Skreddersydd programvare eller standardsystem? Slik velger dere riktig

Hva er skreddersydd programvare?

Skreddersydd programvare er laget for måten én bedrift jobber på, med egne skjermbilder, regler, roller og integrasjoner. Motsatsen er et standardsystem, ofte kalt hyllevare, der alle kunder får det samme. Det meste bedrifter faktisk kjøper, ligger et sted mellom de to.

Det er nyttig å skille mellom tre nivåer:

Statens standardavtaler skiller mellom de to typene kjøp. SSA-L gjelder standardiserte tjenester levert over internett, og SSA-T programvare som skal utvikles eller tilpasses for kunden.

Når holder et standardsystem?

Et standardsystem holder når prosessene deres ligner resten av bransjen, og når dere kan tilpasse arbeidet til systemet. Det er raskest å ta i bruk, og prisen deles med mange kunder. Forbedringer kommer uten at dere må bestille dem.

Typiske tegn på at standard holder:

• Dere har én virksomhet og ett sett med rutiner.
• Ett eller to systemer dekker det meste, og de deler data.
• De ansatte trenger ikke egen merkevare i appen de bruker.
• Budsjettet passer best med en pris per modul eller per ansatt.

For mange mindre bedrifter er dette riktig valg. Hvordan en mindre bedrift kan samle administrasjonen i ferdige verktøy, står i artikkelen om digitalisering av små bedrifter.

Når lønner det seg med skreddersydd programvare?

Skreddersøm lønner seg når standardsystemene tvinger dere til å jobbe rundt dem. Kostnaden ved å jobbe rundt systemene står sjelden på én budsjettlinje. Den ligger i dobbeltregistrering, regneark og tid som går med til å samle tall.

Fem tegn på at det er på tide:

• Mange systemer per arbeidsdag. Ansatte bruker én app for vakter, en annen for timer og en tredje for sjekklister, og ingen av dem deler data.
• Strukturen passer ikke. Et konsern med flere selskaper eller en kjede med franchisetakere trenger egne roller, tilganger og rapporter per enhet.
• Ledelsen mangler oversikt. Tallene fra avdelingene må samles for hånd før de kan sammenlignes.
• Egne regler. Prosessene har godkjenningsløp eller dokumentasjonskrav som standardsystemet ikke kan uttrykke.
• Merkevaren betyr noe. Ansatte og franchisetakere skal møte kjedens logo og farger i appen de bruker hver dag.

Regn ut hva arbeidet rundt systemene koster i dag, før noe velges. Hvor tiden typisk forsvinner, står i artikkelen om å forenkle administrasjonen.

Hvorfor bygge på en plattform i stedet for fra bunnen?

En tilpasset plattform gir det meste av skreddersømmen på kortere tid, fordi kjernen allerede er bygget og i bruk. Innlogging, roller, varsler, sikkerhetskopier og mobilapp finnes allerede. Tiden går til det som er særegent for dere.

Prisen for det er avhengighet av leverandøren, som eier kjernen og ofte også tilpasningene. Det passer når systemet støtter driften. Er programvaren produktet dere selger, bør dere eie koden selv.

Vei disse forholdene mot hverandre:

• Tid: En plattform med ferdige moduler kan være i drift etter noen måneder.
• Vedlikehold: En felles kjerne betyr at sikkerhetsoppdateringer og forbedringer kommer alle kundene til gode.
• Eierskap: Avklar hva som eies, hva som er lisens, og hva som skjer med dataene når avtalen slutter.

Et konsern med fem selskaper viser forskjellen. Hvert selskap skal ha egne avdelinger, roller og tilganger, og konsernledelsen vil se bemanning, timer og HMS samlet.

På en plattform der modulene finnes, går arbeidet til strukturen og rapportene. Fra bunnen må også vaktplan, timeføring og HMS bygges før rapportene kan lages.

Egen app med egen merkevare: når er det verdt det?

En egen app er verdt det når mange ansatte bruker den daglig, og når den samler oppgaver som i dag ligger i flere apper. For en kjede eller franchise gir den én inngang med kjedens logo, der vakter, sjekklister og avvik ligger samlet.

Appen bør dele data med programmet lederne bruker på kontoret. Ellers blir appen enda et system som må holdes oppdatert for hånd. Spør derfor om app og program bruker samme data, og om roller og tilganger styres ett sted.

Slik kartlegger dere behovet

Kartleggingen avgjør om dere trenger skreddersøm, og hvor mye. Bruk en vanlig arbeidsdag i hver avdeling som utgangspunkt.

1. List arbeidsprosessene og hvem som utfører dem.
2. Noter hvilke systemer, regneark og papirskjemaer som brukes i hvert steg.
3. Marker stegene der det samme tastes inn flere ganger.
4. Skill det særegne fra det som er likt i hele bransjen.
5. Bestem hvilke systemer som skal beholdes og kobles til, for eksempel regnskap og lønn.

Det særegne er kandidaten for skreddersøm, og resten bør dekkes av ferdige moduler. Hva skreddersøm koster over tid, viser artikkelen om hva skreddersydd programvare koster. Artikkelen om outsourcing av programvareutvikling sammenligner modellene for hvem som bygger og drifter løsningen.

Hva får dere med Operra Bespoke?

Operra Bespoke er en tilpasset plattform: et eget program og en egen app for virksomheten, bygget på en egen instans av Operra. Instansen har separat database og eget domene, som portal.dittfirma.no. Med full white-label er Operra-merkingen fjernet i både program og app.

Utgangspunktet er modulene i Operra, og vi tilpasser arbeidsflyt, roller og rapporter. Hvor mange moduler og integrasjoner som inngår, avhenger av nivået. Egne kundetilpassede moduler inngår på nivå L og XL.

App og program deler data, og funksjoner og tilganger tilpasses hver avdeling og rolle. Systemene dere beholder, kobler vi til med integrasjoner, og dataene lagres i EU/EØS. Etter lansering har dere 15 timer videreutvikling og 20 timer teknisk vedlikehold hver måned.

Bespoke koster fra 50 000 kr/mnd eks. mva., og byggetiden er typisk 3–6 måneder. Kundetilpassede moduler er en del av Operra-plattformen, og dere har lisens så lenge avtalen er aktiv.

Finansierer dere en modul, kan dere avtale at den ikke tilbys andre i bransjen deres på 24 måneder. Tillegget for det er 50 % av byggekostnaden for modulen.

Er behovet mindre, kan alle betalende bedrifter be om en tilpasset modul etter tilbud. Prisene for de faste planene står på prissiden. Nivåene og hva som inngår, står på siden om Operra Bespoke.