Slik velger dere utviklingspartner: ti spørsmål før dere signerer

Hva skiller en utviklingspartner fra en leverandør?

En utviklingspartner tar ansvar for løsningen over tid, mens en leverandør ofte leverer et avgrenset prosjekt. Partneren drifter, vedlikeholder og videreutvikler, og dere prioriterer sammen. Det gjør valget viktigere, fordi dere skal jobbe sammen i flere år.

Ti spørsmål å stille før dere signerer

Still de samme spørsmålene til alle leverandørene. Be om svarene skriftlig, og helst som vedlegg til avtalen.

1. Hvem skal jobbe med løsningen vår?

Spør om bedriften får en fast kontaktperson og et fast team. Spør også hva som skjer når en nøkkelperson hos leverandøren slutter, og hvordan kunnskapen om løsningen er dokumentert.

2. Hva inngår i månedsprisen, og hva koster arbeid utover?

Få timene til vedlikehold og utvikling oppgitt hver for seg. Spør hva som skjer med timer som ikke brukes, og hvordan større ønsker prises.

3. Hvem eier koden, og hvem eier dataene?

Kode og data er to forskjellige ting. Dataene bør alltid være deres, og dere bør kunne hente dem ut. For koden er spørsmålet om dere eier den, eller har lisens til å bruke den så lenge avtalen løper.

Spør også om dokumentasjonen av løsningen følger med. Uten den blir det vanskelig å la en annen leverandør overta.

4. Hvor lagres dataene, og hvem er underleverandørene?

Be om en liste over underleverandører og hvor de behandler data. Overføring av personopplysninger ut av EU/EØS krever et gyldig overføringsgrunnlag, ifølge Datatilsynet.

5. Får vi en databehandleravtale?

Setter dere ut behandling av personopplysninger, skal det være en databehandleravtale. Datatilsynet lister hva den må inneholde. Blant annet må den regulere bruk av underleverandører, og om dataene skal slettes eller leveres tilbake når avtalen opphører.

6. Hva står i tjenestenivåavtalen (SLA)?

Be om tallene: oppetid, maks responstid ved kritiske feil og beredskap utenfor arbeidstid. Spør også om gjenopprettingstid (RTO) og maksimalt datatap (RPO), som forklares i spørsmålene nederst. Spør hva kompensasjonen er hvis målene ikke nås, for eksempel servicekreditt.

7. Hvordan prioriteres ønskene våre?

Spør hvor ofte partene møtes for å prioritere, og hvem som bestemmer rekkefølgen. Spør også hvor lang tid en vanlig endring tar fra bestilling til den er i bruk.

8. Hvordan testes og leveres endringer?

Endringer bør testes før de når brukerne. Nøkkelpersoner hos dere bør kunne teste store endringer selv, og dere bør få beskjed før nye versjoner tas i bruk.

9. Hvem har tilgang til dataene våre, og blir det logget?

Spør hvem hos leverandøren som kan se dataene, og i hvilke situasjoner. Tilgang i forbindelse med support bør logges, og dere bør kunne se loggen.

10. Hva skjer hvis vi vil avslutte?

Spør om bindingstid, oppsigelsesfrist og hvor lenge dataene er tilgjengelige for eksport etter at avtalen slutter. Spør også hvilket format dataene leveres i, og hva som skjer med tilpasningene bedriften har betalt for.

Hvilke avtalemaler kan dere bruke som sjekkliste?

Statens standardavtaler (SSA) er en god sjekkliste, også for private bedrifter. Staten har laget dem for offentlige IT-kjøp, og de ligger åpent på Anskaffelser.no.

Anskaffelser.no har også en mal for databehandleravtale med sjekkliste. Sammenlign leverandørens avtale med malene, og spør om punktene som mangler.

Hvilke varselsignaler bør dere se etter?

Det tydeligste varselsignalet er et tilbud som bare priser byggingen. Da kommer kostnadene for drift og vedlikehold senere, når dere har mindre forhandlingsmakt.

Se også etter disse:

• Ingen skriftlig tidsplan, eller en tidsplan uten forbehold om omfang.
• Ord som «ubegrenset» uten en beskrivelse av hva det betyr i praksis.
• En SLA uten tall.
• Ingen databehandleravtale, eller uklart hvor dataene lagres.
• Én person hos leverandøren kjenner hele løsningen.
• Uklart hva som skjer med dataene når avtalen slutter.

Slik sammenligner dere tilbudene

Sett vektene før tilbudene leses, så de ikke farges av favoritten. Vektene under er et forslag og bør tilpasses det som betyr mest for dere.

Gi hvert tilbud en poengsum fra 1 til 5 per kriterium, gang med vekten og summer. To personer bør gi poeng hver for seg før de sammenligner. Store forskjeller viser hvor tilbudet er uklart, og hva leverandøren bør svare på før dere bestemmer dere.

Utregningen av totalkostnaden er forklart i hva skreddersydd programvare koster. Om arbeidet bør settes ut i det hele tatt, drøfter artikkelen om internt utviklingsteam eller ekstern partner.

Slik svarer Operra Bespoke på spørsmålene

Spørsmålene gjelder oss også. Her er svarene for Operra Bespoke der Bespoke-siden og vilkårene våre gir et svar, og resten avklarer vi i kartleggingen.

Vil dere ha svarene i et konkret tilbud, kan dere be om en kartlegging og et tilbud. Nivåene og prisene står på siden om Operra Bespoke. De fire modellene for å sette ut utvikling er beskrevet i outsourcing av programvareutvikling.