingen.

Den siste posten står sjelden i et tilbud. Nøkkelpersoner hos dere bruker tid på kartlegging, testing og opplæring, også når leverandøren gjør resten.

Hvorfor er drift og vedlikehold så store poster?

Programvare må vedlikeholdes fordi alt rundt den endrer seg. Nettlesere, operativsystemer og appbutikker stiller nye krav, og bibliotekene koden bygger på, får sikkerhetsoppdateringer. Systemene dere har integrert med, endrer også sine API-er.

Uten vedlikehold blir løsningen tregere å endre og mer sårbar for angrep. Gi derfor vedlikeholdet egne timer i avtalen, adskilt fra timene til nye funksjoner. Ellers spiser feilretting opp utviklingstiden.

Drift handler om at løsningen er tilgjengelig når de ansatte trenger den. Avtal oppetid, responstid ved feil og hvor ofte dataene sikkerhetskopieres, og la tallene stå i avtalen. Statens standardavtaler har egne maler for drift (SSA-D) og vedlikehold (SSA-V), og de er nyttige sjekklister.

Fastpris, timepris eller abonnement?

De tre prismodellene fordeler risikoen ulikt mellom dere og leverandøren. Valget avhenger av hvor godt behovet er beskrevet, og hvor lenge løsningen skal leve.

Mange avtaler kombinerer modellene, for eksempel fastpris for byggingen og abonnement etterpå. Sjekk alltid hva som skjer med prisen når leveransen er ferdig.

Hva driver prisen opp?

Prisen drives mest av antall integrasjoner, hvor mange roller og avdelinger løsningen skal håndtere, og hvor klare kravene er før start. Disse spørsmålene gir et godt anslag på omfanget:

• Integrasjoner: Hvor mange systemer skal kobles til, og har de dokumenterte API-er?
• Roller og tilganger: Hvor mange avdelinger, selskaper og roller trenger egne skjermbilder eller rapporter?
• Data som skal flyttes: Hvor mye skal migreres fra gamle systemer, og hvor ryddige er dataene?
• App og program: Skal løsningen ha mobilapp i tillegg til programmet i nettleseren?
• Krav til drift: Hvor høy oppetid og hvor rask responstid trenger dere?
• Endringer underveis: Uklare krav blir til endringer, og endringer koster.

Hvordan holder dere kostnaden nede?

Den største besparelsen ligger i å bygge minst mulig nytt. Jo mer av behovet som dekkes av ferdige moduler, desto mindre må utvikles, testes og vedlikeholdes.

• Start med kjernen. Lanser det som gir mest effekt først, og legg resten i en prioritert liste.
• Rydd dataene før migrering. Dobbeltoppføringer og gamle poster koster tid når de skal flyttes.
• Utnevn én beslutningstaker. Når én person hos dere avgjør spørsmål raskt, blir det færre ventedager og færre endringer.
• Beskriv prosessene konkret. En beskrivelse av en vanlig arbeidsdag gir leverandøren mer enn en lang ønskeliste.
• Behold systemene som fungerer. En integrasjon mot et regnskapssystem som virker, er ofte billigere enn å erstatte det.

Regneeksempel: totalkostnad over tre år

Over tre år koster Operra Bespoke S 1 825 000–2 725 000 kr eks. mva., med etablering og 36 måneders abonnement. Eksempelet bruker listeprisene på Bespoke-siden, og den endelige prisen står i tilbudet.

Etter lansering inngår 35 timer planlagt teknisk arbeid hver måned, i tillegg til drift og support. Egen tid hos dere og større ønsker utover timene er ikke med i tallene.

Om abonnementet kan erstatte en intern stilling, avhenger av hva stillingen ellers skulle gjort. Artikkelen om internt utviklingsteam eller ekstern partner regner på det med lønnstall fra SSB. Hvordan lønnskostnaden for én ansatt regnes ut, viser hva koster en ansatt.

Hvordan sammenligner dere prisen i tilbudene?

Sammenlign prisen på samme tidshorisont og med samme innhold. Et lavt byggetilbud med dyr drift kan bli det dyreste over tre år.

1. Regn ut totalkostnaden over tre år for hvert tilbud, med etablering, drift og vedlikehold.
2. Sjekk hvor mange timer utvikling og vedlikehold som inngår hver måned, og hva timer utover koster.
3. Spør hva det koster å få ut dataene hvis avtalen avsluttes.
4. Spør om bindingstid, og om månedsprisen løper allerede i byggeperioden.

Spørsmålene om eierskap, SLA og data tar artikkelen om å velge utviklingspartner for seg.

Hva inngår i prisen hos Operra Bespoke?

Etableringen hos Operra Bespoke er en engangspris. Den dekker prosjektledelse, design og white-label av program og app, egen plattforminstans og eget domene, migrering, integrasjoner og sikkerhetsoppsett.

Månedsprisen dekker drift, 20 timer teknisk vedlikehold og 15 timer videreutvikling hver måned. Dedikert kundeansvarlig og helgesupport lørdag og søndag 10:00–16:00 er også med. Større ønsker utover timene får dere eget tilbud på.

To forhold påvirker totalkostnaden og bør være kjent før dere signerer. Månedsprisen løper fra signering, også i byggeperioden. Avtalen har 12 måneders minimumsperiode.

Se nivåene, byggetiden og kostnadseksempelet på siden om Operra Bespoke, eller be om et tilbud med fast pris og tidsplan.